Admissions officer

Ben je nauwkeurig en administratief en communicatief sterk? Werk je graag in een hecht team, maar houd je er ook van om zelfstandig te kunnen werken? En vind je het leuk om in het team steeds verbeterkansen te zien en te realiseren? Dan nodigen we je graag uit om te solliciteren naar de functie van Admissions Officer bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit van Amsterdam.

Kom werken bij de grootste universiteit van Nederland!

Het team Admissions office bestaat uit een coördinator, twee Admissions officers en een derde Admissions officer die 6 maanden per jaar binnen dit team werkt. Het team houdt zich bezig met toelating tot masteropleidingen, schakelprogramma's, bachelors en contractonderwijs. Wegens de doorgroei van één van de huidige Admissions officers naar de functiea van Coördinator Admissions office, zijn we per (bij voorkeur) januari 2025 op zoek naar een opvolger.

Dit ga je doen

In deze functie ben je het grootste deel van je tijd bezig met (internationale) mastertoelatingen. Je controleert dossiers op volledigheid, waardeert diploma’s op niveau, bereidt dossiers voor selectiecommissies voor, verwerkt de toelatingen administratief in een systeem (op dit moment Inproces) en communiceert met studenten over toelaatbaarheid en selectie. Daarnaast handel je, samen met je collega’s, vragen van studenten af over het toelatingsproces (zowel telefonisch als via Topdesk/ServiceNow).

Als Admissions officer ben je enerzijds de stabiele kracht die nauwkeurig de vele toelatingsverzoeken kan verwerken, anderzijds draag je steeds bij aan het verbeteren van de werkprocessen, zowel UvA-breed als binnen de faculteit. Dit doe je bijvoorbeeld door namens de faculteit deel te nemen aan een UvA-breed overleg of een project op het gebied van procesverbetering. Daarbij denk je mee over de aanpak van het implementeren van een nieuw systeem of nieuwe werkwijze. Naast het mede zorgdragen voor een efficiënte aanpak binnen het eigen team, draag je ook bij aan een goede samenwerking met andere betrokkenen, zoals de onderwijsbalie, studieadviseurs, de toelatingscommissie en de selectiecommissies. Zo maak je jaarlijks nieuwe afspraken met een deel van de selectiecommissies, ben je hun contactpersoon tijdens het toelatings- en selectieproces en evalueer je het proces na afloop om vervolgens nieuwe aanpassingen te kunnen doen. Verder ben je in deze functie ook betrokken bij beroepsprocedures wanneer studenten het niet eens zijn met een afwijzing van hun toelatingsverzoek. In deze functie val je hiërarchisch onder het hoofd van het ESC en functioneel onder de coördinator Admissions office.

Dit vragen we van jou

• Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding en je hebt enkele jaren relevante werkervaring (bij voorkeur in een administratieve functie of een andere ondersteunende functie in het hoger onderwijs).
• Ervaring met admissions processen en/of het waarderen van (buitenlandse) diploma’s is een pre.
• Je bent gestructureerd, goed in staat overzicht te bewaken en werkt nauwkeurig.
• Je bent erg handig met systemen en haalt er ook plezier uit om op een efficiënte manier in systemen te werken. Bij voorkeur heb je al ervaring met SIS, Inproces, Topdesk en/of ServiceNow en Excel.
• In drukke tijden houd jij je hoofd koel en zet je gerust een tandje bij, om vervolgens in rustigere tijden aan zaken te kunnen werken die meer aandacht vragen.
• Je bent een echte teamspeler. Je haalt er veel energie uit om met anderen samen goede resultaten te boeken en plezier te hebben in wat jullie gezamenlijk doen.
• Tegelijkertijd ben je ook iemand die zelfstandig kan werken. Als je iets niet weet, ga je naar informatie op zoek.
• Je bent iemand die streeft naar het beste: een goed lopend proces, tevreden studenten en tevreden collega’s in de organisatie.
• Je bent iemand die altijd kijkt naar wat goed gaat en wat nog beter kan. Daarnaast ben je dienstverlenend en staat de student voor jou centraal.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en je beheerst zowel het Nederlands als het Engels.

Hier ga je werken

Met ruim 5.000 studenten en 500 medewerkers is de Faculteit der Rechtsgeleerdheid een van de grotere juridische faculteiten van Nederland. De Faculteit verzorgt de bacheloropleidingen Rechtsgeleerdheid, Fiscaal recht en – samen met twee andere faculteiten – de Engelstalige en interdisciplinaire opleiding Politics, Psychology, Law and Economics (PPLE). Daarnaast biedt zij elf masteropleidingen met verschillende varianten aan. Het onderzoek van de faculteit vindt plaats in een verscheidenheid aan onderzoeksgroepen, programma’s en centra. De Faculteit heeft een internationaal profiel en kiest voor een maatschappelijke benadering van het recht.

Als admissions officer maak je deel uit van de teams Admissions office van het Education Service Centre (ESC). Het ESC bestaat uit circa 40 medewerkers en draagt zorg voor alle student- en onderwijsondersteuning voor de faculteit. Het gaat dan om zaken als toelating van studenten, inrichting van het Studenten Informatie Systeem (SIS), vakaanmelding, cijferregistratie en diplomering, roostering van de onderwijsprogramma’s, informatieverstrekking aan studenten en docenten, vakevaluaties, (studie)begeleiding van bachelor- en masterstudenten en administratieve ondersteuning van de Examencommissies. Kenmerkend van het ESC dat er met veel betrokkenheid, enthousiasme en kwaliteitsbewustzijn wordt samengewerkt aan het zo goed mogelijk laten lopen van processen voor onze studenten en docenten.

Herken jij je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw motivatiebrief en cv graag tegemoet. Je kunt via de rode knop reageren tot en met 11 december 2024. De gesprekken vinden plaats op maandag 16 december. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorkeur boven de externe kandidaat.

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met:

• Ellen Schuurman, Admissions officer
• E-mail: e.schuurman@uva.nl