Bestuursassistent

Benieuwd wat er allemaal gebeurt in het bestuurlijke hart van de TU Delft? Je ontdekt het als bestuursassistent. Ondersteun de Algemeen Bestuurssecretaris en bouw daarbij een indrukwekkend netwerk op.

Functieomschrijving

Door de aanstaande pensionering van één van onze bestuursassistenten ontstaat een mooie kans voor een ervaren professional om ons bestuurssecretariaat te versterken.

In deze veelzijdige functie ondersteun je bij het College van Bestuur primair de Algemeen bestuurssecretaris van de universiteit. Daarnaast vervul je een belangrijke secretariële rol in het benoemingsproces van een nieuwe hoogleraar, waarbij je de Rector Magnificus ondersteunt.

Je maakt deel uit van een team van vier bestuursassistenten en werkt nauw samen met de collega’s binnen het Bestuursbureau. Je werkt voornamelijk op kantoor, dicht bij het bestuur, je directe collega's en de bestuurlijke processen. Juist die nabijheid stelt je in staat snel te schakelen, overzicht te houden en optimaal te ondersteunen.

De afwisseling en dynamiek van deze functie spreken je aan. Je bent goed georganiseerd, behoudt het overzicht en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en stelt de juiste prioriteiten. Als ervaren professional werk je zelfstandig en neem je verantwoordelijkheid voor je werk. Je voelt je thuis in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waar flexibiliteit en betrokkenheid essentieel zijn.

Naast de ondersteuning van de Algemeen Bestuurssecretaris werk je samen met diverse collega’s binnen het Bestuursbureau, waaronder beleidsmedewerkers, secretarissen voor de medezeggenschapsraad en de bestuurssecretaris van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. Laatstgenoemde ondersteun je onder meer bij de planning van vergaderingen en de organisatorische en logistieke voorbereiding daarvan. Daarnaast ondersteun je de HR-processen van het Bestuursbureau en verzorg je de afhandeling van inkoopaanvragen en bijbehorende administratieve processen voor het College van Bestuur en het Bestuursbureau en ondersteun je de Rector Magnificus in het benoemingsproces van hoogleraren.

Wat ga je doen?

Als bestuursassistent:

• Beheer je complexe agenda’s, stelt prioriteiten en bewaak je informatiestromen uit diverse kanalen.
• Ontvang je gasten en verricht je diverse secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Stem je dagelijks af met de Algemeen Bestuurssecretaris, signaleer je knelpunten en neem je proactief werkzaamheden uit handen.
• Fungeer je als schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties.
• Lever je een actieve bijdrage aan het optimaliseren van werkprocessen binnen het secretariaat.
• Ben je proactief en coördinerend in het benoemingsproces van hoogleraren.
• Draag je bij aan de onderlinge vervangbaarheid binnen het team, zodat een optimale ondersteuning van het College van Bestuur is gewaarborgd.

Functie-eisen

Wij zoeken een zeer ervaren bestuursassistent die gewend is te opereren op directie- of bestuursniveau binnen een complexe organisatie. Je combineert organisatiesensitiviteit met daadkracht, gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie en behoudt overzicht in een dynamische omgeving. Je bent accuraat, reflectief en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Verder beschik je over:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante secretaresse- of managementassistentopleiding.
• Ten minste 5 jaar relevante ervaring, bij voorkeur in een bestuurlijke of academische omgeving.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.
• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en het vermogen zelfstandig prioriteiten te stellen en vooruit te denken.
• Het vermogen tactvol te schakelen wanneer verschillende belangen, verzoeken en deadlines samenkomen.
• Een collegiale werkhouding en de bereidheid bij te dragen aan een professioneel team.
• Ruime digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office-applicaties. Ervaring met iBabs, AFAS/MyHR en Basware is een pre.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat typeert jou?

• Je handelt discreet en integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt nauwkeurig en blijft ook onder druk stressbestendig en effectief.
• Je opereert zelfstandig en draagt tegelijkertijd actief bij aan het teamresultaat.
• Je werkt vanuit respect en professionaliteit samen met collega’s en draagt actief bij aan een open en veilige werksfeer, waarin ruimte is voor ieders inbreng en expertise.
• Je reflecteert op je eigen handelen en zoekt waar nodig naar mogelijkheden om het werk verder te verbeteren.
• Je bent betrokken bij je werk en hebt een flexibele instelling die past bij een dynamische omgeving.

Omdat samenwerking binnen het bestuurssecretariaat een belangrijke waarde is, hechten we veel waarde aan zowel inhoudelijke competenties als de persoonlijke klik tussen kandidaat en het team. Dat betekent dat we niet alleen kijken naar je professionele profiel, maar ook verkennen of er een goede wederzijdse match is tussen jou, het team en de functie.

TU Delft

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten.

Universiteitsdienst – Bestuursbureau

Het Bestuursbureau functioneert in de kern van het beleidsmatige en bestuurlijke netwerk van de universiteit en ondersteunt het College van Bestuur bij de coördinatie van besluitvormingsprocessen op instellingsniveau. Het Bestuursbureau bundelt daarmee activiteiten en functies die zijn gericht op het leveren van de operationele en strategische ondersteuning bij het realiseren van bestuurlijke besluitvorming, inclusief medezeggenschap. Het Bestuursbureau als geheel staat onder leiding van de Secretaris van de Universiteit. Het Bestuursbureau is onderverdeeld in de secties Bestuurlijke Coördinatie, Ondersteuning Medezeggenschap, Secretariaten Bestuurlijke Samenwerking, Bestuurssecretariaat CvB, Integrity Office en Internal Audit.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 28-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 09 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3873 - €5264 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Overige informatie

TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd.