Recordmanager

Ben jij een recordmanager met een scherp oog voor goed informatiebeheer? Krijg je energie van het adviseren van collega’s en gebruikers over het slim, verantwoord en toekomstbestendig beheren van informatie in het zaaksysteem en taakapplicaties? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Waar kom je te werken?

Aan de slag bij de gemeente Dordrecht. Niet zomaar een stad. Een eiland. Een stad met verborgen kwaliteiten. Een stad waar bijzondere dingen gebeuren. Maar waarover Dordtenaren niet opscheppen. Een stad waar jij door jouw bijdrage een grote invloed hebt op het woonplezier van onze inwoners.

Wat ga je doen?

Als recordmanager vervul je een spilfunctie binnen ons team. Je speelt een belangrijke rol in het toekomstbestendig maken van onze informatiehuishouding. Jij zorgt ervoor dat informatie betrouwbaar, toegankelijk en duurzaam beheerd wordt. Vanuit jouw regierol zie je toe op een goede inrichting en het beheer van informatie binnen het zaaksysteem en taakapplicaties. Daarbij heb je oog voor wet- en regelgeving, uniformiteit en gebruiksgemak.

Jouw belangrijkste werkzaamheden:

• Je adviseert over de inrichting, het gebruik en de doorontwikkeling van het zaaksysteem (Rx. Enterprise).
• Je adviseert over archiveringsaspecten bij de aanschaf, inrichting, het gebruik en beheer van taakapplicaties en Microsoft 365.
• Je beheert en ontwikkelt het informatiestructuurplan (i-Navigator) verder door.
• Je stelt richtlijnen en procedures voor informatiebeheer op, actualiseert deze en draagt ze actief uit binnen de organisatie.
• Je bent vraagbaak voor collega's.
• Je verzorgt gebruikerstrainingen en ondersteunt gebruikers bij zaakgericht werken en archiveren bij onze partners op locatie.
• Je voert de vernietiging uit in het zaaksysteem en coördineert en monitort vernietiging binnen taakapplicaties.
• Je voert kwaliteitscontroles uit in het zaaksysteem.
• Je coördineert de jaarlijkse KPI-cyclus voor de horizontale verantwoording over de uitvoering van de Archiefwet en adviseert over hotspotlijsten.
• Je neemt deel aan projecten die bijdragen aan een moderne en toekomstbestendige informatiehuishouding.
• Je voert gesprekken met gebruikers, proceseigenaren, informatiemanagers, functioneel beheerders en archiefinspectie.

Wat neem je mee?

Als recordmanager weet je het belang van goed informatiebeheer overtuigend over te brengen. Je bent analytisch sterk, klantgericht en beschikt over uitstekende adviesvaardigheden. Complexe vraagstukken analyseer je snel en je vertaalt deze naar praktische en werkbare oplossingen.

Je bent een sparringpartner voor collega's, informatiemanagers en proceseigenaren. Met jouw adviesvaardigheden en overtuigingskracht draag je bij aan de verdere professionalisering van de informatiehuishouding.

Je werkt zorgvuldig en bent kwaliteitsbewust. Je signaleert kansen voor verbetering, neemt initiatief en komt met concrete voorstellen als je opmerkt dat iets niet goed verloopt. Daarbij durf je collega's aan te spreken, weeg je verschillende belangen af en creëer je draagvlak voor veranderingen.

Je ebt oog voor ontwikkelingen binnen het vakgebied en draagt bij aan een informatiehuishouding die voldoet aan de eisen van vandaag én morgen.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Een afgeronde opleiding op het gebied van informatiebeheer (bijvoorbeeld LRM, SOD II of een vergelijkbare opleiding).
• Ervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van wet- en regelgeving, normen en kaders van informatiebeheer.
• Ervaring met informatiesystemen, zaakgericht werken en i-Navigator.
• Kennis van gemeentelijke processen is een pré.

Wat bieden we jou?

Een baan voor 32 - 36 uur per week waar jij je persoonlijk kan ontwikkelen en samen met je collega's wordt uitgedaagd om impact te maken in de regio. Gezamenlijk werken we aan de ambities van onze gemeente. Kortom: een veelzijdige functie, met een maatschappelijk belang. In ruil voor jouw inzet krijg je:

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 5.096,- op basis van een 36-urige werkweek (Schaal 09, Cao Gemeenten), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;
• Naast je bruto maandsalaris ontvang je een Individueel Keuze Budget (IKB) van maximaal € 868,87 (17,05% van je bruto maandsalaris). Je kunt ervoor kiezen om dit maandelijks, periodiek of jaarlijks uit te laten betalen. Maar je kunt het ook het fiscaal aantrekkelijk inzetten voor het kopen van extra verlofdagen, de aanschaf van bijvoorbeeld een (elektrische) fiets, sport, cultuur of de verduurzaming van je woning;
• Flexibel en hybride werken, dit houdt in dat je veel vrijheid hebt om je uren en werklocatie zelf te bepalen;
• Een goede balans tussen werk en privé;
• Een uitgebreid introductieprogramma en de ruimte en stimulans om jezelf continu te blijven ontwikkelen;
• Een uitstekende pensioenregeling bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% van de pensioenpremie betalen. Daarnaast ben je bij ABP verzekerd van een goede financiële dekking bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.

Goed om te weten

• Iedereen die bij de gemeente Dordrecht komt werken moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit geldt zowel voor medewerkers in vast dienstverband als voor stagiairs en uitzend- en inhuurkrachten. Deze kosten vergoeden wij.
• Het inwinnen van referenties, een assessment (psychologische- en vaardigheidstest) of een (online) screening kan onderdeel uitmaken van de procedure.
• De gemeente moet goed kunnen handelen bij grote incidenten en crises. Daarom is er een crisisorganisatie. Afhankelijk van je functie en vaardigheden kun je worden gevraagd om hierin een rol te vervullen. Als dit voor jou geldt, maken we duidelijke afspraken en krijg je de juiste training en ondersteuning. De kennis en ervaring die je opdoet, helpen je ook in je dagelijkse werk.