Coördinator bestellen tot betalen

Als coördinator Bestellen tot Betalen stuur je een team van 20 tot 25 medewerkers functioneel aan en bewaak je de voortgang, kwaliteit en continuïteit van het Bestellen tot Betalen (BtB)-proces. De functie is in Den Haag. Min. 32 uur - max. 36 uur per week. Het salaris bedraagt € 3.496 - € 5.535 bruto per maand op basis van 36 uur, schaal 10. Het niveau is hbo.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand).
• De contractduur is 1 jaar.
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.

Dit ga je doen

Welke doelstellingen moeten er behaald worden en wat hebben we hiervoor nodig? Welke taken hebben prioriteit en welke kunnen even wachten? Dit zijn vragen die jij als coördinator Bestellen tot Betalen elke dag stelt. Jij verdeelt het werk in jouw team en bewaakt de voortgang.

Als coördinator stuur je een team van 20 tot 25 medewerkers functioneel aan en bewaak je de voortgang, kwaliteit en continuïteit van het Bestellen tot Betalen (BtB)-proces. De productienormen voor doorlooptijden en kwaliteit zijn de basis voor jouw aansturing. Door het werk zo goed mogelijk te verdelen en korte- en langetermijnplanningen te maken zorg je ervoor dat de doelen worden gehaald. Tussentijds monitor je de scores en stuur je bij waar nodig. Jij beslist wat de prioriteiten zijn op dit moment. Dit doe je in goede afstemming met jouw teamleider, die de personeelsverantwoordelijkheid heeft voor de medewerkers in het team.

Inhoudelijk ben je een ervaren en deskundige collega. Ook houd je contact met de eindgebruikers en stakeholders van jouw proces. Je voert gesprekken over de kwaliteit van de dienstverlening en beantwoordt specifieke vragen die zich voordoen. Om klanten tussentijds goed op de hoogte te houden, stel je voortgangs- en sturingsrapportages op.

Je signaleert waar het BtB-proces beter, sneller of kwalitatief sterker kan en doet proactief aanbevelingen hiervoor. Samen met de coördinatoren van de andere 4 BTB-teams vorm je één sterk coördinatieteam voor BtB: je werkt aan teamoverstijgende verbeteringen, zorgt voor een goede capaciteitsverdeling en bewaakt de samenhang tussen de vijf teams, zodat het totale BtB-proces soepel en consistent verloopt. En je optimaliseert de kennisbank, zodat iedereen makkelijk bij de juiste informatie kan om zijn of haar werk goed te doen. Ook speel je een belangrijke rol bij de begeleiding van collega’s: je legt processen uit en brengt kennis bij.

Gunstige arbeidsvoorwaarden

Bij DJI vinden we het belangrijk dat jij je werk goed kunt doen én met plezier naar je werk gaat. Daarom bieden we veel voordelen die je helpen in je dagelijkse werk én in je ontwikkeling.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, voor extra geld of verlof. Het IKB bestaat uit je vroegere vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• Je kunt dit budget gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlofuren, een bonus of een andere optie die bij je situatie past.
• Reis je met het OV? Dan vergoeden we 100% van je kosten.
• Kom je met eigen vervoer? Dan krijg je een vaste vergoeding. De hoogte hangt af van je afstand en vervoermiddel.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor de overheid.
• Werk je 36 uur per week? Dan krijg je 144 vakantie-uren en 64 extra verlofuren via het IKB. Werk je meer of minder uren? Dan passen we dit aan.
• Verschillende verlofregelingen uit de cao Rijk, zoals ouderschapsverlof, zorgverlof of adoptie- en pleegzorgverlof.
• Verschillende opleidingen en trainingen en praktijkgerichte en persoonlijke opleidingen via het Opleidingsinstituut DJI.
• Met je IKB kun je voordelig een nieuwe (elektrische) fiets aanschaffen. Je krijgt hiervoor een werkgeversbijdrage tot € 500,-. Daarnaast kun je tot € 1.500,- extra inzetten uit je IKB.
• Bedrijfsfitness met korting.
• Eens per vijf jaar kun je tot € 750,- vergoeding krijgen om je woning te verduurzamen. Dit kun je aanvullen met € 750,- uit je IKB, zodat je in totaal € 1.500,- kunt inzetten.
• Als ouder krijg je bij DJI gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit neem je mee

Je houdt overzicht over het dagelijkse werk en weet goed wat er binnen én buiten je team speelt. Je stelt de juiste prioriteiten, houdt zicht op de voortgang en hebt daarbij oog voor de belangen van verschillende partijen. Ook wanneer zaken anders lopen dan gepland, weet je snel tot de kern te komen, een weloverwogen beslissing te nemen en anderen daarin mee te krijgen. Je kijkt daarbij verder dan het dagelijkse reilen en zeilen: je ziet hoe processen en werkzaamheden binnen de bredere keten met elkaar samenhangen en zoekt actief de samenwerking op om samen tot een goed resultaat te komen.

Verder heb je:

• Een hbo werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring met het functioneel aansturen van medewerkers;
• Je bent vaardig in het geven van constructieve feedback op zowel kwantiteit als kwaliteit van werk, met het oog op continue verbetering van prestaties;
• Ervaring met procesmanagement, projectmatig werken en het schrijven van memo’s;
• Kennis van IT-ontwikkelingen en -oplossingen die relevant zijn voor financiële administraties, en bent bekend met ERP-systemen zoals Oracle eBS of vergelijkbare software;
• Je bent op de hoogte van actuele ontwikkelingen en trends binnen het vakgebied van financiële processen en inkoop, en kunt deze kennis toepassen in je werkzaamheden.

Bijzonderheden

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan.
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt.
• Een motivatiebrief is vereist.

Afdelingsomschrijving

Het Financieel Dienstencentrum (FDC) is hét financieel kruispunt van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). Vanuit SSC DJI verzorgen wij de financieel-administratieve dienstverlening voor vrijwel alle JenV-onderdelen, waaronder DJI, het OM, de IND, Justis, het NFI en het bestuursdepartement. Onze circa 250 medewerkers verwerken jaarlijks honderdduizenden facturen, betalingen en boekingen en we staan midden in een transitie van uitvoeringsorganisatie naar datagedreven, strategisch business partner.

De afdeling Bestellen tot Betalen (BtB) bestaat uit 5 teams. Je werkt samen in een team van 20 tot 25 medewerkers aan het end-to-end proces van inkoop en crediteurenadministratie. De afdeling is verantwoordelijk voor het tijdig en accuraat verwerken van bestelaanvragen en inkooporders, evenals het beheren van inkomende facturen en personeelsdeclaraties.

De BtB-teams werken nauw samen met het Inkoop Uitvoering Centrum (IUC) van SSC DJI en andere inkooporganisaties binnen het ministerie. Hierbij zorgen we ervoor dat alle inkoopprocessen voldoen aan wettelijke en departementale kaders. Door een proactieve aanpak en voortdurende optimalisatie van onze processen, dragen wij bij aan de tevredenheid van onze klanten en leveranciers, waarbij kwaliteit en snelheid centraal staan.

Onze medewerkers zijn de drijvende kracht achter deze processen en werken continu aan verbeteringen in de dienstverlening, zodat we kunnen inspelen op de dynamische behoeften van onze opdrachtgevers.