Office Manager

Note: You need to speak (near native) Dutch for this position.

Only Dutch residents can be taken into consideration for this role.

Als Office Manager regel en organiseer je al het reilen en zeilen op de werkvloer. Naast de rol van Office Manager vragen we ook net even dat beetje extra voor onze mensen. Je bent medeverantwoordelijk voor de geluksmomentjes van je collega’s, maar ook het ontzorgen en verlichten in hun werk. Denk aan een luisterend oor bieden, een appje te sturen bij een moeilijk of juist mooi moment, ondersteuning bieden wanneer iemand stress heeft (het gefrustreerde moment bij de printer terwijl de meeting van de collega al begonnen is). Kortom, je hebt oog voor de medewerkers en ziet waar je ondersteuning kan bieden.

De Office Manager heeft een faciliterende functie, met secretariële en organisatorische taken, waaronder:

• Agendabeheer: je plant de 'all staff' meetings in zoals bijvoorbeeld de keukensessie, maar ook grotere interne meetings zoals onboarding, Winning Moves, trainingen etc.;
• Vergaderruimtes reserveren: je bent verantwoordelijk voor de beleving in de vergaderruimtes (bloemen, koffie, lekkers). Je zorgt dat de ruimtes gereed zijn voor de vergaderingen en eventueel bezoekers ontvangen. Dit geldt ook als de meetings elders in het pand plaatsvinden;
• Relatie onderhouden met de contactpersonen van GroupM;
• Bestellingen plaatsen zoals keukenbenodigdheden, kantoorartikelen, relatiegeschenken, lunches en dergelijke;
• Onboarding nieuwe medewerker (toegangspas, IT etc);
• Administratie: archief, aanmaken PO nummers en suppliers, reserveringen parkeerplaatsen en werkplekken;
• BHV verantwoordelijk;
• Postverwerking;
• Verantwoordelijk voor een prettige werkomgeving: het kantoor is altijd netjes en gezellig. Er is altijd genoeg voorraad in de keuken en op kantoor. Een collega hoeft niet mis te grijpen en je bestelt datgene waarvan je hoort dat de collega’s het lekker vinden. Het Bittertje (kantoorkroeg) is netjes en altijd klaar voor een borrel.

De competenties van een Office Manager:

• Service- en klantgericht
• Organisatorisch
• Zelfstandig
• Accuraat
• Stressbestendig
• Communicatief sterk

Wensen

• Voorkeur fulltime dienstverband;
• Minimaal 1 jaar ervaring in soortgelijke rol;
• Bij voorkeur wonend in Amsterdam;
• Geen mogelijkheid tot thuiswerken.

Wat wij bieden:

• Open communicatie en een fijne werksfeer waarin iedereen zichzelf kan zijn;
• Goede arbeidsvoorwaarden en ontwikkelmogelijkheden;
• Een fijne kantoorplek op een mooie locatie in Amsterdam (Rivierenbuurt);
• Een organisatie met veel kennis, kunde en gezelligheid.
• Vrijdagmiddag borrels en events op de rooftop aan de Amstel;
• WPP card met perks.