Adviseur Informatiebeheer

Groeien als Adviseur Informatiebeheer doe je bij ons. Kom je erbij?

Jouw functie

Voor onze afdeling Documentmanagement en Archief (DMA) zoeken we twee collega's als Adviseur Informatiebeheer. Je werkt samen met collega’s aan beleid, advisering en ondersteuning op het gebied van informatie- en archiefbeheer binnen een dynamische en kennisgedreven organisatie. Je bent nauwkeurig, denkt in oplossingen en weet complexe vraagstukken helder over te brengen op uiteenlopende doelgroepen. We zitten midden in de implementatie van een archiefoplossing, waarin je helpt de organisatie mee te nemen in deze verandering.

Je zoekt een plek waar je samen met collega's plezier hebt tijdens het vormgeven van onze dienstverlening en waar je de ruimte krijgt om te groeien in je rol als adviseur. Het team Advies, binnen de afdeling Documentmanagement en Archief, bestaat op dit moment uit een Senior Adviseur Informatiebeheer en een Adviseur Informatiebeheer.

Voorbeeld van een gemiddelde dag: je start de dag met het scannen van je e-mail op nieuwe acties of aandachtspunten, daarna ga je naar de dagelijkse update met Team Beheer en Team Advies. Tijdens de dagstart heb je aangegeven ruimte te hebben voor een nieuwe actie, dus daar plan je in de middag wat tijd voor in. Vervolgens heb je een afspraak met een Informatiebeheerder om bewaartermijnen te beoordelen van archief van een faculteit. Daarna ga je lunchen met een collega of alleen. Je hebt de middag gereserveerd voor het opvolgen van acties en het inlezen en voorbereiden van de actie die je in de ochtend hebt opgepakt tijdens de update. Je sluit de middag af met bijpraten met de Senior Adviseur om te sparren over een vraagstuk.

Jouw taken

• Je werkt mee aan en implementeert beleid, richtlijnen en werkinstructies informatie- en archiefbeheer.
• Je neemt deel aan of leidt zelfstandig projecten informatie- en archiefbeheer, zoals kwaliteitscontroles en brede informatiehuishoudingprojecten.
• Je vertaalt complexe informatievraagstukken naar heldere, bruikbare adviezen, onder andere over archivering, selectie en gecontroleerde vernietiging van informatieobjecten.
• Je verzorgt presentaties en trainingen om bewustwording en kennis over informatiebeheer te vergroten.
• Je werkt actief samen met collega’s van faculteiten en diensten.

Jouw profiel

Functie-eisen

In deze functie is het belangrijk dat je gestructureerd werkt en over goede adviesvaardigheden beschikt. Je bent een doorzetter en vernieuwer. Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde hbo- of wo-opleiding op het gebied van recordmanagement of informatiemanagement.
• Je bent net afgestudeerd of expert.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving en normen en richtlijnen voor informatie- en recordbeheer, en je bent goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding.
• Actuele kennis van en ervaring met systemen met functionaliteit voor het digitaal archiveren en beheren van informatieobjecten.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden.
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden.
• Goede en voordelige sportfaciliteiten.

Over ons

Afdeling Documentmanagement en Archief (DMA)

DMA is verantwoordelijk voor beheer, beleidsvorming, advisering en toezicht op het gebied van informatie- en archiefbeheer voor alle onderdelen van de universiteit. Wij adviseren zowel eenheden als individuele medewerkers over informatie- en archiefbeheervraagstukken. Daarnaast verzorgen we het informatiebeheer voor de dienst Bestuurszaken, de dienst Facilitaire Campus Organisatie, de Raad van Toezicht, het College van Bestuur, het College van Decanen en de VU-vereniging.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken

De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs en bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en verzorgen we academische plechtigheden.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.