Processpecialist

Processpecialist

De functie

In de functie van Processpecialist is het doel continue procesverbetering, uniform werken en registeren binnen Werk, Participatie en Inkomen (WPI). Ten behoeve hiervan ondersteun je de teams en teammanagers bij de implementatie van nieuwe producten. Het betreft hier alle medewerkers binnen WPI die klantcontact hebben en/of werken met het klantvolgsysteem BASIS. Je bekijkt periodiek welke verbeteringen kunnen bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening.

Ook houd je het overzicht op het totale gebruik van het klantbeeld binnen WPI, signaleer je afwijkingen (kwalitatief en kwantitatief) en draag je bij aan het verbeteren van de datakwaliteit. Voor de juiste dienstverlening is het hebben van een goed klantbeeld belangrijk. Dit is immers de basis voor de klantreis bij WPI. Hiermee wordt de juiste keuze gemaakt voor de dienstverlening voor de klant en is sprake van een effectieve matching op (bijvoorbeeld Werkgeversservicepunt (WSP)) vacatures.

• Je hebt verschillende hoofdtaken gericht op het borgen en bieden van datakwaliteit, verdieping en kennis. Een van deze hoofdtaken is het informeren van het management en medewerkers over de uitvoering van uniform werken en registreren. Daartoe bied je training en coaching op het vlak van uniform werken en registreren.
• Een tweede hoofdtaak is het monitoren, onderzoeken en oplossen van (mogelijke en/of toekomstige) problemen. Je zet interne audits op en voert deze uit en / of laat deze uitvoeren. Je constateert, rappelleert, lost problemen op en verbetert mogelijke obstakels voor het klantbeeld vanuit data visualisatie tools (bijvoorbeeld Power BI). Eveneens zorg je voor blijvende aansluiting van Power BI op de processen en de gebruikers ten gunste van een volledig klantbeeld.
• Een derde hoofdtaak is creëren, stimuleren, implementeren en borgen van innovaties en het doorvoeren van procesverbeteringen. Je haalt verbeterideeën en suggesties op en begeleidt verbeterteams bij uniform werken en registreren. Processen bekijk je op een objectieve wijze en stelt op basis hiervan proceswijzigingen voor ter verbetering van de dienstverlening op basis van analyseresultaten.

Werkend vanuit het Procesteam voer je de werkzaamheden uit in opdracht van de procesmanager conform de systematiek van Continue Leren en Verbeteren.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Het opstellen en actualiseren van procesplaten, procesbeschrijvingen en werkinstructies.
• Het aan de hand van data analyseren van de werking van bestaande processen. Processen op een objectieve wijze kunnen bekijken en beschrijven; op basis hiervan stel je proceswijzigingen voor ter verbetering van de dienstverlening.
• Het opstellen en doen van (data)optimalisatievoorstellen aan de Procesmanager.
• Het opstellen van een probleemomschrijving en scope van een project.
• Het ophalen van verbeterideeën en het opzetten en begeleiden van verbetertrajecten conform de LEAN methodiek ten behoeve van procesoptimalisatie. Inspireren van management en teamleden op basis van feiten en cijfers en het bieden van training en coaching op het vlak van uniform werken en registreren.
• Het actueel, toegankelijk en benaderbaar houden van alle informatie rondom processen.
• (laten) Uitvoeren van interne audits.
• Innovaties toevoegen, stimuleren, implementeren en borgen.

Daar komt bij dat je als medewerker van het Procesteam Werk & Participatie een enthousiaste en proactieve aanjager op het gebied van uniform werken en kwalitatieve registratie van data bent. Zo stimuleer je de organisatie bij het continu leren en verbeteren van onze dienstverlening aan de Amsterdammer.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

We zijn onderdeel van het sociaal domein. De term ‘sociaal domein’ omvat alle inspanningen die de gemeente Amsterdam verricht rond werk, participatie en zelfredzaamheid, zorg en jeugd én aanverwante taken als handhaving, bijstand, armoedebestrijding en schuldhulpverlening.

Op dit moment bestaat het Procesteam Werk & Participatie uit 5 medewerkers. Als processpecialist werk je nauw samen met collega’s uit de uitvoering, maar zoek je ook proactief de samenwerking op met onder andere het Procesteam van de directie Inkomen, met de afdeling WPI Opleidingen, de afdeling Beleid & Kwaliteit en functioneel beheer. Omdat voor gedegen procesoptimalisatie de kwaliteit en transparantie van data belangrijk is, werk je tevens nauw samen met de collega’s van de afdeling Data & Informatie.

Dit breng je mee

Voor deze functie processpecialist beschik je over:

• Een afgeronde hbo opleiding;
• Minimaal twee jaar ervaring met het beheren, borgen, analyseren en optimaliseren van processen. Licht dit toe in je cv en motivatiebrief;
• Goede communicatie- en presentatievaardigheden zowel individueel als in groepsverband. Licht dit toe in je motivatiebrief;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (minimaal niveau C1);
• Goede beheersing van werken met geautomatiseerde systemen en applicaties.

Aan competenties breng je mee:

• Oordeelsvorming: Komt op basis van informatie en analyse van een gegeven situatie tot een weloverwogen en realistisch oordeel;
• Snelheid van begrip: Kan nieuwe informatie of gebeurtenissen snel bevatten; kan zich vlot oriënteren in een onbekende omgeving;
• Relatiebeheer: Bouwt persoonlijke relaties op met klanten en andere contactpersonen, onderhoudt en benut ze;
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.

Dit bieden we jou

Als processpecialist kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.602,- tot € 5.313,- (schaal 10) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. Met de mogelijkheid tot verlenging bij goed functioneren.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele telefoon en laptop.