Manager secretariaat & receptie

Functie­omschrijving

Iedereen die een medicijn gebruikt, moet daarop kunnen vertrouwen. Dat is waar het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) elke dag aan werkt, voor Nederland én voor Europa. Wij beoordelen de kwaliteit en de veiligheid van medicijnen voor mensen en dieren, om te bepalen of ze op de markt mogen komen. En iedereen binnen het CBG draagt bij aan deze missie. Onze collega’s van de afdeling Facilitair en Management Ondersteuning (FMO) doen dat vooral door ervoor te zorgen dat alle secretariële, facilitaire en receptionele zaken zo goed mogelijk geregeld zijn. Want met de ondersteuning van een georganiseerd secretariaat en een gastvrije receptie kunnen alle CBG’ers zich beter concentreren op hun eigen taak.

Afdelingshoofd Facilitair en Managementondersteuning (FMO)

Als manager van de afdeling FMO geef je leiding aan een diverse groep, die verdeeld is over vier teams: receptie & telefonie, managementondersteuning, directie-ondersteuning en facilitaire zaken. Je gaat deels taakgericht en deels coachend sturing geven aan 18 medewerkers. Het belangrijkste daarbij is dat je de persoonlijke en professionele ontwikkeling en de resultaten van je medewerkers stimuleert, en dat je de doelstellingen uit je jaarplan realiseert. Als manager FMO is het belangrijk dat je zowel binnen de afdeling als binnen het CBG verbinding legt. Je staat in contact met alle managers, om de ondersteunende werkzaamheden af te stemmen. Je weet wensen en belangen samen te brengen en te vertalen naar een gestructureerde aanpak die is gericht op kwaliteit, verbetering en werkplezier.

Naast Hoofd van de afdeling ben je ook lid van het divisie-MT. Je vertegenwoordigt de belangen van je afdeling en je denkt als MT-lid mee met brede vraagstukken die binnen jouw divisie en binnen de organisatie spelen. Je kan deelnemen of leiding geven aan CBG brede projecten, bijvoorbeeld op facilitair gebied.

Waarom jij? Omdat jij weet hoe je een team motiveert en samen doelen behaalt. Omdat jouw ervaring in dienstverlenende processen waarde toevoegt aan onze organisatie. En omdat je graag deel uitmaakt van een gedreven managementteam dat gericht is op samenwerking en succes. Als ervaren manager begrijp je dat jouw teamleden zich verbonden voelen met hun interne klant. En weet je tegelijk het “wij van FMO” gevoel te stimuleren.

CBG leiderschapsprofiel:

Als manager (afdelingshoofd) bij het CBG coach je medewerkers en help je hen bij hun persoonlijke ontwikkeling: je stuurt op initiatief en eigenaarschap, zodat medewerkers meer regie hebben over hun werk en hun loopbaan. Je stimuleert ontwikkeling en kwaliteit, zowel van de individuele professional als van de afdeling als geheel. Je coacht vanuit vertrouwen en verbinding, waarbij je voor je medewerkers ruimte maakt voor feedback en - op zijn tijd – voor een pittige discussie op inhoud. Als manager ben je je goed bewust van je voorbeeldrol hierin. Je onderzoekt nieuwe ideeën en je weet relevante ontwikkelingen in de markt te signaleren en te vertalen naar praktische toepassingen. Binnen de kaders van het Strategisch Business Plan bepaal je de jaarlijkse doelstellingen voor je afdeling en stemt deze af met andere afdelingen. Elke vier maanden rapporteer je over de voortgang.

Functie-eisen

Jij bent van nature gericht op samenwerking. Denk daarbij aan afstemmen en informeren, maar ook aan het opbouwen en onderhouden van relaties. Daarbij weet je de balans te vinden tussen prettige dienstverlening en een efficiënte werkwijze.

Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en die combineer je met de juiste dosis bestuurs- en organisatiesensitiviteit. Je kunt uitdagen en discussiëren zonder dat een relatie onnodig onder druk komt te staan. Je weet rust en structuur te brengen in een dynamische omgeving.

Verder beschik je over de volgende kwalificaties:

• HBO/WO werk- en denkniveau;
• Succesvolle ervaring in het groepsgericht leidinggeven aan een team dat verschillende operationele niveaus beslaat;
• Kennis van administratieve, secretariële en facilitaire processen binnen een relevante dienstverlenende omgeving;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheid in de Nederlandse en bij voorkeur ook Engelse taal;
• Een sterke focus op continu verbeteren.

Competenties behorend bij deze functie: organisatiesensitiviteit, klantgerichtheid, omgevingsbewustzijn, netwerken, ontwikkelen medewerkers, aansturen medewerkers, reflecteren.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling FMO bestaat uit 4 subteams:

• Het directiesecretariaat (3 collega’s) voor de ondersteuning van de CBG directie;
• Management Ondersteuning (8 collega’s) voor de ondersteuning van alle CBG managers;
• Receptie & telefonie (5 collega’s) voor het telefoonverkeer, de post en alle representatieve taken binnen het CBG;
• Facilitaire zaken (2 collega’s) voor alle services die te maken hebben met zaken zoals het kantoor, de werkplekken, logistiek of archief.

Binnen de teams wordt, waar mogelijk, hybride gewerkt.

Daarnaast maak je als manager FMO deel uit van het managementteam (MT) van de divisie Bedrijfsvoering, waaronder ook HRM, Finance & Inkoop, Juridische Zaken, IV/ICT en Communicatie vallen. Je rapporteert in deze functie aan het hoofd van de divisie.

College ter Beoordeling van Geneesmiddelen

Iedereen die een medicijn gebruikt, moet daarop kunnen vertrouwen. Dat is waar ruim 500 medewerkers van het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) elke dag aan werken, in Nederland én in Europa. Wij beoordelen de werkzaamheid en de veiligheid van medicijnen voor mens en dier, om te bepalen of ze op de markt mogen komen. Daarnaast houden we, na toelating, ook alle risico’s en bijwerkingen van een medicijn scherp in de gaten.

Goede medicijnen, goed gebruikt. Dat is de kern van ons werk!