Vind het juiste talent op Magnet.me

Voorbeelden van afwijzingsmails voor werkgevers

Je hebt een vacature online gezet en krijgt meerdere sollicitaties binnen. Goed nieuws, de kans is groot dat er een geschikte kandidaat tussen zit! Maar dat betekent ook dat je de andere sollicitanten moet afwijzen… 

Dit kun je het beste doen door hen een afwijzingsmail te sturen. Dit gebeurt soms nog voordat iemand wordt uitgenodigd voor een gesprek. En soms pas later in het sollicitatieproces, bijvoorbeeld na het kennismakingsgesprek en zelfs na het arbeidsvoorwaardengesprek.

In dit blog leggen we je uit wat er precies in een afwijzingsmail moet staan en waar je op moet letten tijdens het schrijven. We geven je ook een paar concrete voorbeelden van afwijzingsbrieven. Dat scheelt weer het nodige denk- en schrijfwerk.

Table of Contents

Wat moet minimaal in een afwijzingsmail staan?

Een afwijzingsmail is geen standaard tekst die je naar iedereen kunt sturen die afgewezen wordt voor een sollicitatie. Hoe de mail eruit ziet, hangt af van twee dingen: de sollicitant naar wie je het stuurt en waar in het sollicitatietraject de sollicitant zich bevindt. 

Een goede opzet voor je afwijzingsmail is als volgt:

Volgorde afwijzingsbrief Uitleg
Adressering Voor een mail gaat dit simpelweg om een e-mailadres, voor een papieren brief gaat dit ook om NAW-gegevens
Onderwerpregel Maak in de onderwerpregel duidelijk dat het om een reactie op een sollicitatie gaat (noem ook specifiek om welke vacature dit gaat)
Aanhef Of je kiest voor een formele of informele aanhef, hangt af van je employer branding
Korte inleiding Houd het kort en bondig en leg uit dat het om een afwijzingsbrief gaat
Reden van afwijzing Leg in één tot drie alinea’s uit waarom de sollicitant is afgewezen
Dankwoord Bedank de sollicitant voor hun inzet
Succeswens Wens de sollicitant veel succes bij hun zoektocht naar een toffe baan
Afsluiting Sluit af met een formele of informele groet, afhankelijk van de eerder genoemde employer branding (wat ook wel je werkgeversmerk wordt genoemd)
Contactgegevens Zorg dat je contactgegevens netjes in de e-mailhandtekening staan, zodat de sollicitant weet wie de mail verzonden heeft

Verderop in dit blog vind je een paar goede voorbeelden van afwijzingsmails. Deze zijn gebaseerd op de opzet die hierboven staat. Je kunt deze voorbeelden prima gebruiken voor je eigen bedrijf, maar pas wel de tone-of-voice en de inhoud aan, zodat je zeker weet dat het aansluit bij jouw werkgeversmerk.

Checklist voor afwijzingsmail

Wil je zeker weten dat je niets over het hoofd ziet? Houd dan de volgende checklist erbij en controleer je afwijzingsmail achteraf op deze punten:

      • Bevat de brief een adressering, onderwerp en aanhef?

      • Is de tone-of-voice van je brief afgestemd op je employer branding?

      • Maak je in de inleiding meteen duidelijk dat het een afwijzing betreft?

      • Heb je de afwijzing netjes onderbouwd richting de sollicitant?

      • Heb je de sollicitant bedankt voor hun inzet?

      • Heb je de sollicitant succes gewenst in hun zoektocht naar een baan?

      • Staan je contactgegevens onderaan de afwijzingsmail?

    Voorbeelden van afwijzingsmails

    Benieuwd hoe je zelf een afwijzingsmail schrijft? Hieronder vind je een paar voorbeelden die je voor je eigen bedrijf kunt gebruiken. Dit scheelt je een hoop schrijfwerk en je weet op deze manier zeker dat je afwijzingsmail alle benodigde informatie bevat.

    Voorbeeld: afwijzing sollicitatie op uitstaande vacature

    Hieronder vind je een voorbeeld van een afwijzingsbrief na een sollicitatie op een uitstaande vacature:


    Onderwerpregel: reactie op sollicitatie [functie]

    Beste [naam sollicitant],

    Hartelijk bedankt voor je sollicitatie op de vacature van [functietitel]. We hebben je brief gelezen en er helaas voor gekozen je niet uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek.

    De reden van de afwijzing is dat je over onvoldoende ervaring beschikt voor deze functie. We zijn echt op zoek naar een [functietitel] die [noem werkzaamheden] en minstens [noem aantal jaren] werkervaring heeft.

