Projectsecretaris Portfolio en Realisatie

Ben jij een georganiseerde en proactieve professional met uitstekende communicatievaardigheden? Heb je ervaring of interesse in het ondersteunen van projecten en het coördineren van administratieve taken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als projectsecretaris speel je een essentiële rol bij het ondersteunen en faciliteren van diverse projecten binnen onze organisatie. Je komt te werken op de afdeling Portfolio en Realisatie, deze afdeling is in oprichting. Je bent de rechterhand en (inhoudelijke) sparringpartner van de project- of programmamanager en de spin in het web van het project-of programmabureau. Je zorgt ervoor dat projecten soepel verlopen en dat alle administratieve- en beheersmatige aspecten op een gestructureerde en tijdige manier worden afgehandeld. Het betreft projecten op het snijvlak van onze HR-dienstverlening en IT. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het programma Rijksroosteren, Werving en Selectie of Modernisering HR-IT Landschap.

Je levert inhoudelijke, procesmatige en procedurele ondersteuning in de verschillende fasen van het project. Denk hierbij aan management- en sturingsinformatie op basis van analyses van gegevens uit de verschillende systemen die de afdeling Portfolio en Realisatie (P&R) gebruikt.

Je assisteert projectmanagers bij het opstellen en bijhouden van projectplannen, mijlpalen en deadlines en coördineert de communicatie tussen teamleden, belanghebbenden en externe partijen. Je identificeert potentiële risico's en problemen en draagt bij aan oplossingen.

Verder ondersteun je het project of programma door het plannen en voorbereiden van bijeenkomsten/overleggen, maken van de agenda en notulen, verzamelen en versturen van relevante stukken, het bewaken de voortgang van de acties, aanjagen aan waar nodig en signaleren van deadlines. Ook het coördineren de inkoop- en financiële processen en de communicatie tussen teamleden, belanghebbenden en externe partijen behoren tot je taak.

Functie-eisen

• Hbo-werk- en denkniveau; eventueel vast te stellen met een assessment.
• Je hebt ervaring of affiniteit met de rol als projectsecretaris.
• Kennis van methoden en technieken voor projectmanagement ondersteunende werkzaamheden is een pre.
• Je bezit goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt affiniteit met financiële- en bedrijfsvoeringprocessen.
• Je bezit vaardigheden in het signaleren en analyseren van informatie, gegevens en leggen van verbanden.
• Je bent goed in het leggen van dwarsverbanden tussen administratieve en logistiek- organisatorische processen.

Benodigde competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Resultaatgerichtheid
• Netwerken
• Motiveren
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling