Secretariaatsmedewerker (Participatiebaan)

Met jouw proactieve en servicegerichte instelling bied jij als secretariaatsmedewerker optimale ondersteuning aan de afdeling Communicatie van NS.

Daarom wil je als secretariaatsmedewerker bij NS werken in Utrecht

• Jij zorgt voor een optimale ondersteuning van de afdeling Communicatie op secretarieel, administratief, content en organisatorisch gebied. 
• Jij verzorgt ondersteunende content- en secretariële taken voor de afdeling Communicatie. 
• Bij de afdeling Communicatie is geen dag hetzelfde. Wij zorgen voor de interne en externe communicatie van NS, woordvoering en events. Je werkt samen met bevlogen communicatie collega’s en secretaresses van de afdeling.

Goed om te weten:

• Het betreft een Participatiebaan, specifiek voor de doelgroep met een arbeidsbeperking, zoals beschreven in de Wet Banenafspraak (o.a. Wajong, Participatiewet). Indien je niet geregistreerd staat in het Doelgroepenregister is het niet mogelijk om te solliciteren naar deze functie.
• De afdeling Communicatie bestaat uit 5 MT leden en zo’n 45 communicatieprofessionals. Je werkt in een kantoortuin en hierdoor kan het rumoerig en/of hectisch zijn op dagen dat iedereen er is. Fijn als je hier goed mee weet om te gaan. Er bestaat beperkt mogelijkheid om apart te gaan zitten.
• Na de inwerkperiode is het mogelijk om gedeeltelijk thuis te werken.
• Bij NS vinden we iedereen uniek. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid.
• Een achtergrondonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.

Dit ga je doen als secretariaatsmedewerker

Als secretariaatsmedewerker ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de afdeling Communicatie. Je voert een aantal taken uit, die met een bepaalde regelmaat terugkeren. Dit kan zijn een zorgvuldige planning maken, overzichten van activiteiten, regelen van bloemen of activatiemiddelen, opschonen van intranetpagina’s en verzendlijsten, indelen en ontsluiten van sharepointpagina’s en het plaatsen van content. Ook eenmalige vragen om iets uit te zoeken, te regelen, bestellen of een vergaderlocatie vinden behoren tot je taken. Je werkt nauw samen met de secretaresse op de afdeling, stemt waar nodig af met MT leden over je werkzaamheden. Je bent aanspreekpunt voor vragen van collega’s en ondersteunt in de dagelijkse gang van zaken op de afdeling. Jij ziet zelf welke zaken opgepakt moeten worden en je kunt hier zelfstandig mee uit de voeten. Door jouw proactieve en servicegerichte instelling ben jij van onschatbare waarde bij o.a. het:

• Ondersteunen collega’s bij kantoorzaken en aanvragen van IT-middelen; zorg dragen voor het doeltreffend afhandelen van aanvragen.
• Verzenden van online nieuwsbrieven en beheren van distributie van fysieke communicatiemiddelen.
• Bijhouden, verbeteren en beheren van verzendlijsten, mailgroepen en algemene communicatie-emailboxen.
• Opschonen en up-to-date houden van content op intranetpagina’s en sharepointpagina's.
• Behandelen en afhandelen van telefoongesprekken; beheer van het telefoonsysteem zoals New Bridges.
• Bestellen van kantoorartikelen en beheren van goedkeuringsprocessen voor foto/filmverzoeken.
• Zoeken, boeken en voorbereiden van vergaderlocaties; vervullen van representatieve taken zoals verzorgen van attenties en bijeenkomsten.
• Verzorgen van promotionele taken, zoals lunches en bloemen voor bijeenkomsten en representatieve evenementen.

Hier ga je werken

Jouw werkplek staat klaar op Laan van Puntenburg 100 in het NS-hoofdkantoor te Utrecht (lift aanwezig) op de 8e etage. Je komt te werken in een secretariaatsteam van 5 collega’s die je op sleeptouw nemen en naast de afdeling Communicatie ook de afdeling Corporate Affairs ondersteunt. De afdeling Communicatie bestaat uit ongeveer 45 personen. Je bent minimaal 20 tot 32 uur per week beschikbaar en de werkdagen en werklocatie (thuis of kantoor) bepalen we in overleg. Collega’s omschrijven de cultuur op de afdeling als een vrolijke, prettige (soms drukke) omgeving, waar men enthousiast, behulpzaam en flexibel alles oppakt met elkaar. Er komen verschillende culturen bij elkaar, jong en oud, wat een fijne sfeer oplevert!

Dit zijn de functie-eisen

• Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau aangevuld met secretariële opleiding.
• Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse.
• Kennis en vaardigheid Office (Word, Outlook, Excel, Powerpoint).
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Je kunt zelfstandig werken en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Fijn als je ook proactief kunt zijn.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Je maakt deel uit van een organisatie die midden in de maatschappij staat en Nederland in beweging brengt. Maar als 1 van de grootste werkgevers van Nederland hebben we je zoveel meer te bieden. Voor deze functie is dit onder andere:

• Een salaris tussen € 2.671,56 en € 3.948,48 bruto per maand (schaal 57) (o.b.v. 36-urige werkweek), afhankelijk van je kennis en ervaring.
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.