Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse bij VORM zorg jij ervoor dat het bestuur vooruit kan. Je houdt overzicht, bewaakt prioriteiten en zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd. Maar je doet meer dan dat: je denkt mee, signaleert wat er nodig is en helpt van een half idee iets concreets te maken!

• Rotterdam
• Secretarieel / administratief

“Ik zoek niet alleen een goede bestuurssecretaresse. Ik zoek iemand die uiteindelijk echt mijn rechterhand en sparringpartner wordt.’’ - Michiel de Vries, COO VORM

Een sparringpartner, geen ja-knikker. Je hebt een eigen mening en durft die te delen, gevraagd én ongevraagd. Direct, maar met gevoel voor de situatie en de mensen om je heen. Kritisch zijn mag, zolang je ook meedenkt over hoe het wél kan.

Van half idee naar concrete verbetering. Een half idee laat je niet op een lijstje staan: je stelt vragen, zoekt dingen uit, brengt structuur aan, betrekt de juiste mensen en brengt het van “zouden we hier niet iets mee kunnen?” naar “dit is hoe we het kunnen doen.”

Slimmer en eenvoudiger werken met digitalisering en AI. Je bent nieuwsgierig naar digitalisering en AI. Je kijkt actief hoe we ons werk slimmer en eenvoudiger kunnen maken. Je hoeft daarin geen expert te zijn, maar wel dat je dingen uitprobeert, ideeën oppakt en helpt om ze van een eerste gedachte naar een werkende oplossing te brengen.

Een samenwerking met een klik. Je werkt heel intensief samen met de COO. Dat vraagt om vertrouwen en om persoonlijke chemie. Naarmate jullie langer samenwerken, leer je steeds beter hoe de COO denkt en werkt en wat voor hem en het bestuur belangrijk is. Het ideaal: op een gegeven moment heb je aan een half woord genoeg en kom je soms al in actie voordat erom gevraagd wordt. Je voelt eigenaarschap voor wat jullie afspreken: als iets moet gebeuren, pak je het zelf op of zorg je dat de juiste persoon ermee aan de slag gaat. En minstens zo belangrijk: samen kunnen lachen en relativeren als het kan, en serieus zijn als de situatie daarom vraagt.

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse ben je veel meer dan de organisatorische ondersteuning achter de schermen. Je zorgt ervoor dat onze COO zijn werk goed kan doen: je beheert een complexe agenda, bereidt overleggen voor en bewaakt acties, besluiten en deadlines. Je kijkt vooruit en ziet soms al wat nodig is voordat erom gevraagd wordt.

Concreet ga je:

• De COO primair ondersteunen en zijn agenda en prioriteiten bewaken;
• Vooruitkijken en signaleren wat aandacht of actie nodig heeft;
• Overleggen voorbereiden en organiseren, en zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is;
• Acties, besluiten en deadlines bewaken en mensen waar nodig aanspreken;
• Als sparringpartner gevraagd én ongevraagd meedenken;
• Ideeën oppakken, structureren en vertalen naar concrete verbeteringen;
• Werkzaamheden standaardiseren, structureren en digitaliseren, en experimenteren met AI;
• Presentaties, voorstellen en andere stukken meelezen, aanscherpen en redigeren;
• Bijeenkomsten en activiteiten rondom het bestuur organiseren;
• Schakelen met collega’s en externe relaties op verschillende niveaus;
• Samen met twee collega’s de CEO, COO en CFO ondersteunen.

Je vormt samen met twee andere bestuurssecretaresses het bestuurssecretariaat. Jouw focus ligt op de ondersteuning van de COO, maar jullie werken nadrukkelijk als één team: je stemt veel met elkaar af, helpt elkaar en neemt werk van elkaar over, zodat de CEO, COO en CFO goed worden ondersteund. Ook werk je nauw samen met de businesspartners van het bestuur, zodat onderwerpen verder komen en de juiste mensen op het juiste moment betrokken zijn.

Dit ben jij

Je bent sterk in organiseren en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk gebeurt. Je neemt initiatief, voelt verantwoordelijkheid voor het resultaat en brengt positieve energie mee. Je bent kritisch, maar altijd met de instelling dat we samen iets beter willen maken. En je bent flexibel: het bestuur werkt niet volgens een strak 9-tot-5-patroon. Als de agenda daarom vraagt, schakel je mee, ook als dat even buiten de standaard kantooruren valt.

“Je kunt op papier aan alle eisen voldoen, maar we gaan heel intensief samenwerken. Dan moet er ook gewoon een klik zijn.” - Michiel de Vries, COO VORM

Je brengt mee:

• HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie op directie- of bestuursniveau
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden: je communiceert helder en professioneel, maar durft ook direct te zijn;
• Een proactieve en zelfstandige manier van werken;
• Nieuwsgierigheid en interesse in digitalisering, AI en nieuwe manieren van werken;
• Het vermogen om hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie;
• Zorgvuldigheid, discretie en betrouwbaarheid, want je gaat om met vertrouwelijke informatie;
• Een positieve, optimistische instelling en de flexibiliteit om goed om te gaan met drukte en onverwachte situaties.

Wat bieden wij jou?

Je krijgt bij VORM veel ruimte en verantwoordelijkheid. Daar staat natuurlijk ook iets tegenover:

• Een salaris tussen de € 5.500,- en € 6.500,- per maand, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Maar liefst 35 verlofdagen per jaar;
• Een goed geregelde pensioenregeling via Nationale-Nederlanden, zodat je later zorgeloos kunt genieten;
• Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 3.000,- per jaar voor opleidingen, trainingen of coaching;
• Een fulltime werkweek van 38,75 uur;
• Voor een kleine bijdrage dagelijks een gezonde, versbereide lunch in onze kantine;
• Werken bij een organisatie met een duurzame en sociale missie: we bouwen niet alleen aan projecten, maar ook aan mensen;
• Een omgeving waarin leren, ontwikkelen en samenwerken centraal staan.

Bij VORM werken we hard, maar we vinden het minstens zo belangrijk om samen te genieten. Denk aan een gezellige zomer-BBQ of even ontspannen met een stoelmassage. En wil je iets extra’s doen voor het goede doel? Sluit je dan aan bij ons enthousiaste Roparun-team.

VORM Staf

Binnen VORM Staf werken we aan de structuur en slagkracht van de organisatie. Onze afdelingen directiesecretariaat, ICT, HR, finance, coporate communicatie, QHSE en facilitair werken multidisciplinair samen om processen, middelen en informatie naadloos op elkaar af te stemmen. We richten systemen slim in en zorgen dat teams weten waar ze op kunnen bouwen. Van het aantrekken van talent en het inrichten van werkplekken tot het sturen op veiligheid en kwaliteit en het versterken van in- en externe communicatie. We zorgen dat alles klopt en op elkaar aansluit.