Team Assistant - Project Management Office - Large Projects Offshore

TenneT groeit snel om haar strategische ambities waar te maken. We spelen een leidende rol in het aanjagen van de energietransitie. Voor onze locatie Arnhem zijn wij op zoek naar een gedreven Team Assistant (32 uur) die hieraan bijdraagt. Ben jij dat misschien wel?

Your contribution to TenneT

Ter ondersteuning van het Project Management Office, het Business Team en de vier Leads binnen Large Project Offshore, die gevestigd zijn in Arnhem, zijn wij op zoek naar een ervaren, flexibele, dynamische en pro-actieve Team Assistant voor 32 uur per week. Je ondersteunt de teams, bent het centrale aanspreekpunt en draagt graag bij aan het verbeteren van de efficiëntie en workflows van het team, signaleert verbeterpunten en implementeert oplossingen.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Complexe agenda's efficiënt beheren: Ingewikkelde planningen coördineren, (virtuele) vergaderingen plannen en reisroutes regelen terwijl je taken effectief prioriteert.
• Communicatie stroomlijnen en ondersteunen: Behandel inkomende post, zorg voor een snelle sortering, prioritering, distributie naar de juiste ontvangers en assisteer change manager bij het effectief communiceren met belanghebbenden en zorg voor een duidelijke en consistente boodschap.
• Documentbeheer en organisatie: Toezien op de tijdige afhandeling van interne en externe documenten, zorgen voor nauwkeurigheid en toegankelijkheid voor alle teamleden in SharePoint.
• Onboarding en training faciliteren: Organiseer uitgebreide trainingssessies en inwerkprogramma's voor nieuwe medewerkers en zorg voor een soepele integratie in het team.
• Effectieve coördinatie van vergaderingen: Zowel interne als externe vergaderingen goed organiseren, inclusief het opstellen van de agenda, het verspreiden van documenten en het bijhouden van actiepunten.
• Voortgang bewaken: Beslissingen en acties bijhouden, zorgen voor tijdige follow-up en verantwoording binnen het team.
• Samenwerken in een team: Nauw samenwerken met andere assistenten, het bevorderen van een collaboratieve omgeving en het delen van best practices.

Your profile and background

• Relevant diploma en ervaring: In het bezit zijn van een bachelordiploma in bedrijfsondersteuning of een aanverwant vakgebied, met uitgebreide ervaring in een vergelijkbare rol.
• Aanpassingsvermogen: Vermogen om zich aan te passen aan veranderende prioriteiten en omgevingen, met flexibiliteit in het beheren van taken en schema's.
• Streven naar groei: Actief zoeken naar feedback, reflecteren op prestaties en streven naar voortdurende verbetering in alle aspecten van de rol.
• Probleemoplossend vermogen: Een sterk probleemoplossend vermogen hebben, proactief problemen identificeren en oplossen en anticiperen op mogelijke uitdagingen.
• Tech-Savvy: hebben een sterke affiniteit met automatisering en digitale tools, waaronder beheersing van SharePoint en Microsoft 365.
• Tweetalig: Vloeiend in zowel Nederlands als Engels, met sterke verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in beide talen.
• Proactief, energiek en flexibel: Fungeren als "linking pin" binnen het team en een can-do houding tonen, bereid zijn om mee te bewegen met veranderingen binnen de organisatie en het team.
• Assertiviteit en initiatief: Een hoge mate van assertiviteit, initiatief en onafhankelijkheid tonen bij het aansturen van taken en initiatieven.

This will be our challenge

Large Projects Offshore is a key contributor to the energy transition. The Unit is responsible for the current and future development of the offshore grid as a whole and subsequently for the development and realization of the DC interconnectors and the Offshore Wind Farm grid connections in both the German and Dutch sectors of the North Sea.

Additional information

• Work hybrid, we stimulate a healthy work-life balance

• Additional benefits such as: health insurance, internet and sport compensation

• 43 vacation days

• Type of contract is indefinite

• The weekly working time is 40 hours; this position is for 32 hours

• Salary for this position is in grade 5, with a maximum of 5.105,- gross based on a fulltime position

As Large Project Offshore department, we are contributing to an unprecedented transformation in the energy sector. This means scaling up the offshore capacity by realizing multiple 2GW grid connection systems, in a relatively short amount of time, while also continuing the construction of planned 700MW and 900MW grid connection systems. As TenneT, we need to secure the supply of today and tomorrow in order to contribute to a successful European energy transition. As LPO, we therefor aim to deliver our projects as promised, provide an attractive working environment, and we need to change and adapt our organization to deliver 40GW until 2030.

To support the Management Team of Large Project Offshore (LPO), we have Business Team in place, consisting of 1 Lead and 4 advisors (all in The Netherlands). Within LPO, the Project Management Office (PMO) (ca. 90 FTE, of which ca. 60 in The Netherlands) is the partner for the project teams, enabling the project management to deliver successful projects by applying the most professional Project Management tools, continuously improved Project Management processes and digitalized ways of working. The PMO consists of three teams: Document Control & Support, Delivery & Development, and Information Management.

Salary

3174 € - 5105 €

TenneT is a leading European grid operator. We are committed to providing a secure and reliable supply of electricity 24 hours a day, 365 days a year, while helping to drive the energy transition in our pursuit of a brighter energy future – more sustainable, reliable and affordable than ever before. In our role as the first cross-border Transmission System Operator (TSO) we design, build, maintain and operate over 25,000 kilometres of high-voltage electricity grid in the Netherlands and large parts of Germany, and facilitate the European energy market through our 17 interconnectors to neighbouring countries. We are one of the largest investors in national and international onshore and offshore electricity grids, with a turnover of EUR 9.2 billion and a total asset value of EUR 45 billion. Every day our 8,300 employees take ownership, show courage and make and maintain connections to ensure that the supply and demand of electricity is balanced for over 43 million people.

TenneT is an equal opportunity employer for ALL and is fully committed to the principles of equal employment opportunity to ensure that all applicants and employees are considered for recruitment, promotion and employment regardless of their ethnic origin, skin colour, religion or belief, gender, national origin, age, disability, sexual identity, marital/family status.