Management Assistent Legal & HRM

Jouw uitdaging als Management Assistant

Als Management Assistent ondersteun je onze General Counsel en HR Directeur op topniveau. Met jouw scherpe inzicht, proactieve aanpak en persoonlijke touch zorg je dat alles op rolletjes loopt. In deze verantwoordelijke functie ben je de ondersteuning voor de General Counsel (GC) en HR Directeur en ben je voor hen een onmisbare schakel binnen de organisatie.

Jouw nauwe samenwerking met de GC en HR Directeur is van onschatbare waarde om de dagelijkse bedrijfsactiviteiten soepel te laten verlopen en om onze strategische doelstellingen te verwezenlijken.

Hieronder een korte opsomming van de veelzijdigheid aan werkzaamheden:

• Je ondersteunt en ontzorgt de directeuren en werkt zelfstandig op hoog niveau. Dit doe je op zowel inhoudelijk als organisatorisch vlak, ingeplande werkzaamheden en bij ad hoc opdrachten.
• Je biedt ondersteuning bij het organiseren en voorbereiden van diverse vergaderingen en draagt zorg voor de juiste vergaderstukken, bent soms verantwoordelijk voor het notuleren van de vergaderingen, werkt zelfstandig de notulen en actielijsten uit, distribueert ze en zorgt voor adequate opvolging van de actiepunten.
• Standaard secretariële zaken zoals eerste aanspreekpunt intern en extern, agendabeheer, e-mailafhandeling, voeren van correspondentie, telefoonafhandeling, geregistreerde gegevens up-to-date houden, organisatie bijeenkomsten.
• Meelezen en anticiperen op e-mail en fungeren als sparringpartner met je eigen inbreng.
• Vanzelfsprekend vind je het leuk om diverse werkzaamheden naar je toe te trekken en een rol te spelen in diverse projecten.
• Je zorgt voor de persoonlijke aandacht met bloemen, kaarten, kleinigheidjes.
• Specifiek voor de ondersteuning van de General Counsel geldt dat je het zogenaamde para-legal werk (KVK, UBO) ook leuk vindt.

Je bent een organisatietalent die plezier haalt uit het ondersteunen van anderen, zodat zij hun werk goed kunnen doen. In deze functie weet je wat er leeft binnen het bedrijf en is het belangrijk dat je integer bent en weet hoe je met vertrouwelijke informatie om moet gaan.

Kortom, een veelzijdige functie met impact op velen!

Wie zijn wij?

Als voorloper in duurzame innovaties en allround technische dienstverlening lost Unica alle vraagstukken op het gebied van technologie in de gebouwde omgeving op. De diensten van Unica bevinden zich onder meer in de domeinen installatietechniek, energie, ICT, industrie, internet of things (IoT) en smart buildings. Unica zet de wensen en behoeften van klanten om in functionele oplossingen op maat die bijdragen aan duurzame, digitale, gezonde en comfortabele leef- en werkomgevingen. Met een slagvaardig netwerk van negen toonaangevende bedrijvenclusters, ruim 4.000 medewerkers en een omzet van € 843 miljoen behoort Unica tot de grootste technisch dienstverleners van Nederland.

Jouw team

De General Counsel en HR Directeur zijn onderdeel van het Executive Committee van Unica en werken beiden in Hoevelaken. Naast intensief contact met beide directeuren ben je ook onderdeel van het directie secretariaat en werk je samen met de RvB assistentes.

Binnen het secretariaat zijn wij ervan overtuigd dat een gelukkig team zorgt voor succesvolle resultaten en dat we elkaar helpen waar nodig. Want “Samen maken we de toekomst!”.

Natuurlijk vragen we ook wat van jou

In deze verantwoordelijke functie is het belangrijk dat je naast een prettige persoonlijkheid, integer bent en weet hoe je met vertrouwelijke informatie om moet gaan. Wij zoeken iemand die zelfstandig kan werken, punctueel, flexibel en stressbestendig is en gevoel voor zowel formele als informele verhoudingen en humor heeft. Jouw uitstekende communicatieve vaardigheden en organisatietalent spreken voor zich. Daarnaast zien we graag in je CV terug dat je beschikt over:

• Een (secretariële) opleiding op hbo niveau.
• Meerdere jaren werkervaring binnen een directiesecretariaat.
• Ervaring in het vastleggen van MT vergaderingen.
• Kennis van Office 365: Teams, Word, Excel, Powerpoint, etc.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift.

Wat biedt Unica jou?

Bij Unica geloven we in de kracht van onze medewerkers en investeren we in jouw professionele ontwikkeling. Je krijgt de kans om te groeien, te leren en jezelf te overtreffen, zowel in technische vaardigheden als in dienstverlening. We bieden je:

• Goed salaris: tussen € 3690,- en € 5570- bruto per maand (op basis van 40 uur), afhankelijk van jouw expertise. Daarnaast profiteer je van de winst met onze winstdelingsregeling. .
• Vrije tijd: 25 vakantiedagen en 13 ADV-dagen (parttime na rato) om te ontspannen en te genieten.
• Pensioen: Uitstekende pensioenregeling via het Pensioenfonds Metaal waarbij Unica twee-derde van jouw premie betaald.
• Ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden: Toegang tot een breed scala aan opleidingen en cursussen. Unica is een grote organisatie met ruime doorgroeimogelijkheden waarbij wij graag invulling geven aan jouw persoonlijke ambities.