Adjunct-bestuurssecretaris

Word jij blij als je zaken proactief, secuur en op tijd hebt voorbereid? Ben je goed in het stroomlijnen van werkzaamheden en processen? En wil je bijdragen aan het strategisch besluitvormingsproces van Albeda en meewerken aan de toekomst van het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) in de regio Rotterdam? Dan is dit jouw vacature!

Wij zoeken een energieke, gestructureerde collega, die in nauwe samenwerking met onze bestuurssecretaris en de bestuurssecretaresses het college van bestuur (CvB) optimaal kan adviseren en ondersteunen.

Ben jij het?

Je komt te werken bij het Bestuursbureau van Albeda, waar je werkt met bevlogen collega’s die, ieder vanuit hun eigen expertise, het college van bestuur ondersteunen en adviseren. De lijnen zijn kort en de samenwerking is intensief. In totaal bestaat het Bestuursbureau uit 10 collega’s.

Wij werken samen!

Samen met de bestuurssecretaris zorg jij ervoor dat het bestuur goed ondersteund wordt en de besluitvormingsprocessen soepel verlopen. Je fungeert als geheugen en administratief geweten van het bestuursbureau. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, besluitvorming in de juiste volgorde plaatsvindt, vergaderingen goed zijn voorbereid, stukken van goede kwaliteit zijn en dat er over genomen besluiten op een correcte manier worden gecommuniceerd. Ook werk je stukken uit voor het College van Bestuur (CvB). Je bent een verbindende schakel tussen bestuur, directies, Ondernemingsraad en de Centrale Studentenraad.

Je werkt in een dynamische werkomgeving, waar geen dag hetzelfde is. In een gemiddelde week ben je onder andere bezig met:

• Voorbereiden van de wekelijkse CvB-vergaderingen en van de overleggen van het CvB met de Ondernemingsraad en de Studentenraad. Daartoe ook relaties opbouwen en onderhouden met de leden van deze raden.
• Ondersteunen van de leden van het CvB - je zoekt zaken uit, signaleert, stemt af met collega’s, maakt presentaties of notities.
• Zorgen voor kwalitatieve documenten voor besluitvorming: redigeren van stukken en opstellen van advies- en instemmingsaanvragen.
• Afwikkelen van overleggen, zoals het maken van besluitenlijst, archiveren van stukken, actielijsten bijhouden en checken van de follow-up.
• Het bieden van algemene ondersteuning, zoals het bewaken van deadlines, opstellen en bijhouden van planningen en termijnagenda’s, overzicht houden over dossiers, brieven opstellen, etc.
• Bewaken van de consistentie van beleidsdocumenten en advisering aan het CvB.
• Delen van besluiten en informatie binnen de organisatie.

Precieze verdeling van de werkzaamheden in overleg met de algemene bestuurssecretaris en het secretariaat.

Wij doen wat werkt!

In deze functie vorm je samen met de bestuurssecretaris en het bestuurssecretariaat een team dat het bestuur op diverse vlakken ondersteunt en adviseert. De lijnen zijn kort en je bent elkaars klankbord. We werken vanuit vertrouwen samen, in een werksfeer die zich kenmerkt door openheid, pragmatisme en relativering en ook vanuit eigen taakvolwassenheid en kunde.

Wij helpen elkaar!

Daarom zijn we op zoek naar iemand zoals jij. Wij zoeken een collega die:

• Een hbo- of academisch werk- en denkniveau heeft;
• Met plezier gestructureerd, analytisch en secuur werkt;
• Communicatief sterk is en met interne en externe stakeholders goed kan samenwerken. Je luistert goed, denkt proactief mee en schrijft helder;
• Digitaal vaardig is, affiniteit heeft met het (beroeps-)onderwijs en onze studenten;
• Organisatiesensitief is en gevoel heeft voor bestuurlijke verhoudingen. Werkervaring in een grote organisatie, in een bestuurlijke omgeving is een pré.

Wij zijn overal!

Je komt te werken bij één van de meest duurzame mbo-instellingen van Nederland en daar zijn we trots op!

En daarom krijg je bij ons de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Een veelzijdige functie in een dynamische en stimulerende werkomgeving bij Albeda, op onze hoofdlocatie aan de Rosestraat in Rotterdam;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.713,- en maximaal € 6.210,- (Schaal 10 cao mbo met doorgroei naar schaal 11), afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Vakantietoeslag 8% en een eindejaarsuitkering van 8,33%. Ook faciliteren we je met een laptop en een mobiele telefoon;
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden via onze Albeda Academie;
• Aantrekkelijke extra’s, zoals een fietsplan, de Rotterdampas, een collectieve zorgverzekering, een fiscaal voordelige vergoeding voor je sportabonnement (bij de sportschool of een andere sportieve activiteit), en nog veel meer interessante secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Jaarlijks afsluitingsfeest in de zomer!