Coördinerend Managementassistent Instituut voor Informatica

Ben je gericht op samenwerking en vind je het leuk met academici te werken? Houd je van administratief werken en ben je goed georganiseerd en vind je het leuk om een coördinerende rol te vervullen? Vind je Al, programmeren en data science interessant? Vind je het leuk om te schakelen tussen wetenschappers en ondersteunende diensten? Het Instituut voor Informatica is op zoek naar een coördinerend managementassistent in het bedrijfsbureau. Afhankelijk van je functioneren na 6 maanden, kan het contract verlengd worden met nog eens 6 maanden, met de mogelijkheid tot een vast dienstverband na een positieve beoordeling.

Wat ga je doen?

Je taken en verantwoordelijkheden worden:

• Het voorbereiden van vergaderingen, notuleren en bijhouden en opvolgen van actielijsten;
• Het bieden van dagelijkse ondersteuning van de directeur en onderzoeksgroepsleiders door het regelen van dienstreizen, het begeleiden van groepsleden bij start en eind van contracten, ondersteunen van werving en selectieprocedures en het management van de groep in het algemeen;
• Het plannen en voorbereiden van afspraken voor het groepsleiders en het beheer van agenda's;
• Het organiseren van reguliere vergaderingen en bijeenkomsten (workshops, conferenties), inclusief het regelen van de accommodatie en catering;
• Het afhandelen van vragen van onderzoekers via e-mail, telefoon of mondeling;
• Het assisteren van groepsleiders met bewaking van bedrijfsvoeringsprocessen;
• Het signaleren van knelpunten in administratieve procedures en systemen en het formuleren van voorstellen voor het verbeteren en aanpassen van interne regelingen, afspraken, procedures en de inrichting van systemen;
• Het coördineren van de werkzaamheden van het secretariaat;
• Het geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures;
• Het oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost;
• Het coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega’s.

Jouw profiel

Je kwalificeert je voor deze functie wanneer je:

• Uitstekend taalvaardig bent in het Engels en het Nederlands goed beheerst. Communicatie met onderzoekers vindt grotendeels in het Engels plaats, maar instructies en communicatie met collega-ondersteuners is veelal in het Nederlands;
• HBO werk- en denkniveau hebt;
• Zelfstandig werkt, georganiseerd en nauwkeurig bent;
• Recente ervaring hebt met administratieve processen;
• Uitstekend uit de voeten kunt met actuele systemen en cloudapplicaties;
• Leidinggevende capaciteiten hebt;
• Gemotiveerd en proactief bent.

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst bij het Instituut voor Informatica voor 32-38 uur per week voor een periode van 6 maanden. De gewenste startdatum is zo snel als mogelijk. Als we na 6 maanden je functioneren positief beoordelen, wordt je contract verlengd met nog eens 6 maanden. Een vast contract volgt als we je functioneren positief beoordelen na 12 maanden.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 3.072 tot € 4.103 (schaal 8). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management-/ Office Assistent 1 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk, Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• De mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.
• De mogelijkheid om cursussen te volgen om je vaardigheid in het Nederlands of Engels te verbeteren.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam (UvA) is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

De missie van het Instituut voor Informatica (IvI) ligt in het doen van fundamenteel, gebruiksgeïnspireerd onderzoek in de informatica. De belangrijkste onderzoeksthema's zijn Artificial Intelligence, Computational Science, Data Science en Systems & Network Engineering. Ons onderzoek omvat complexe informatiesystemen in het algemeen, met een focus op collaboratieve, datagedreven, computationele en intelligente systemen, allemaal met een sterke interactieve component.

Het team van het Bedrijfsbureau van IvI bestaat momenteel uit 25 teamleden die zorg dragen voor een efficiënte en soepele bedrijfsvoering. Het bureau is de verbinding tussen docenten en onderzoekers en de ondersteunende afdelingen van de faculteit en universiteit.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen?

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• E: Bart Fiers, Instituutsmanager
• T: +31 655364769

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet voor 24 juni 2024. Je kunt via onderstaande link online solliciteren.

Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één pdf-bestand:

• een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
• een motivatiebrief.

Gebruik a.u.b. het CV-veld om je curriculum vitae te uploaden als apart .pdf-bestand. Gebruik het veld Motivatiebrief om de andere gevraagde documenten te uploaden, inclusief de motivatiebrief, alles in één enkel pdf-bestand.

De UvA is op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen verplicht om voor niet-wetenschappelijke functies binnen de Europese Economische Ruimte (EER, inclusief Zwitserland) te werven. Als je geen EER- of Zwitsers staatsburger bent, solliciteer dan niet op deze vacature.

Alleen complete sollicitaties binnen de reactietijd via onderstaande link worden in behandeling genomen. A.u.b. geen sollicitatie per e-mail sturen.

We zullen potentiële kandidaten uitnodigen voor een sollicitatiegesprek zodra de vacature gesloten is.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.