Poolmanagement toepassen in de organisatie: Een stappenplan

Wat is poolmanagement (en wanneer is het belangrijk?)

Poolmanagement is een strategische methode waarmee je de inzet van personeel, freelancers of uitzendkrachten binnen je organisatie verbetert. Dit bereik je door hun vaardigheden en beschikbaarheid in kaart te brengen en hen op basis hiervan in te zetten voor taken en projecten binnen je bedrijf.

Je creëert dankzij poolmanagement een dynamisch en toekomstgericht team waarbij elke professional in zijn of haar kracht komt te staan. Dit leidt tot meer productiviteit, meer werkgeluk en betere planning en inzetbaarheid. Ideaal toch?

Hoe werkt het?

Bij poolmanagement maak je een lijst van projecten en werkzaamheden binnen je bedrijf. Aan deze lijst koppel je vervolgens je tijdelijke en vaste arbeidskrachten. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook uitzendkrachten, freelancers en gedetacheerd personeel. 

Dankzij deze methode weet je precies welke werknemer geschikt is voor welke taken en projecten binnen je bedrijf. Door ook de beschikbaarheid per werknemer te noteren, krijg je daarnaast een goed beeld van wanneer en hoe vaak ze inzetbaar zijn. Je creëert dus verschillende pools. Vanuit die pools bepaal je vervolgens wie je voor welke taken en projecten inzet en wanneer. Dit is handig voor grote bedrijven met gevarieerde projecten, maar ook voor uitzend- en detacheringsbureaus die hun werknemers optimaal willen inzetten.

Wat zijn de voordelen?

Poolmanagement heeft veel voordelen, afhankelijk van hoe en wanneer je het gebruikt. Hieronder vind je een lijstje van voordelen waar ook jouw bedrijf van kan profiteren:

• Je hebt een goed beeld van de taken en projecten die lopen en welke personeelsleden hierbij passen

• Je weet wie wanneer en voor welke taken en projecten beschikbaar is

• Je kunt werknemers inzetten op basis van hun individuele kwaliteiten, waardoor ze meer werkgeluk ervaren en het verloop binnen je bedrijf afneemt

• Je creëert een betere balans tussen vaste en tijdelijke arbeidskrachten

• Je kunt een kandidatenpool of flexpool opzetten, waardoor je beter voorbereid bent op de toekomst

• Je krijgt inzicht in de expertise die binnen jouw bedrijf beschikbaar is (en ook in het gebrek daaraan, waardoor je je wervingsstrategie en recruitmentmarketing naar en hoger level kunt tillen)

Stappenplan voor bedrijven: zo start je met poolmanagement

Wil je aan de slag met poolmanagement voor je eigen organisatie? Dan vind je hieronder een stappenplan waar je meteen mee aan de slag kunt.

Start met een analyse en assessment

Bij poolmanagement draait alles om inzicht. Daarom start je altijd met een analyse van je personeel, hun beschikbaarheid en hun functie en vaardigheden. Je bepaalt per werknemer, freelancer of uitzendkracht waar hun kwaliteiten liggen, wanneer en hoe je hen kunt inzetten en welke taken en functies bij hen passen. Dit heeft meerdere voordelen. Allereerst krijg je hierdoor een goed beeld van de inzetbaarheid en capaciteit van je personeelsbestand. Ten tweede ontdek je of er een kloof is tussen de behoeften van je bedrijf en de expertise en capaciteit van je werknemers. Je kunt op basis hiervan inschatten waar de risico’s liggen en hoe je hierop inspeelt. Dit maakt poolmanagement ook een goede tool om je wervingstrategie te bepalen. Daarover lees je meer in ons blog over het verschil tussen talent acquisition en talent recruitment.

Om inzicht te krijgen in je personeel en hun beschikbaarheid en vaardigheden, kun je een test, assessment of enquête opstellen. De uitkomst hiervan kun je vervolgens verwerken in een matrix of een spreadsheet. Je kunt hier ook een applicatie voor gebruiken (verderop in het blog komen we hier uitgebreider op terug).

Maak een overzicht van projecten en werkzaamheden

De tweede stap is dat je de behoefte van je bedrijf gaat bepalen. Je brengt, kortom, in kaart welke projecten er lopen, welke terugkerende taken en werkzaamheden er zijn en wat je verwachtingen zijn voor de toekomst.

Zodra je hier een goed beeld van hebt, kun je per project, per taak en per werkzaamheid bepalen welke werknemers hierbij passen. De voorkeur gaat daarbij uit naar je vaste werknemers, maar als er tekorten ontstaan, kun je hier ook freelancers of uitzendkrachten voor inzetten. Die laatste groep kun je zien als een ‘flexpool’ die je kunt inzetten wanneer daar behoefte aan is.

Schaf een app aan voor poolmanagement

Als je net begint als poolmanager, is het prima om hier een spreadsheet voor te gebruiken. Wil je structureel aan de slag met poolmanagement? En wil je het écht serieus aanpakken? Dan kun je hier beter een app voor aanschaffen. Met een goede webapp profiteer je van alle functionaliteiten die poolmanagement te bieden heeft en kun je een groot deel hiervan optimaliseren. Je bespaart hierdoor tijd en verkleint de kans op fouten.

Er zijn veel apps op de markt die je hiervoor kunt gebruiken. Bekende voorbeelden daarvan zijn de Vlirdens, Fleks, Stratex en Poolmanager. Deze apps hebben elk hun eigen voordelen en functionaliteiten. Sommige zijn meer geschikt voor uitzendbureaus, andere zijn vooral bedoeld voor organisaties die hun eigen personeel willen managen.

Heeft jouw organisatie een flexpool nodig?
Veel bedrijven en organisaties hebben steeds veranderende behoeftes qua personeelsinzet. Dat geldt niet alleen voor bedrijven die seizoensgebonden werken, zoals pretparken en AGF-bedrijven, maar ook voor organisaties in de dienstverlening, de IT en de zorg.

Wanneer de behoefte aan personeel constant verandert, legt dat een hoop druk op je werknemers en op de hr-afdeling. Je kunt namelijk niet zomaar personeel aannemen dat slechts een deel van het jaar inzetbaar is. Maar je wilt ook niet dat je structureel met tekorten kampt.  Herken je deze struggle? Dan is het slim om een flexpool op te zetten voor je bredrijf. Een flexpool is een groep van flexibel inzetbare medewerkers. Vaak zijn dit zzp’ers of uitzendkrachten. Je kunt deze flexpool inzetten zodra daar behoefte aan is. Deze medewerkers hebben dus geen vast aantal uren, maar worden opgeroepen wanneer er binnen je eigen team tekorten ontstaan.

Door met een flexpool te werken, speel je slim in op de onvoorspelbaarheid binnen jouw sector. De continuïteit van je organisatie wordt hierdoor een stuk beter en de druk op je personeel neemt af. Een win-winsituatie dus!