Adviseur gemeentesecretaris / bestuursadviseur concerndirectie

Als Adviseur gemeentesecretaris / bestuursadviseur concerndirectie ben je een spil in de brede ondersteuning van de concerndirectie, je bent bestuursadviseur naar de gemeentesecretaris en je bent een belangrijke schakel in de organisatie.

Utrecht heeft jou nodig!
Dat Utrecht groeit zie je als je door de stad loopt, maar ook in de organisatie is dat merkbaar. We werken aan en investeren in hoogwaardige, duurzame en inclusieve groei vanuit het principe van ‘gezond stedelijk leven voor iedereen’. Om onze lange termijn ambities te realiseren zetten wij ons keihard in. Daarin kijken we voorbij afdelingen of de horizon van morgen. Het is de taak van de gemeentesecretaris en de concerndirectie om de organisatie hierin te leiden. De concerndirectie stuurt als één team en handelt in het belang van de stad en de organisatie als geheel.

• 36 - 36 uur
• 5958 - € 7837

Dit is je werk

In deze functie heb je een stevige rol in de advisering van onze gemeentesecretaris Michiel Ruis en in het functioneren van de concerndirectie. Je bent de één-op-één adviseur van de gemeentesecretaris. In een complexe en dynamische politiek-bestuurlijke omgeving adviseer je hem over uiteenlopende vraagstukken, houd je overzicht en help je hem effectief invulling te geven aan zijn verschillende rollen. Denk hierbij aan uiteenlopende onderwerpen die samenhangen met de organisatie, zoals organisatieontwikkeling, ziekteverzuim en diversiteit en grote opgaven en transities in een groeiende stad. Je gaat hands-on aan de slag en bent verbindend. Je komt snel tot de kern van een vraagstuk en helpt je collega’s daarbij. Je kan net een zetje geven als iets stokt. Je adviseert en stuurt (bij) op proces en hebt daarbij oog voor positie van de gemeentesecretaris en concerndirectie. Je vindt de kwaliteit van stukken belangrijk en adviseert hierover, zonder de verantwoordelijkheid over te nemen. Deze adviseursrol combineer je met het secretarisschap van de wekelijkse vergaderingen van de concerndirectie. Je bent daarin meer dan alleen procesmatig sterk. Je handhaaft afspraken, bewaakt de planning en zorgt dat afspraken worden nageleefd, zonder de bedoeling uit het oog te verliezen.

Concreet betekent dit dat jij:

• de gemeentesecretaris proactief adviseert, je bent sparringspartner en vertrouweling. Je bent de spil in het team van de gemeentesecretaris en werkt daarbij nauw samen met de communicatieadviseur en secretariaat van de gemeentesecretaris;
• de concerndirectie adviseert over inhoudelijke ontwikkelingen en de rol van de directie daarin;
• een verbindende rol vervult binnen de organisatie en, waar nodig, optreedt als opdrachtgever. Ook waar het gaat om de organisatie van heidagen of voor organisatiebrede belangrijke momenten zoals de nieuwjaarsreceptie;
• verantwoordelijk bent voor de agenda, verslaglegging en opvolging van de overleggen van de concerndirectie. Je zorgt dat besluiten worden uitgezet, bewaakt de voortgang en weet de kern van besluiten helder over te brengen;
• zorgt voor scherpte in de vergaderingen, positief-kritische verbetervoorstellen doet en knelpunten tijdig bespreekbaar maakt;
• een procesondersteuner functioneel aanstuurt voor de praktische ondersteuning van overleggen, heisessies en andere bijeenkomsten.

Dit is je werkplek

Voor jou is er plek bij de afdeling Strategie en Public Affairs binnen het organisatieonderdeel Strategie en Bestuur. Je thuisbasis is een team van secretarissen en concernstrategen. Dit organisatieonderdeel ondersteunt en adviseert het college van B&W en de concerndirectie. Je werkt dus dicht bij de plek waar bestuurlijke keuzes worden voorbereid.

