Adviseur Protocol

Functie­omschrijving

Werken bij team Protocol is een unieke kans om deel uit te maken van het adviesteam rondom de algemene en politieke leiding van JenV. Bij JenV zijn er naast drie bewindspersonen (de politieke leiding) ook een secretaris-generaal, een plaatsvervangend secretaris-generaal en een hoofddirecteur Bedrijfsvoering (de ambtelijke leiding). Daarnaast werken we ook voor de Minister van Asiel en Migratie.

Dit team is op zoek naar een enthousiaste Adviseur Protocol die het team kan versterken. Binnen het team is elke adviseur gekoppeld aan een bewindspersoon (en portefeuille), maar vervangt men elkaar bij ziekte en verlof en ondersteunt men elkaar daar waar nodig. Op dit moment is de vacature voor de SJenV vacant. Tijdens een kabinetswisseling worden de portefeuilles opnieuw bekeken. d

Team Protocol is het eerste aanspreekpunt als het gaat om de coördinatie van werkbezoeken en optredens en heeft daarbij een verbindende functie binnen het departement. Samen met DBO Advies, de directie Communicatie en de beleidsdirecties geeft team Protocol vorm aan de strategische lange- en korte termijninvulling van de agenda voor de ambtelijke en politieke leiding door middel van werkbezoeken en optredens.

Als Adviseur Protocol heb je een sterk adviserende rol, waarbij je kansen en mogelijkheden signaleert en zelfstandig komt met suggesties voor werkbezoeken en optredens. Je gebruikt jouw kennis van (internationaal) protocol voor protocollaire vragen in brede zin en de advisering richting de politieke en ambtelijke leiding en MT. Daarnaast adviseer je over de strategische planning, rol, boodschap en de inhoudelijke en visuele vorm van het werkbezoek of optreden. Je kunt jouw aanbevelingen en beslissingen goed onderbouwen en verdedigen.

Je houdt de regie in aanloop naar een werkbezoek of optreden en zorgt er met alle betrokken partijen voor dat deze goed wordt georganiseerd en vlekkeloos verloopt. In bepaalde gevallen ga je zelf mee naar externe locaties en ben je aldaar het eerste aanspreekpunt voor de bewindspersonen en/of ambtelijke leiding. Je bent samenwerkingsgericht, hebt een goed netwerk binnen het speelveld van Justitie en Veiligheid en/of weet dit snel op te bouwen en in te zetten.

Het werk als Adviseur Protocol vraagt verantwoordelijkheidsgevoel en nauwkeurig werken is zeer belangrijk. Op deze dynamische werkplek wordt gevraagd dat je snel kan schakelen, beschikt over een reflecterend vermogen, creatief en oplossingsgericht bent en het leuk vindt om met verschillende partijen samen te werken. Hierbij hou je rekening met de belangen van de betrokken partijen. Je hebt aandacht voor relatiebeheer, maar verliest daarbij het doel niet uit het oog.

In het Werkplan Doorontwikkeling Protocol heeft het team gezamenlijk beleids-, opleidings- en persoonlijke ontwikkeldoelen uit het jaarplan DBO doorvertaald naar actiepunten. Bij de verdere uitvoering hiervan, ga je ook een actieve bijdrage leveren. Je vindt het leuk om mee te denken over de lange termijn visie en strategie van het team. Daarbij valt te denken aan het uitschrijven en verbeteren van processen. Je blijft hierbij kritisch op je eigen werk en dat van anderen.

Functie-eisen

Functie-eisen

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring met het organiseren van werkbezoeken, optredens en inkomende bezoeken.
• Kennis van en ervaring met (internationaal) protocol.
• Goede kennis van de inrichting en werkwijze binnen de (Rijks)overheid.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift.
• Signaleert mogelijkheden en is in staat veelvuldig eigen afwegingen te maken en zoekt en ontwikkelt nieuwe oplossingen.
• In staat een belangrijke bijdrage aan gastheerschap en representatie van het ministerie van J&V in de buitenwereld te leveren.
• In staat de juiste openheid en/of terughoudendheid te betrachten met het oog op politieke en/of bestuurlijke gevoeligheid of opportuniteit.
• Weet de belangen van conflicterende partijen in te schatten, maakt gevoeligheden bespreekbaar en heeft oog voor het relatiebeheer.
• Maakt zich onderwerpen snel eigen en kan goed prioriteren.
• Is resultaat gericht, pro-actief en kan snel handelen, met de nodige stressbestendigheid.
• Heeft affiniteit met Excel.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Flexibiliteit qua tijden van bereik- en beschikbaarheid.
• Is energiek, gedreven, initiatiefrijk, flexibel, creatief, heeft oog voor detail en beschikt over een grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel.
• Is bereid om bij voorkomende gevallen te werken in de avond en weekenden.