    We zijn ervan overtuigd dat je talent hebt en dat je over de juiste motivatie beschikt, maar omdat je net van het hbo komt, raden we je aan om eerst te solliciteren op een junior- of traineefunctie. Een dergelijke functie hebben we in onze organisatie op dit moment niet voor je beschikbaar.

    Ik wil je natuurlijk wel hartelijk bedanken voor je mooie motivatiebrief en cv. Je hebt er echt werk van gemaakt en je brief bevatte een ijzersterke pitch. Ook je cv was prachtig vormgegeven.

    Ik wens je heel veel succes bij het vinden van een geschikte startersbaan!

    Hartelijke groet,

    [Naam]

    [E-mailadres]

    [Telefoonnummer]


    Voorbeeld: afwijzing open sollicitatie

    Bekijk hieronder een voorbeeld van een afwijzingsbrief na een open sollicitatie:


    Onderwerpregel: reactie op open sollicitatie [functie]

    Beste [naam sollicitant],

    Bedankt voor je open sollicitatie voor de functie van [functietitel] bij ons bedrijf. Helaas hebben we op dit moment geen ruimte voor een nieuwe medewerker op onze afdeling.

    Omdat we onder de indruk zijn van je motivatiebrief en cv, willen we je wel graag in gedachten houden wanneer er in de toekomst een functie vrijkomt op de [noem afdeling]. Dus als er een geschikte baan beschikbaar is, laten we het zeker aan je weten.

    Hartelijk bedankt voor je interesse in ons bedrijf en heel veel succes met je zoektocht naar een mooie baan!

    Hartelijke groet,

    [Naam]

    [E-mailadres]

    [Telefoonnummer]


    Voorbeeld: afwijzing na eerste gesprek

    Check hieronder het voorbeeld van een afwijzingsbrief na een eerste kennismakingsgesprek met de sollicitant:


    Onderwerpregel: reactie na kennismakingsgesprek [functie]

    Beste [naam sollicitant],

    Bedankt voor de leuke kennismaking afgelopen vrijdag bij ons op kantoor. We vonden het een aangenaam gesprek, maar hebben helaas besloten je niet uit te nodigen voor een vervolggesprek.

    De afwijzing is vooral gebaseerd op je wens om meerdere dagen per week thuis te werken. We begrijpen dat dit een betere werk-privébalans biedt, maar als relatiemanager zit je dagelijks om de tafel met klanten die ons kantoor bezoeken. Thuiswerken is daardoor helaas geen optie.

    Ik wil je niettemin hartelijk bedanken voor het prettige gesprek. Je hebt een duidelijke visie op het salesvak en ik denk dat je met jouw talent en cv een heel eind gaat komen.

    Veel succes bij het vinden van een geschikte baan!

    Hartelijke groet,

    [Naam]

    [E-mailadres]

    [Telefoonnummer]


    Hoe snel na sollicitatie stuur je een afwijzingsmail?

    Je kunt dit het beste zo snel mogelijk doen. Zo laat je de sollicitant niet onnodig in spanning. Ook voorkom je hiermee dat de sollicitant andere mooie kansen op de arbeidsmarkt misloopt. Denk wel goed na over je afwijzing; soms heeft het tijd nodig om te wennen aan een bepaalde sollicitant, maar blijkt die uiteindelijk toch een goede match.

    En vergeet niet: het is ook voor jezelf fijn om niet te lang te wachten met het versturen van de afwijzingsmail. Dit scheelt weer een taak op je to-do-lijst, waardoor je meer tijd overhoudt om je te richten op de sollicitanten die nog wél in de race zijn.

    Creatieve afwijzing schrijven zonder aan professionaliteit in te leveren: doen of niet?

    Zoals we al eerder schreven, is het slim om je afwijzingsmail af te stemmen op jouw employer brand. Door een herkenbare tone-of-voice te gebruiken, onderscheid je jezelf als werkgever. Dat is altijd een goed idee.

    Is jouw werkgeversmerk creatief en out-of-the-box? Dan is het prima als de afwijzingsmail dat ook is, maar wel tot op zekere hoogte. Een afwijzing is voor een sollicitant vaak een grote teleurstelling, dus door hip of grappig te klinken, loop je het risico dat de sollicitant zich niet serieus genomen voelt. Je kunt in dat geval beter kiezen voor de veilige weg.

    Ontdek meer van Magnet.me Blog (Nederlands)

    Abonneer je nu om meer te lezen en toegang te krijgen tot het volledige archief.

    Lees verder