Coördinerend Programmasecretaris

ICTU zoekt een Coördinerend Programmasecretaris.

Functieomschrijving

Je neemt de rol van coördinator en secretaris binnen het programma Zicht op Nederland (ZoN) — Datafundament. Je levert zelfstandig strategische advies- en governanceproducten, coördineert werkzaamheden en verzorgt de vastlegging en transparantie van afspraken.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Analyseren: zelfstandige analyse van strategische en organisatie-overstijgende vraagstukken en het in kaart brengen van samenhang tussen inhoudelijke, organisatorische en bestuurlijke aspecten.
• Voorbereiden besluitvorming: verzamelen van benodigde informatie en standpunten van interne en externe stakeholders en opstellen van adviezen en besluitvormingsstukken.
• Opleveren producten: leveren van overeengekomen adviezen, governanceproducten en andere afgesproken resultaten ten behoeve van het programma ZoN Datafundament.
• Coördineren: organiseren en zelfstandig coördineren van afstemming tussen verschillende partijen waar dat nodig is om resultaten te realiseren.
• Plannen en vertalen: bewaken van de beheer- en ontwikkelportefeuille van de nationale geo-informatie-infrastructuur (NGII) en vertalen naar werkpakketten voor teamleden.
• Projectdoorloop: per geselecteerd project voorbereiden van een bestuurlijk leesbaar plan van aanpak; na akkoord zorgen voor uitvoering, implementatie en borging van de resultaten.
• Secretariële taken: voorbereiden en vastleggen van relevante bestuurlijke en inhoudelijke overleggen en zorgen voor transparante vastlegging van afspraken.
• Rapporteren: voortgangsrapportage over eigen werkzaamheden en signaleren van afwijkingen of knelpunten aan opdrachtgever en programmaraad.

Werkwijze en bevoegdheden

• Je bepaalt zelfstandig de wijze van uitvoering van werkzaamheden.
• Je organiseert afstemming en samenwerking met programmamanagement, gedelegeerd opdrachtgever, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen.
• Je bent niet belast met lijnmanagement, personele aansturing of inhoudelijke aansturing van medewerkers van andere organisaties.

Gewenste kennis en vaardigheden

• Ervaring met het analyseren van strategische en organisatie-overstijgende vraagstukken en met het opstellen van besluitvormingsstukken en adviezen.
• Sterke coördinerende en organisatorische vaardigheden, inclusief het faciliteren van afstemming tussen diverse stakeholders.
• Begrip van beheer- en ontwikkelportefeuilles en het vertalen daarvan naar concrete werkpakketten.
• Goede communicatieve vaardigheden en nauwkeurigheid bij voorbereiding en vastlegging van bestuurlijke en inhoudelijke overleggen.

Eisen

• Ruime ervaring met het inrichten van interbestuurlijke, multidisciplinaire projecten of teams en het coördineren van inhoudelijke activiteiten.
• Ervaring met het analyseren en structureren van vraagstukken en het vertalen daarvan naar concrete projectopdrachten en plannen van aanpak.
• Aantoonbare ervaring met het opstellen, presenteren en begeleiden van bestuurlijke besluitstukken voor management en team.
• Ervaring met projectgovernance, portfolioprioritering, planning, capaciteits- en middelenraming, risicomanagement en voortgangsrapportage.
• Ervaring met stakeholdermanagement in een complexe of politiek-bestuurlijke omgeving en met schakelen tussen directie, management, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen.
• Aantoonbare ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau.
• Ervaring met diverse methoden van kennisdeling.
• Aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met inrichting en uitvoeren van programma’s en/of projecten in multidisciplinaire en interbestuurlijke omgevingen.
• Minimaal 4 jaar ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring binnen het domein met brede kennis van het maatschappelijk belang, het krachtenveld en de rollen van de regiepartij, bronhouders, gebruikers en uitvoerende partners, waaronder: MinBZK (RO), Kadaster, Geonovum, VNG.
• Vermogen om zelfstandig en resultaatgericht te werken, terwijl betrokkenen tijdig worden verbonden en benodigde besluiten expliciet worden voorgelegd.

Wensen

• Kandidaat heeft een aantoonbaar actief netwerk binnen alle hiervoor genoemde relevante partijen.
• Kandidaat heeft inhoudelijke kennis van en aantoonbaar ervaring met de GEO-basisregistraties in Nederland.
• Kandidaat heeft kennis van en aantoonbare ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau.
• Kandidaat heeft kennis en ervaring met kennisdeling in multidisciplinaire teams met stakeholders en teamleden uit verschillende organisaties.

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Analytisch vermogen
• Resultaatgerichtheid
• Besluitvaardigheid
• Onafhankelijkheid
• Verbindend leiderschap
• Omgevingsbewustzijn
• Planmatig werken
• Implementatiekracht