Recordmanager

Recordmanager — Business Analyst (eCF-profiel) bij HR - Ministerie van Defensie.

• Startdatum: 01-11-2026
• Einddatum: 01-11-2027
• 36 uur per week
• Standplaats: Utrecht
• Dienstverband: Detachering
• Uurtarief: € Geen max uurtarief
• Hybride werken: Ja
• Frequentie thuiswerken: 2 dagen
• Consignatiediensten: Nee

Functie

Business Analyst (eCF-profiel)

Wat ga je doen

Projectwerkzaamheden

• Samen met de Product Owner DefDoc en het ontwikkelteam uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van opgeleverde functionaliteit en, in samenwerking met de Testcoördinator, formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan de Projectleider DefDoc-IB.
• Inrichten van de RMA-module (selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.).
• Inrichten van de DMS-kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en digitaal archiefbeheer (toepassing selectielijsten, overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc.).
• Opleiden van medewerkers in het gebruik van de RMA-module.
• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.

Lijnwerkzaamheden

• Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Coördineren van het beheer van de records management applicatie (RMA).
• Waarborgen van juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals Archiefwet en AVG).
• Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.
• Voorbereiden van het overbrengen van het digitaal archief naar het Nationaal Archief.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.

Verantwoordelijkheden en overige taken

• Bijdragen aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie.
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen.
• Ondersteunen van digitale transformatie en identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen.
• Aanreiken van mogelijke ICT-oplossingen die passen bij de ICT-strategie.
• Ontwikkelen van businesscases voor voorgestelde oplossingen.
• Analyseren van vereiste informatie en documenten.
• Opstellen van een plan voor continuïteit van operaties.

Competenties

Generieke beschrijving

• Identificeren en beheren van gestructureerde en ongestructureerde informatie met aandacht voor beleid voor informatieverspreiding.
• Creëren van informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken.
• Begrijpen van de juiste tools voor creëren, extraheren, onderhouden, vernieuwen en verspreiden van bedrijfskennis.
• Analyseren van het bedrijfsdomein en informatieprocessen; formuleren van functionele en niet-functionele vereisten en adviseren over de levenscyclus van informatieoplossingen.

eCF-profiel: Business Analyst
Referentie gebied: D.10 Informatie- en kennismanagement

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Kandidaten dienen in hun cv duidelijk aan te tonen dat zij over de gevraagde eCF-competenties en het bijbehorende niveau beschikken (omschrijving van rol, werkzaamheden en mate van aansluiting op de gevraagde eCF-competenties).

Eisen & wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel of soortgelijke functie.
• HBO/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
• Ervaring met implementatie van records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.
• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.
• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer (bijv. Archiefwet, AVG/GDPR, ISO 15489).
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijv. Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).

Competenties

• Identificeert gestructureerde en ongestructureerde informatie
• Beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie
• Houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding
• Creëert informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te creëren
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te extraheren
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te onderhouden
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te vernieuwen
• Begrijpt de juiste tools die ingezet kunnen worden om bedrijfskennis te verspreiden en zo te profiteren van het informatie-item