Management-assistent/Office-assistent

Dit ga je doen

Je bent een spin in het web binnen Studenten Services (StS). Je ondersteunt teams met de organisatie en (financiële) administratie van werkzaamheden. Bij je start ligt de focus bij het ondersteunen van het team studentendecanen en het team Immigration. De studentendecanen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Regeling Profileringsfonds. Jij gaat ondersteunen bij dit proces. Daarnaast ga je het team Immigration ondersteunen bij het aanvraagproces voor verblijfsvergunningen voor internationale studenten. Verdere teamspecifieke taken (agendabeheer, notuleren van overleggen) worden in overleg afgestemd. Daarnaast ondersteun je ook bij StS-brede taken, denk hierbij o.a. aan de bestellingen en de post.

Je komt te werken in een klein team van vijf office assistenten. De taakverdeling gebeurt in onderling overleg met dit team en de coördinator bedrijfsvoering. Het takenpakket kan gedurende het jaar wisselen, afhankelijk van de behoefte van de organisatie en wensen van de medewerker(s). Uitgangspunt is dat taken altijd door ten minste 2 collega’s worden uitgevoerd.

Taken en verantwoordelijkheden:

• je ondersteunt in de procesafhandeling en de (financiële) administratie voor de aanvragen van de bestuursbeurzen en aanvragen financiële ondersteuning uit het Profileringsfonds;
• je ondersteunt het team Immigration o.a. met de IND afmelding, de post en het verwerken van inkomensverklaringen;
• je verzorgt bestellingen voor kantoor - en keukenartikelen voor StS en regelt de post;
• waar nodig participeer je in verbetertrajecten;
• andere taken na de start in onderling overleg.

Dit bieden we

We bieden een parttime dienstverband van 24-32 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Gedeeltelijk thuis werken is mogelijk. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2.899 tot € 3.809 bruto per maand (schaal 7) op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek);
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

Dit vragen we

• je beschikt over minimaal hbo denkniveau;
• je hebt ervaring met het bieden van secretariële en financieel/administratieve ondersteuning;
• je werkt graag samen met veel verschillende collega’s en je kunt je goed verplaatsen in de behoeftes van studenten en medewerkers van StS;
• je bent in staat om helder en zorgvuldig te communiceren;
• je bent flexibel, stressbesteding, accuraat en proactief;
• je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• je bent vaardig met digitale systemen. Wij werken o.a. met ESM, InProces, Reflex, Corsizio, SIS en Excel. Indien nodig ben je bereid je hierin bij te scholen.