Afdelingsmanager Processen, Informatie & Diensten

Afdelingsmanager Processen, Informatie & Diensten

Verantwoordelijkheden:

• Versterken van processen, systemen, digitalisering en automatisering voor een toekomstgerichte, betrouwbare en excellente P&O dienstverlening aan de medewerkers en managers.
• Faciliteren met de personeels- en salarisadministratie van alle collega’s van de Gemeente Amsterdam, zodat zij zich vanuit hun eigen expertise volledig in kunnen zetten voor de inwoners van de stad.
• Verbindend leidinggeven aan een team van ruim 100 vakinhoudelijke professionals, waarmee je continue werkt aan de verbetering van de gehele P&O organisatie.

De functie

In de functie van afdelingsmanager PID maak je onderdeel uit van het MT van de Directie Personeel en Organisatie (Directie P&O) en ben je verantwoordelijk voor de resultaten en de dagelijkse aansturing van de afdeling. PID betaalt maandelijks de salarissen uit van alle ruim 19.000 medewerkers van de Gemeente Amsterdam en werkt continu aan het inrichten en versterken van processen, systemen om zo een toekomstgerichte, betrouwbare basis te blijven bieden voor de P&O organisatie.

Je stuurt een afdeling van ruim 100 professionals aan. De afdeling bestaat momenteel uit 3 teams: Frontoffice, Backoffice en Keten- & Procesregie. Elk team wordt aangestuurd door een teamleider waar je leiding aan geeft en waarmee je samen het MT PID vormt.

Je gaat binnen PID rollen, taken en verantwoordelijkheden nog strakker inrichten conform de afspraken die binnen P&O en naar de business breed zijn gemaakt. Daarbij behoudt je tegelijkertijd rust en structuur binnen je afdeling. Dat alles met een warm hart, oog voor de mens, goede zin en standvastigheid.

Als afdelingsmanager PID draag je zorg voor de modernisering van de processen en systemen en zie je de mogelijkheden om daar waar het kan automatisering en digitalisering toe te passen.

Samen met de andere afdelingsmanagers in het MT P&O en onze directeur bepaal je de prioriteiten binnen de directie P&O en zorg je ervoor dat P&O één geheel vormt naar de business. Je speelt een actieve rol bij de doorvertaling voor directie P&O van het verbetertraject binnen het cluster Bedrijfsvoering.

De Afdelingsmanager draagt zorg voor het behalen van de afgesproken resultaten en prestaties van de eigen afdeling en heeft daarnaast een verantwoordelijkheid voor het fungeren als trekker van een of meer thema’s die ten behoeve van de gehele gemeentelijke organisatie binnen de directie P&O zijn belegd. Ook vertegenwoordigt de afdelingsmanager de Directie P&O in overleggen en stuurgroepen.

De Afdelingsmanager PID heeft, namens de directeur P&O, de stelselverantwoordelijkheid voor de sturing op processen en systemen. PID werkt continu aan het inrichten en versterken van de (keten)verantwoordelijkheid voor processen en systemen om zo een toekomstgerichte, betrouwbare basis te blijven bieden voor de P&O organisatie. Dit houdt onder meer in dat de afdelingsmanager PID verantwoordelijk is voor het signaleren van overlappende processen, knelpunten en onderlinge afhankelijkheden binnen de hoofdprocessen van P&O. Ook toetst deze de kwaliteit van de procesbeschrijvingen.

Via de aansturing van de binnen de eigen afdeling opererende teams draagt de afdelingsmanager zorg voor de levering en realisatie van de afgesproken dienstverlening:

