Medewerker informatiebeheer, kwaliteit en archief (Banenafspraak)

Functie­omschrijving

Als Medewerker Informatiebeheer, Kwaliteit en Archief bij de directie Participatie (onderdeel van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat in Den Haag) speel je een cruciale rol in het beheren en optimaliseren van onze informatiehuishouding. Je zorgt ervoor dat onze informatiesystemen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en streeft naar het verhogen van de volwassenheidsniveaus van onze informatieprocessen. Deze tijdelijke functie is gericht op het herstellen en verbeteren van de informatiebeheerprocessen van de directie, een uitdaging die je met enthousiasme aangaat.

Wat ga je doen?

• Informatiebeheer en archivering: Je beheert en organiseert (digitale) documenten en archieven volgens de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de AVG.
• Kwaliteitsborging: Je ontwikkelt en implementeert kwaliteitscontroles en toetsingsmechanismen om de volwassenheidsniveaus van onze informatiehuishouding te verhogen.
• Advies en ondersteuning: Je adviseert collega's over best practices in informatiebeheer en ondersteunt ze ook bij de implementatie van verbeteringen.
• Compliance en regelgeving: Je zorgt voor naleving van relevante wet- en regelgeving, zoals de AVG. Waar nodig zie je toe op de uitvoering van afgesproken acties om vooruitgang te waarborgen.
• Projectmatige verbeteringen: Je neemt deel aan projecten gericht op het optimaliseren van informatiebeheerprocessen en het verhogen van volwassenheidsniveaus.

Hoe jij bijdraagt in je rol?
Als medewerker informatiebeheer, kwaliteit en archief adviseur adviseer jij de collega’s in de diverse teams over hoe zij stappen kunnen maken op bijvoorbeeld het gebied van archiveren. Dat doe je binnen de bestaande kaders van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, denk hierbij aan bestaande applicaties zoals Content Manager. Je zorgt voor bewustwording en ziet toe op de uitvoering van afgesproken acties.

Jouw dag
Je sluit ’s ochtends aan bij het teamoverleg van één van de teams van de directie. Op de agenda staat onder andere het bijwerken van logboekjes en het archiveren van stukken. Je denkt mee over de werkprocessen en adviseert collega’s. Daarna werk je een verbeterplan uit voor de bestaande verwerkingen in het AVG-register. Je neemt daarvoor contact op met de relevante interne stakeholders en doet daarna navraag bij de verschillende teams over hoe het staat met de voorgenomen acties.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau:
MBO of HBO opleiding, bij voorkeur op het gebied van informatiemanagement, archiefbeheer of een vergelijkbare richting.

Kennis en ervaring:

• Ervaring met informatiebeheer, documentmanagement en archivering.
• Bekend met relevante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer, AVG en archiefwetgeving.
• Ervaring met digitale archiveringssystemen en informatiemanagementsystemen.
• Affiniteit met en kennis van data- en informatiesystemen.
• Nauwkeurigheid en een analytische blik op informatieprocessen.

Persoonlijke eigenschappen:

• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je hebt een proactieve houding en denkt in oplossingen.
• Je bent communicatief vaardig en kunt goed samenwerken met verschillende disciplines binnen de organisatie.
• Je kunt zelfstandig werken en hebt oog voor detail.
• Je vindt het leuk om tijdelijk werk te verrichten met als doel de informatiebeheerprocessen weer op orde en op niveau te krijgen.

Voor deze functie geldt het profiel voor de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering (functiefamilie Bedrijfsvoering) uit het Functiegebouw Rijk.

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Let op! Deze vacature is uitsluitend voor mensen met een doelgroepregistratie. Sta je niet opgenomen in het doelgroepregister bij het UWV, wordt je sollicitatie niet meegenomen in de overwegingen.

• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• de gesprekken vinden plaats in juni
• om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• Het maken van een opdracht kan deel uit maken van het sollicitatieproces. Verder kan het zijn dat we je opzoeken op sociale netwerken, zoals LinkedIn. Wil je dit niet, scherm dan je profiel af.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Participatie (DP)
Het werk van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) heeft directe gevolgen voor mensen en bedrijven. Weten wat er speelt in de samenleving is essentieel voor het maken van goed beleid. Mee mogen praten en gehoord worden, is belangrijk voor het vertrouwen van de samenleving in de overheid. Daarom willen we burgers en bedrijven bij onze plannen en besluiten betrekken, zeker daar waar ons werk mogelijk leidt tot overlast voor burgers en bedrijven. Het gesprek over de (on)mogelijkheden om overlast te beperken, is noodzakelijk en tegelijkertijd soms ook spannend voor onze collega's. Als directie Participatie helpen we om deze gesprekken voor te bereiden, te voeren en om te zorgen voor een waardevolle uitkomst voor beide partijen.

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie.

Talent als basis, diversiteit als kracht

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat bouwt aan een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen. Een organisatie waarin mensen zich betrokken en gewaardeerd voelen; niet ondanks, maar dankzij verschillen. Een organisatie waarin we samen werken aan een mooier Nederland. Daarom nodigen we iedereen (m/v/x) die aan het profiel van deze vacature voldoet, of gaat voldoen, uit om te solliciteren.

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.