Managementondersteuning Plaatsvervangend Directeur-Generaal Beleid (487300)

Managementondersteuning Plaatsvervangend Directeur-Generaal Beleid in Den Haag voor 38 uur bij Ministerie van Defensie.

Dit ga je doen

De politiek-bestuurlijke omgeving waarin de medewerkers van het kabinet zich bewegen vereist correct en representatief optreden bij alle contacten, waarbij de belangen van de (plaatsvervangend) Directeur-Generaal, in brede zin worden behartigd.

Als managementondersteuner voer je secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden uit. Deze werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Coördineert het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten.
• Coördineert de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken.
• Het voeren van agendabeheer en coördinatie logistiek (vervoer). Het signaleren van ontwikkelingen, knelpunten en aandachtspunten en deze waar nodig onder de aandacht brengen van (adviseur) P-DGB.
• Het zorgdragen voor afhandeling van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken.
• Het coördineren van complexe informatiestromen.
• Organisatorische werkzaamheden van algemene aard, van het organiseren van vergaderingen tot grotere bijeenkomsten.
• Het fungeren als "buffer" en vraagbak naar de interne organisatie en externe omgeving.
• Het bewaken van de voortgang en afhandeling van stukken.
• Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen.
• Het verzorgen van correspondentie op basis van globale aanwijzingen.
• Het ontvangst en te woord staan van bezoekers.
• Waar nodig en proactief draag je bij aan werkzaamheden en doelstellingen van het Kabinet.

Dit krijg je

• Schaal 8
  €3.736 - €5.015 (bruto)
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• 38 uur
• Dit salaris is gebaseerd op een 38 urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

Werk- en denkniveau: MBO

Competenties/ gedragskenmerken

• Klant- en mensgericht
• Samenwerkingsgericht
• Plannen en organiseren
• Proactief
• Signalerend
• Organisatiegericht
• Integer
• Leergierig
• Gestructureerd
• Communicatief

Heb je nog geen ervaring als managementassistent, maar ben je op zoek naar een dynamische werkomgeving met veel afwisseling, verantwoordelijkheid en ruimte om jezelf te ontwikkelen? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren. We kijken nadrukkelijk naar jouw motivatie, competenties en werk- en denkniveau en niet uitsluitend naar ervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring in een andere rol waarin je hebt laten zien dat je kunt organiseren, verbinden, prioriteren en proactief handelen, kan minstens zo waardevol zijn.

Benodigde kennis en vaardigheden

• Kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures.
• Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in het coördineren van (complexe) informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
• Inzicht in en gevoel voor (ambtelijke en politieke) belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.

Hier kom je te werken

Meer over Bestuursstaf

Werken bij Defensie betekent werken bij een organisatie die beschermt wat ons dierbaar is. wij strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Werkomgeving

Bij deze vacature draag je bij aan deze betere wereld vanuit de Bestuursstaf, specifiek het Directoraat Generaal Beleid, in Den Haag.

De Bestuursstaf is verantwoordelijk voor de besturing van Defensie door:

1. het ontwikkelen van de Defensievisie, de strategie, het beleid, de plannen, de regelgeving en de evaluatie;
2. het uitvoeren van de operationele gereedstelling, inzet, ondersteuning, het militair advies en de behoeftestelling;
3. het houden van toezicht op de begroting, het financieel beheer, met behulp van managementinformatie.

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.