business proces analist; proces beheerder

Utrecht heeft jou nodig! Jij vormt de essentiële schakel in ons streven naar optimaal ingerichte bedrijfsprocessen.

Dit is je werk

Als Business Proces Analist speel je een cruciale rol in het opzetten, verbeteren en beheren van processen en informatievoorziening in een nieuw (zaak)systeem.

Hierbij voorzie je jouw collega's van Juridische Zaken van advies en ondersteuning om hun dagelijkse taken effectief en efficiënt uit te voeren.
Ook zorg je voor een nauwe afstemming met het centrale functioneel beheer van het (zaak)systeem, met specialisten zoals informatiebeheerders en security officers, en met de centrale IT-afdeling van de Gemeente Utrecht. Bovendien ben je vanuit je rol bij Juridische Zaken nauw betrokken bij de voorbereidingen voor de implementatie van een IT-architectuur en applicatielandschap op basis van Common Ground, een initiatief waar de Gemeente Utrecht momenteel aan werkt.

Concreet houdt je werk in dat je:

• Processen analyseert, (her)ontwerpt, wijzigingen doorvoert en vastlegt
• Op basis van een procesontwerp zaaktypen inricht, implementeert en beheert in het zaaksysteem. Dit doe je in nauwe afstemming met het centrale beheerteam
• Afstemt met specialisten op het gebied van recordmanagement en gegevensbescherming over een goede inrichting en gebruik van het systeem
• Managers en/of proceseigenaren (pro)actief adviseert over verbetermogelijkheden in de (proces)inrichting en het gebruik van het zaaksysteem
• Rapportages verzorgt en/of managers en medewerkers ondersteunt in het zelf verkrijgen van meer inzicht (stuurinformatie)
• Medewerkers ondersteunt bij het dagelijkse gebruik van het (zaak)systeem
• Aanspreekpunt bent voor medewerkers en managers bij gebruikersvragen, ontwikkelingen en/of storingen en de afstemming hierover verzorgt met centraal functioneel beheer
• Kennisoverdracht en gebruikersdocumentatie verzorgt
• Deelneemt aan projecten en initiatieven om verdere digitalisering te bevorderen

Het interessante aan deze rol is dat je werkt in een omgeving die voortdurend verandert. Het is jouw taak om te onderzoeken hoe we deze veranderingen het beste kunnen implementeren in onze systemen, zodat de workflow van jouw collega's steeds effectiever en efficiënter wordt en blijft.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het Informatie- en procesmanagement team van het domein Bedrijfsvoering en Bestuur.
Binnen het domein bedienen we onze interne klanten per organisatieonderdeel (bijvoorbeeld het onderdeel Mens en Organisatie (HR en Facilitair) of het onderdeel Financiën, Inkoop en Juridische zaken. Binnen het team ben je onderdeel van een cluster van 12 informatie en proces adviseurs. Inhoudelijk zul je veel samenwerken met collega's van Juridische Zaken. Voor hen moet het nieuwe zaaksysteem worden ingericht, verbeterd en beheerd, zodat het voldoet aan hun workflow en zodat zij efficiënt en effectief kunnen werken.

In ons werk passen we verschillende methodologieën en frameworks toe om efficiëntie te garanderen. BISL helpt ons om IT en bedrijfsprocessen te integreren, terwijl Lean verspilling minimaliseert en waarde maximaliseert. Agile stelt ons in staat om flexibel te zijn en snel te reageren op veranderingen. Werken onder architectuur zorgt voor een gestructureerde aanpak bij het ontwerpen en ontwikkelen van IT-oplossingen.

Jouw team is een divers gezelschap, bestaande uit zowel ervaren als minder ervaren collega's. Wat het team kenmerkt, is de gezamenlijke drive om continu verbeteringen na te streven. We werken hard, maar er is ook veel ruimte voor plezier en gelach.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en in staat bent om de wensen van je collega's moeiteloos om te zetten in een goede inrichting van processen en de onderliggende informatievoorziening.
Je bent bedreven in het omgaan met complexiteit, wat essentieel is in onze uitdagende omgeving. Bovendien denk je actief mee om de processen te verbeteren. Daarnaast vinden wij het belangrijk om in jouw cv het volgende terug te zien:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Kennis van het vakgebied procesmanagement en van zaakgericht werken
• Meerdere jaren werkervaring met het inrichten en beheren van een zaaksysteem. Wij gebruiken xxllnc Zaken (voorheen zaaksysteem.nl)
• Werkervaring in de publieke sector en het werkgebied juridische zaken is mooi meegenomen
• Goede kennis van de Nederlandse taal zowel in woord en in geschrift

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je invoor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.558,- en € 5.247,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Wij zorgen dat je je werk ook thuis goed uit kan voeren. Je krijgt van ons in bruikleen een beeldscherm, bureaustoel, toetsenbord, bureaulamp en een zit-sta bureau
• Werk je toch liever op kantoor? Ons stadskantoor, pal naast Utrecht centraal, is een modern gebouw met veel verschillende soorten werkplekken en overlegplekken, twee koffiebars met een barista, en een uitgebreid bedrijfsrestaurant
• Je ontvangt een thuiswerkvergoeding van netto € 3,- per dag dat je thuiswerkt
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Business Proces Analist aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op 2 mei.

Ingekomen reacties worden voortdurend beoordeeld. Zien we een match? Dan laten we je zo snel mogelijk weten wanneer we met je willen kennismaken. Dit kan betekenen dat de vacature vroegtijdig sluit. Wacht dus niet te lang met solliciteren.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Tom Meeuwessen (teamleider), te bereiken via tel. 06-82042449.

Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Wandena Swaans, Corporate Recruiter IT, 06- 41795722

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.