Project Administrateur (tijdelijk)

Wie zijn wij?

War Child Nederland bestaat uit ruim 50 gedreven professionals die verantwoordelijk zijn voor een groot deel van de inkomsten van War Child Global, alle fondsenwervende activiteiten in Nederland en voor de positionering en reputatie van de organisatie.

Binnen het team Finance ondersteun jij als Project Administrateur het team Institutional Fundraising & NL Programmes (IFNP) bij de financiële administratie, budgettering en rapportage van (internationale) projecten. Je zorgt ervoor dat alle financiële processen voldoen aan de vereisten van donoren én onze interne richtlijnen. Je werkt nauw samen met projectmanagers, controllers en collega’s in binnen- en buitenland om transparantie en compliance te waarborgen.

Wie zoeken wij?

Jij bent een scherpe en verantwoordelijke financieel professional met oog voor detail. Je hebt ervaring met projectadministratie en snapt hoe belangrijk heldere budgettering en rapportages zijn, zeker binnen een internationale context. Je voelt je thuis in een dynamische, maatschappelijk betrokken organisatie, waar samenwerking en eigenaarschap centraal staan.

Je bent niet bang om door te vragen, denkt mee in oplossingen en adviseert proactief over verbeteringen in financiële processen. Je weet als geen ander hoe belangrijk donor compliance is – en helpt collega’s en partners om daaraan te voldoen.

Jouw verantwoordelijkheden

Financiële administratie & rapportage

• Je bewaakt de kwaliteit van rapportages vanuit lokale en regionale financiële teams.
• Je zorgt voor tijdige oplevering van budgetten, rapportages en auditdocumentatie.
• Je toetst rapportages aan donorvereisten en interne richtlijnen.

Budgettering & kostenbeheer

• Je ontwikkelt tools voor budgettering en ondersteunt collega’s in het gebruik daarvan.
• Je berekent directe en indirecte kosten voor projectbegrotingen en bewaakt de voortgang.
• Je signaleert afwijkingen en adviseert over corrigerende maatregelen.

Donor compliance

• Je stemt af met donoren over financieringsvoorwaarden, templates en audits.
• Je begeleidt auditprocessen en zorgt dat alle documentatie tijdig en volledig beschikbaar is.
• Je zorgt voor volledige naleving van donorvereisten.

Kostenallocatie & interne verrekeningen

• Je zorgt voor juiste verdeling van kosten binnen projecten en entiteiten.
• Je stemt af met partners over contracten en verrekeningen.

Ondersteuning & advies

• Je ondersteunt en adviseert collega’s wereldwijd over financiële processen en werkwijzen.
• Je denkt mee over het verbeteren van administratieve processen en tools.

Jouw profiel

• 2-5 jaar ervaring in een projectadministratieve rol, bij voorkeur binnen een NGO.
• Een relevante opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Ervaring met financiële administraties, bij voorkeur in Exact projectadministratie.
• Vloeiend in Nederlands én Engels.
• Je werkt gestructureerd, bent accuraat, denkt analytisch en houdt van orde in de cijfers.
• Je bent een positief kritische teamspeler die ook zelfstandig stevig in de schoenen staat.

Herken je jezelf niet volledig in het profiel, maar ben je wél gemotiveerd en enthousiast? Dan moedigen we je zeker aan om toch te solliciteren!

Wat wij bieden

• Een bruto maandsalaris tussen €2.724 en €3.387 op basis van 40 uur per week (afhankelijk van relevante werkervaring). 8% vakantietoeslag op basis van het jaarsalaris
• Een arbeidsovereenkomst voor 20 uur per week voor 7 maanden
• 29 vakantiedagen per jaar op fulltime basis (waarvan 3 vooraf vastgestelde vrije dagen)
• Een volledig door War Child betaalde pensioenregeling
• Netto tegemoetkoming in de thuiswerk- en reiskosten volgens ons hybride werkbeleid
• Goede informele sfeer, geweldige (internationale) collega's en natuurlijk samen het verschil maken voor kinderen in oorlog!

Over ons

Onze organisatie

War Child is een dynamische organisatie waar een informele sfeer heerst en waar veel ruimte is voor creativiteit en eigen initiatief. Het imago dat War Child extern uitdraagt, is een blauwdruk van het werk op het hoofdkantoor: het is dynamisch, vernieuwend, integer en gericht op het behalen van resultaten tegen lage kosten. War Child besteedt zoveel mogelijk budget aan het helpen van kinderen in oorlog en doet er daarom alles aan om de kosten zo laag mogelijk te houden. Onze arbeidsvoorwaarden zijn op het niveau van de Nederlandse NGO sector. Het kantoor is gevestigd in de Amsterdamse wijk Watergraafsmeer. We werken hybride, met de combinatie van thuis, op kantoor en in deze functie uiteraard soms onderweg naar relaties.

Veiligheid

War Child werkt vanuit humanitaire waarden en normen. Van mogelijke nieuwe collega’s vragen we hetzelfde. Voor War Child staat de veiligheid van de kinderen en jongeren die we steunen voorop. We bestrijden elke vorm van misbruik. Omdat we willen dat kinderen en jongeren geen enkel risico lopen komt dit uitgebreid aan bod bij de werving van nieuwe collega’s. Als onderdeel van sollicitaties vragen we daarom om referenties naar aanleiding van het Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme en een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Gelijke kansen

War Child droomt dat alle kinderen in vrede kunnen leven, wie ze ook zijn en waar ze ook opgroeien. Daarom is War Child trots dat we gelijke kansen bieden aan iedereen die met ons wil werken. We bevorderen diversiteit en willen dat iedereen zich bij ons thuis voelt. War Child selecteert mogelijke nieuwe collega’s ongeacht hun gender, ras, nationaliteit, beperking, leeftijd en/of seksuele voorkeur.