Wat is een ATS en wanneer heb je het nodig?

Wat is een ATS?

En wat kun je ermee? Een Applicant Tracking System (ATS) is een softwareprogramma waarmee je je wervingsprocessen slim en efficiënt kunt beheren. Een ATS is bedoeld om vacatures en kandidaten samen te brengen en met automatisering een goede match te creëren. Een ATS is dus een handig hulpmiddel voor talent acquisition en talent recruitment. Ook verbetert het je werkgeversmerk, maar daarover lees je later meer.

 

Voordelen voor werkgevers

Met een ATS kun je alle kanten op. Je kunt vacatures aanmaken en publiceren, sollicitanten uitnodigen en afwijzen en je onboarding verbeteren. Een ATS is dus een volwaardig recruitmentsysteem waarin je jouw gegevens over zowel vacatures als kandidaten kunt ophalen en beheren.

Een ATS is nuttig in het volledige recruitmentproces: van het eerste moment dat je contact legt met een sollicitant tot de plaatsing van deze sollicitant in je bedrijf. Ook voor het inwerken van nieuwe werknemers is een ATS een fantastische tool. Dankzij een ATS bespaar je veel tijd en energie, omdat je je recruitment automatiseert en versimpelt.

 

Voordelen voor sollicitanten en nieuwe werknemers

Dit levert niet alleen jou als werkgever een positieve ervaring op, maar is ook voordelig voor de sollicitant. Er hoeft bijvoorbeeld minder over en weer gemaild of gebeld te worden. En omdat het wervingsproces is gestandaardiseerd, weten kandidaten precies waar ze aan toe zijn. 

Ook kun je een ATS inzetten om je onboarding te verbeteren, waardoor nieuwe werknemers een geweldige eerste ervaring hebben met je bedrijf. Een ATS draagt dus echt bij aan je employer branding, want je laat aan sollicitanten zien dat je je zaakjes goed op orde hebt en dat je graag in hen investeert.

 

Is een ATS interessant voor jouw bedrijf?

Ben je dagelijks bezig met werving en selectie? En heb je hier misschien zelfs een heel team op zitten? Dan is een ATS een ideale tool om je recruitmentproces te verbeteren. Een bijkomend voordeel is dat je je ATS kunt koppelen aan andere systemen, zoals je CRM-systeem en je werken bij-website. Dit zorgt dus voor een nóg betere workflow binnen je organisatie.

ATS voor een klein bedrijf: doen of niet?

Heb je een klein bedrijf en zet je maar af en toe een vacature uit? Dan is het aanschaffen van een Applicant Tracking System meestal niet nodig. Je bent dan zo weinig tijd kwijt aan recruitment dat de kosten van een ATS niet opwegen tegen de voordelen.

Toch is een ATS niet alleen geschikt voor grote bedrijven. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat één op de vijf MKB-bedrijven hier gebruik van maakt. Voor Fortune 500-bedrijven gaat dit trouwens om maar liefst 99%. Zij kunnen dus echt niet zonder.

Kijken we naar recruitment- en wervingsbureaus, dan gebruikt ongeveer 75% van de recruiters een ATS. Dat is logisch, want ze zijn fulltime met recruitment bezig en dan is een goed softwareprogramma onmisbaar.

 

Heeft een ATS ook nadelen?

Een ATS heeft natuurlijk vooral voordelen, maar er zijn ook mogelijke nadelen. Elk systeem kent zijn beperkingen en bij ATS-software zien we soms dat ze bepaalde PDF-formaten niet goed kunnen uitlezen (zoals cv’s), dat ze grafieken verkeerd interpreteren en dat je potentieel talent misloopt omdat motivatiebrieven en cv’s om technische redenen niet door de automatische screening komen.

Dit soort problemen komen trouwens niet heel vaak voor. Een professioneel ATS-systeem is prima in staat om data te verwerken en te interpreteren. Ook kun je bij veel van dit soort systemen een waarschuwing instellen. Als een cv wordt geweigerd, kun je bijvoorbeeld handmatig controleren of je het hiermee eens bent. Een ATS is daarom geen vervanging van je hr-personeel, maar vooral een hulpmiddel.

 

Implementatie van een ATS

Om het risico op fouten zo klein mogelijk te maken, is een goede implementatie van je ATS-software super belangrijk. Zorg dus dat je je goed voorbereid en dat je desnoods om professionele ondersteuning vraagt van een ICT-bedrijf. 

Vaak biedt de softwareontwikkelaar zelf ook in-house trainingen aan je personeel. Zo weet je zeker dat de ATS goed is ingesteld en dat die op de juiste manier wordt gebruikt. Dit voorkomt niet alleen fouten, het voorkomt ook dat je niet optimaal gebruik maakt van de voordelen van de software.

 

Voorbeelden van ATS-software (en wat is de grootste van Nederland?)

Alleen al in Nederland zijn er honderden ATS-programma’s beschikbaar, maar wat zijn de grootste en beste? In de tabel hieronder zie je een overzicht van de top 10 grootste ATS-systemen van Nederland.

Positie	ATS	Marktaandeel in Nederland
1	Taleo	19.1%
2	Greenhouse Software	8.6%
3	ICims	7.4%
4	Jobinvite	5.4%
5	IBM Kenexa BrassRing	4.8%
6	Workday	4.2%
7	SAP/SuccessFactors	4.2%
8	ADP	3.8%
9	SmartRecruiters	2.9%
9	Lever	2.5%

Bron

Er zijn ook bedrijven die ervoor kiezen hun eigen ATS te ontwikkelen. Het gaat dan om een maatwerk-ATS dat speciaal voor die organisatie is gemaakt. Het grote voordeel hiervan is dat je over een softwaresysteem beschikt dat precies is afgestemd op wat jouw bedrijf nodig heeft. Je hebt dus geen last van beperkingen en je betaalt ook niet voor overbodige functionaliteiten. Maatwerk ATS-software heeft in Nederland een marktaandeel van 8.5%.

 

Samengevat

Ben je recruiter en wil je je werving en selectie automatiseren en je werkgeversmerk versterken? Dan is een ATS de ideale tool voor jouw organisatie. Het belangrijkste voordeel van een ATS is dat je er echt alle kanten mee op kunt. Je kunt er vacatures mee maken, sollicitanten mee uitnodigen en je onboarding mee verbeteren. Nadelen zijn er nauwelijks, dus een ATS draagt bij aan je volledige recruitmentproces.

Benieuwd wat je nog meer kunt doen om toptalent te scoren voor jouw organisatie? Maak dan vandaag nog je eigen bedrijfsprofiel aan op Magnet.me en kom in contact met afstudeerders en starters uit het hoger onderwijs.