Procesregisseur Aanbestedingen

Heb jij een passie voor het facilitaire werkveld en ervaring met aanbestedingen?

Zoek jij een veelzijdige rol waarin jouw organisatietalent en kennis van aanbestedingen direct impact hebben op de dagelijkse werkomgeving van honderden collega’s? Als Procesregisseur Aanbestedingen binnen Facilitair & Huisvesting neem jij de strakke regie over uiteenlopende aanbestedingstrajecten, van de aanschaf van nieuw kantoormeubilair tot grootschalige contracten voor schoonmaak of catering. Jij bent de verbindende schakel die projectteams door het hele proces loodst, van eerste behoeftebepaling tot een geslaagde gunde overeenkomst.

Wat ga je doen?

Je speelt een belangrijke rol binnen het proces van vraag en behoefte bepaling, interne opdrachtverlening en besluitvorming en aanbestedingstrajecten binnen het facilitaire domein. Je bewaakt de voortgang, draagt actief bij en zorgt er mede voor dat alle processtappen zorgvuldig en volgens afspraak worden uitgevoerd binnen deze trajecten. Daarnaast lees je mee met aanbestedingsdocumenten en bied je inhoudelijke ondersteuning en feedback om de kwaliteit van de stukken te waarborgen.

Bij sommige aanbestedingen vervul je ook de rol van projectleider. In die gevallen start je met de behoeftebepaling: je onderzoekt wat er ingekocht moet worden, wat de scope en omvang van het project is en welke gemeentelijke doelstellingen hierbij een rol spelen, zoals beleidsdoelen en duurzaamheid. Je betrekt stakeholders, stelt een projectteam samen en werkt de behoefte uit in een startdocument. Na goedkeuring meld je de aanbesteding aan bij Inkoop en werk je nauw samen met de inkoopadviseur. Jij schrijft mee aan de aanbestedingsstukken en de behoeftebepaling en levert inhoudelijke input voor het traject, de materiedeskundigheid komt uit het team waar de aanbesteding voor loopt.

De aanbestedingen kunnen variëren van groot tot klein en hebben betrekking op facilitaire diensten en producten, zoals schoonmaakdienstverlening, vloerbedekking, koffieautomaten en bureaustoelen. Deze functie is veelzijdig en projectmatig: elke aanbesteding heeft een duidelijk begin en einde en je werkt steeds naar een concreet resultaat toe. Je doorloopt verschillende fases binnen de aanbestedingen en werkt telkens aan een ander onderwerp. Je werkt samen met veel verschillende collega’s en stakeholders binnen de organisatie en bent gekoppeld aan materiedeskundigen uit verschillende teams, zoals Beveiliging, Eten & Drinken en de Servicedesk.

Wat bieden wij?

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €3.777,- en maximaal €5.554,- bruto per maand (schaal 10), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of afbetaling studieschuld;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;

Wat vragen wij?

In deze rol draait alles om regie houden, overzicht bewaren en mensen verbinden. Als procesregisseur aanbestedingen werk je aan trajecten die vaak lang lopen, meerdere fases kennen en waarbij je continu schakelt tussen verschillende belangen en stakeholders. Daarom ben jij sterk in plannen en organiseren en weet je altijd het einddoel scherp voor ogen te houden. Je bent resultaatgericht en houdt grip op het proces, ook wanneer de dynamiek toeneemt.

Je beweegt je makkelijk binnen een complexe organisatie: met jouw omgevingsbewustzijn en communicatieve vaardigheden weet je precies wie je wanneer moet betrekken en hoe je verschillende belangen samenbrengt. Of het nu gaat om het ophalen van input, het afstemmen van keuzes of het creëren van draagvlak, jij zorgt dat het gebeurt. Daarnaast ben je schriftelijk sterk: je vertaalt input van inhoudelijke experts naar heldere, gestructureerde aanbestedingsdocumenten en startnotities.

Ook vragen wij:

• hbo werk- en denkniveau;
• aantoonbare affiniteit met of kennis van het facilitaire werkveld;
• je hebt vanuit je werkervaring kennis van aanbestedingstrajecten en bij voorkeur ervaring met het begeleiden of uitvoeren van aanbestedingen.

Wie zijn wij?

Jij komt te werken bij de afdeling Strategie, Kaders en Advies (SKA). Het ontwikkelen van beleid en kaders voor de verschillende onderwerpen van Facilitair en Huisvesting vindt plaats in deze afdeling. Er werken beleidsadviseurs, business partners en contract- en leveranciersmanagers. Het team bestaat uit ongeveer 20 medewerkers.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.