Management-assistent

Voor de afdeling Geschiedenis, Europese studies, Religiewetenschappen en CEDLA (GER) van de Faculteit der Geesteswetenschappen, zijn we op zoek naar een enthousiaste management assistent. Midden in de stad, in het Bushuis en het Binnengasthuisterrein, vind je de zeer actieve en levendige afdeling GER waaronder de capaciteitsgroep Religiewetenschappen & Hermetica en het Centrum voor Studie en Documentatie van Latijns Amerika (CEDLA). Als management assistent vervul je een centrale rol binnen deze groepen van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf.

Een uitdagende functie voor jou

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers binnen de organisatie en voor contacten van buiten. Zo ondersteun je collega’s en treed je op als gastvrouw/-heer voor bezoekers. Je verricht algemene secretariële en administratieve taken in samenwerking met de vijf andere management assistenten en maakt deel uit van het managementassistententeam van de afdeling GER. De functie is in een zeer internationaal gerichte omgeving waar naast Nederlands vooral veel Engels maar ook Spaans en Portugees gesproken wordt.

Dit ga je doen

• Zelfstandig uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden (denk aan: behandeling inkomende e-mail, post en telefoon, het boeken van zalen en catering, het aanschaffen van kantoorartikelen en meubilair, postzaken, etc.);
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers;
• Organiseren en inhoudelijk notuleren van vergaderingen binnen de afdeling;
• Voorbereiden en begeleiden van evenementen (seminars, lezingen e.d.), regelen van accommodatie en tickets voor internationale gasten;
• Ondersteuning bij sollicitaties;
• Gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen);
• Het organiseren van de cyclus van jaargesprekken inclusief bewaking van archivering van verslagen van jaar- en beoordelingsgesprekken;
• Het ondersteunen van hoofd en assistent bedrijfsvoering bij personeelswerk en/of financiën, zoals het opstellen van aanmeldings- en mutatieformulieren of het verzamelen van gegevens voor financiële overzichten en begrotingen.

Dit vragen we van jou

Je bent doortastend en proactief in het oppakken van zaken en verplaatst je in de positie en de behoefte van degene die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw plannings- en organisatievermogen is ijzersterk, en je kunt indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en werkt graag samen collega's met diverse achtergronden en vaardigheden.

Jouw ervaring en profiel:

• een hbo-werk- en denkniveau;
• ervaring in een soortgelijke functie is een pre;
• aantoonbaar ICT-vaardig: goede kennis van MS Office en Teams; gemak in omgaan met zich steeds vernieuwende digitale mogelijkheden en Social Media en is een pre
• accuraat en planmatig kunnen werken, zowel zelfstandig als in teamverband; consciëntieuze werkhouding;
• goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en discreet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;
• goed kunnen schakelen tussen (kortlopende) taken van verschillende aard;
• dienstverlenende instelling, sociaal, flexibel en communicatief sterk;
• uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.

Dit bieden we jou nog meer

• Een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• Een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• Uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• Een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

In dit team kom je te werken

Je maakt deel uit van een kundig en collegiaal team van 6 management assistenten, twee coördinatoren bedrijfsvoering en een hoofd bedrijfsvoering. Samen ondersteunen wij wetenschappers en docenten die aan vooruitstrevende en maatschappelijk relevante onderwerpen werken. De functie is in een zeer internationaal gerichte omgeving waar naast Nederlands vooral veel Engels maar ook Spaans en Portugees gesproken wordt.

Zo verloopt het sollicitatieproces

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. Je kunt tot 8 december 2024 online solliciteren. We ontvangen graag een motivatiebrief en je cv. De functie is per direct invulbaar, maar liefst uiterlijk 2 januari 2025. De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden begin december.

Voor vragen over de functie of afdeling kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:

Andrea Haker, hoofd bedrijfsvoering afdeling GER, a.haker@uva.nl