Admissions Officer en Diplomeerder

Ben je nauwkeurig en administratief sterk? Houd je ervan zaken tot in de puntjes uit te zoeken en zaken voor studenten goed te regelen? Werk je graag in een hecht team, maar houd je er ook van om zelfstandig te kunnen werken? Dan nodigen we je graag uit om te solliciteren naar de functie van Admissions Officer en diplomeerder bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit van Amsterdam.

Kom werken bij Rechtsgeleerdheid!

Het bijzondere aan deze functie is dat je in twee teams werkt. Van januari tot en met mei/juni werk je als Admissions officer aan de toelatingen van (met name) internationale masterstudenten en vanaf juni/juli werk je als diplomeerder aan het evalueren en vastleggen van diploma’s. Zo werk je bij beide teams mee in hun piektijd, heb je steeds weer afwisseling van werkzaamheden en kun je je breed ontwikkelen. Omdat de huidige medewerker met deze combinatiefunctie een andere baan heeft, zijn we bij voorkeur per 6 januari 2025, maar in ieder geval per 1 februari op zoek nog een opvolger. Omdat de grootste piekmaanden in deze functie april, mei, juli en augustus zijn, is het van belang dat je in deze maanden geen lange vakanties plant.

Dit ga je doen

Het team Admissions office bestaat uit een coördinator, twee Admissions officers en deze combinatiefunctie. Het team houdt zich onder andere bezig met toelating tot masteropleidingen, schakelprogramma's, bachelors en contractonderwijs. Jij zal je in deze functie bezig gaan houden met het afhandelen van toelatingsverzoeken van Nederlandse en internationale masterstudenten. Je controleert dossiers op volledigheid, waardeert diploma’s op niveau, verwerkt de toelatingen administratief in een systeem (op dit moment Inproces) en communiceert met studenten over toelaatbaarheid en selectie. Daarnaast handel je, samen met je collega’s, vragen van studenten af over het toelatingsproces (zowel telefonisch als via Topdesk/ServiceNow).

Het team Diplomering bestaat uit:

• een coördinator
• drie Medewerkers onderwijsbalie & diplomering
• een zomerdiplomeerder
• en deze combinatiefunctie

De diplomeerders zijn verantwoordelijk voor het beoordelen van diploma-aanvragen, de communicatie met studenten hierover en het vastleggen en uitgeven van diploma’s. Daarnaast help je bij de grote diploma-uitreikingen. In deze functie werk je onder andere in Excel, SIS en Topdesk/ServiceNow.

In deze functie val je hiërarchisch onder het hoofd van het ESC en functioneel onder de coördinatoren van de teams Admissions office en Diplomering.

Dit vragen we van jou

Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding en je bent leergierig, positief ingesteld, zeer nauwkeurig in je werk, oplossingsgericht en een harde werker. Je bent dienstverlenend en kunt je goed inleven in de wensen van studenten. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en je beheerst zowel het Nederlands als het Engels.

Verder:

• ben je een teamspeler en help je graag anderen om samen de gewenste resultaten te bereiken;
• kun je snel werken met diverse geautomatiseerde informatiesystemen. Het is een pre als je al ervaring hebt met SIS, Topdesk / ServiceNow en Excel.

Dit bieden we jou nog meer

Het betreft een arbeidsovereenkomst van 30 uur voor de duur van één jaar, met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid en ongewijzigde financiële- en organisatorische omstandigheden wordt het contract omgezet in een vaste arbeidsovereenkomst. Indien gewenst is het mogelijk je werktijd uit te breiden met 2 uur per week om 96 extra verlofuren per jaar op te sparen.

Hier ga je werken

Met ruim 5.000 studenten en 600 medewerkers is de Faculteit der Rechtsgeleerdheid een van de grotere juridische faculteiten van Nederland. De Faculteit verzorgt de bacheloropleidingen Rechtsgeleerdheid, Fiscaal recht en – samen met twee andere faculteiten – de Engelstalige en interdisciplinaire opleiding Politics, Psychology, Law and Economics (PPLE). Daarnaast biedt zij elf masteropleidingen met verschillende varianten aan. Het onderzoek van de faculteit vindt plaats in een verscheidenheid aan onderzoeksgroepen, programma’s en centra. De Faculteit heeft een internationaal profiel en kiest voor een maatschappelijke benadering van het recht.

Als Admissions officer en diplomeerder maak je deel uit van de teams Admissions office en Diplomering van het Education Service Centre (ESC). Het ESC bestaat uit circa 40 medewerkers en draagt zorg voor alle student- en onderwijsondersteuning voor de faculteit. Het gaat dan om zaken als toelating van studenten, inrichting van het Studenten Informatie Systeem (SIS), vakaanmelding, cijferregistratie en diplomering, roostering van de onderwijsprogramma’s, informatieverstrekking aan studenten en docenten, vakevaluaties, (studie)begeleiding van bachelor- en masterstudenten en administratieve ondersteuning van de Examencommissies. Kenmerkend van het ESC dat er met veel betrokkenheid, enthousiasme en kwaliteitsbewustzijn wordt samengewerkt aan het zo goed mogelijk laten lopen van processen voor onze studenten en docenten.

Herken jij je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw motivatiebrief en cv graag tegemoet. Je kunt reageren tot en met 9 december 2024. De gesprekken vinden plaats op vrijdag 13 december. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorkeur boven de externe kandidaat.

Voor vragen over deze vacature kun je mailen naar:

• Ingrid van den Oord, Hoofd Education Service Centre
• E-mail: i.j.vandenoord@uva.nl