• Beheer en ontwikkeling van de Personeels- en salarisadministratie (inclusief uitkeringen) voor de gemeente en het fungeren als helpdesk voor medewerkers en leidinggevenden in het gebruik van Mijn P&O.
• De uitvoering van de uitkeringswetgeving, WW, BWW en wet APPA.
• Advisering over de toepassing van wet- en regelgeving, via de Pdesk.
• Het adviseren van leidinggevenden en HR Adviseurs over onder meer personeels- en salarisonderwerpen, Privacy en AVG door team Keten & Procesregie en P&O-wet- en regelgeving.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Je past een effectieve leidinggevende stijl toe die afgestemd is op het werken met professionals, waarbij je oog hebt voor hun ontwikkeling en hen actief ondersteunt in hun groei.
• Je werkt nauw samen met collega-afdelingsmanagers en teamleiders. Je legt makkelijk verbindingen en zorgt samen voor de verbetering van de P&O-dienstverlening, met als doel de opgaven in de stad te ondersteunen en te realiseren.
• Je houdt interne en externe ontwikkelingen goed in de gaten en vertaalt deze naar concrete actiepunten. Dit zorgt ervoor dat de afdeling PID goed blijft inspelen op de veranderende behoeften binnen de organisatie en de stad.
• Je adviseert de directie over strategische doelstellingen en vertaalt hun besluiten naar concrete beleidsplannen en projecten. Hierbij zorg je ervoor dat er voldoende middelen en mensen beschikbaar zijn om deze plannen succesvol uit te voeren.
• Je houdt de vinger aan de pols wat betreft digitalisering en automatisering binnen de afdeling, en implementeert initiatieven die de processen efficiënter en kwalitatief beter maken.
• Je zorgt ervoor dat de uitvoering van salarisadministratie en andere HR-processen soepel verloopt, met aandacht voor naleving van procedures en richtlijnen.
• In crisissituaties of bij gemeentebrede kwesties ben je het aanspreekpunt voor zowel advies als uitvoering. Je neemt snel en doeltreffend de nodige stappen om de dienstverlening van PID te waarborgen en aan te passen indien nodig.
• Je onderhoudt regelmatig contact met strategische interne en externe partners om snel te kunnen reageren op issues of vragen die zich voordoen. Je zorgt ervoor dat de juiste personen worden ingeschakeld om problemen snel en effectief op te lossen.
• Je monitort de prestaties van je teams, stelt duidelijke doelen en biedt de nodige ondersteuning om ervoor te zorgen dat zij hun werk effectief kunnen uitvoeren en de gestelde doelen behalen.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie P&O maakt onderdeel uit van cluster Bedrijfsvoering. De directie P&O bestaat uit ruim 650 medewerkers, verdeeld over 6 afdelingen. Maatschappelijke ontwikkelingen vragen om een ander type inzet van P&O. Aan P&O de taak om daaropin te spelen en steeds op het juiste moment in nauwe samenwerking met andere afdelingen en directies in de stad te zorgen voor de beste medewerkers op de juiste plek. Daarvoor is het belangrijk dat we als één P&O met heldere doelen en één werkwijze samenwerken met de andere afdelingen en directies aan de opgaven van de stad. Als afdelingsmanager speel je een belangrijke schakel in de verbeteraanpak voor de Directie P&O om deze doelen te behalen.

Dit breng je mee

Voor deze functie Afdelingsmanager Processen, Informatie & Diensten beschik je over:

• Beschikt over een afgeronde wo-opleiding
• Heeft minimaal 5 jaar ervaring in een leidinggevende rol waarbij meerdere teams aangestuurd werden, inclusief het opstellen en implementeren van strategieën, het maken van jaarplannen, het doorvoeren van systeemimplementaties en het initiëren van organisatorische veranderingen.
• Heeft minimaal 5 jaar ervaring met het leiden van grote verandertrajecten op het gebied van gedrag, sturing en samenwerking, met als resultaat een aantoonbare verandering in de organisatiecultuur.
• Heeft ervaring in het werken met verschillende stakeholders binnen bestuurlijke krachtenvelden, waarbij rekening gehouden wordt met diverse belangen en beperkte budgetten.
• Heeft aantoonbare ervaring in het werken binnen een politiek gestuurde organisatie.

Aan competenties breng je mee:

• Inclusief denken en handelen: Als leider in een inclusieve organisatie denk en handel je inclusief. Je hebt oog voor een werkomgeving met mensen van verschillende culturen en religies. Je creëert een sociaal veilige omgeving en hebt daarbij zorg voor de medewerker en zorg voor gelijkwaardigheid op de werkvloer. Je bent transparant, benaderbaar, hard op de inhoud en zacht op de relatie. Je bent betrouwbaar en voorspelbaar, en geeft vertrouwen. Je hebt oog voor de talenten van medewerkers en talentontwikkeling. Je zoekt tegenspraak op, herkent ongemak en durft het gesprek hierover te voeren op weg naar gelijkwaardigheid.
• Omgevingsbewustzijn: laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. Speelt in op ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie; speelt in op de belangen en reacties van anderen en kiest een geschikte manier om invloed uit te oefenen. Kan maatschappelijke/politieke ontwikkelingen vertalen naar consequenties en voorstellen voor het eigen aandachtsgebied of de eigen organisatie. Treedt zodanig naar buiten dat het gewenste imago tot stand wordt gebracht. Levert op basis van de informele structuur en de belangen een belangrijke bijdrage aan de organisatie. Gebruikt deze kennis regelmatig effectief voor de eigen organisatie.
• Samenwerken: levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. Is gericht op een gezamenlijk compromis in de prioriteitsstelling en uitvoering van taken. Betrekt anderen in oordeels- en besluitvorming. Neemt actief verantwoordelijkheid voor het groepsproces. Heeft aandacht voor ontwikkelingen op stadsniveau (concernsamenwerking). Bevordert de synergie.
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is. Is resultaatgericht ondanks complexe tegenkrachten. Herkent mogelijkheden voor het verbeteren van de organisatieresultaten en gebruikt deze, ook op de lange termijn. Spreekt zichzelf en anderen tijdig en regelmatig aan op het nakomen van afspraken en het realiseren van doelstellingen. Weet tegenkrachten te hanteren en bij te sturen, zodat de gestelde doelen gehaald worden. Stelt meetbare en realiseerbare persoonlijke en zakelijke strategische doelen en bijbehorende resultaten op lange termijn en schept condities voor de realisatie daarvan. Beïnvloedt door actieve sturing zowel de resultaten als de daarmee samenhangende kosten van de werkzaamheden. Overziet gevolgen van eigen en andermans besluiten op de lange termijn.

Dit bieden we jou

Als afdelingsmanager PID kom je ons 32-36 per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 6.395,- en € 8.889,-(schaal 15) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.