Binnen Strategie en Bestuur werken collega’s aan brede en soms complexe vraagstukken voor de hele organisatie. Het organisatieonderdeel houdt zich onder andere bezig met de strategische agenda van de gemeente Utrecht, lobby en relatiebeheer, besluitvorming en bestuursondersteuning.

Je werkt in een omgeving waar het tempo hoog ligt en waar betrouwbaarheid en zorgvuldigheid belangrijk zijn. Er wordt hard gewerkt in een informele werksfeer, waarbij medewerkers elkaar makkelijk weten te vinden. Onze medewerkers hebben een hoge betrokkenheid bij de stad, het bestuur en bij elkaar.

Je standplaats is het Stadskantoor, met uitzicht over de stad waar je voor werkt. Omdat je verschillende rollen hebt als secretaris en adviseur, heb je veel contact met collega’s uit verschillende domeinen, portefeuilles en organisatieonderdelen. Dat maakt deze functie breed, afwisselend en zichtbaar binnen de organisatie. Vanwege vaste vergaderingen en de directe sparringsrol is het nodig om regelmatig op kantoor te zijn, in ieder geval op maandag, woensdag en (deels) vrijdag.

Daarnaast maak je deel uit van de crisisorganisatie van de gemeente Utrecht. In dit kader kun je worden ingezet als ondersteuner van het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) en draai je piketdiensten. Op jaarbasis gaat het om 7 keer een 24-uursdienst tijdens recessen, 14 nachtdiensten en 5 keer een 24-uursdienst in weekenden buiten het reces.

Dit is jouw inbreng

• hbo / wo werk- en denkniveau;
• ervaring binnen een gemeentelijke of andere politiek-bestuurlijke organisatie.
• ruime ervaring in een advies- en secretarisrol waarin je besluitvorming op management-, directie- of concernniveau voorbereidde en begeleidde;
• ervaring met het beoordelen, structureren en aanscherpen van voorstellen of andere besluitvormingsstukken;
• ervaring met het gelijktijdig organiseren en bewaken van meerdere overleg- en besluitvormingsprocessen, inclusief de opvolging van afspraken en besluiten.

Je hoeft niet op elk onderwerp inhoudelijk specialist te zijn. Wel heb je voldoende inzicht om het overleg goed te kunnen volgen, samenhang tussen onderwerpen te herkennen en de juiste vragen te stellen en interventies te doen.

Daarnaast laat je de volgende competenties in de praktijk zien:

Duidelijk, resultaatgericht en aanspreken (DRA)
Je formuleert helder wat is afgesproken, wat nog openstaat en wat nodig is voor vervolg. Je spreekt betrokkenen direct en professioneel aan wanneer opvolging, verduidelijking of aanscherping nodig is.

Zorgvuldig
Je werkt nauwkeurig, betrouwbaar en navolgbaar. Je let op volledigheid, heldere formulering en goede vastlegging van afspraken, acties en vervolgstappen.

Organisatiesensitief
Je herkent belangen, gevoeligheden en afhankelijkheden rond onderwerpen die worden besproken. In jouw rol weet je verbanden en verbinding te leggen, zowel op inhoud als tussen mensen. Herkennen van verschillende belangen en perspectieven is daar onderdeel van.

Integraal werken
Je kijkt verder dan één domein, portefeuille of organisatieonderdeel. Je begrijpt dat de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en de concerndirectie voor het geheel is. Jouw advies moet bijdragen aan concernbrede afweging.

Communicatief sterk
Je luistert goed, vat zorgvuldig samen en formuleert helder. Je zorgt dat informatie begrijpelijk wordt overgedragen. Ook als dat niet de boodschap is die men wil horen. En je weet net zo goed het gesprek te voeren met collega's als directeuren.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.
Jouw bijdrage doet er dus toe!

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 5.885 en € 7.740 op basis van 36 uur (schaal 13). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris, voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Hybride werken: je werkt op het Stadskantoor, maar het is ook mogelijk om af en toe thuis te werken. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling, en meer dan 100 onlinetrainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het stadskantoor.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag