Administratief Medewerker ESF (20 u/pw)

R.E.T. N.V. zoekt een administratief medewerker voor de ESF-subsidieadministratie. In deze zelfstandige rol ben je verantwoordelijk voor het volledige beheer van de subsidieadministratie en zorg je ervoor dat subsidieaanvragen correct worden uitgevoerd, de projectadministratie op orde is en einddeclaraties tijdig, juist en volledig worden verantwoord.

Werkzaamheden

• Je verwerkt weekstaten.
• Je ziet toe op de juiste invulling van de weekstaten.
• Je bewaakt de tijdige verwerking van weekstaten in de administratie.
• Je verzamelt, controleert en archiveert bewijsstukken en deelnemersadministraties digitaal conform ESF-richtlijnen.
• Je stelt voortgangsrapportages op.
• Je stemt bevindingen af met control.
• Je hebt contact met de verschillende afdelingen.
• Je dient subsidieaanvragen tijdig en volledig in.
• Je signaleert en beheerst subsidierisico's vroegtijdig.
• Je rondt controles en audits zonder noemenswaardige bevindingen af.
• Je stelt einddeclaraties correct en tijdig vast.

Resultaatopdracht

• Subsidieaanvragen indienen: 100% van de subsidieaanvragen wordt volledig en uiterlijk vóór de gestelde indieningsdeadline ingediend.
• Weekstaten verwerken: 100% van de ontvangen weekstaten wordt binnen 5 werkdagen na ontvangst verwerkt in de administratie.
• Kwaliteit weekstaten bewaken: Minimaal 95% van de weekstaten wordt volledig en correct ingevuld aangeleverd; afwijkingen worden binnen 3 werkdagen teruggekoppeld aan de verantwoordelijke afdeling.
• Tijdige verwerking realiseren: Wekelijks wordt gemonitord dat alle weekstaten vóór de interne deadline zijn verwerkt, met een nalevingspercentage van minimaal 98%.
• Administratie en bewijsstukken beheren: 100% van de vereiste bewijsstukken en deelnemersdossiers wordt verzameld, gecontroleerd en digitaal gearchiveerd conform ESF-richtlijnen.
• Voortgang rapporteren: Maandelijks wordt een voortgangsrapportage opgesteld en verstrekt aan management en control.
• Afstemming met control: Bevindingen uit controles worden binnen 10 werkdagen besproken en waar nodig opgevolgd met corrigerende maatregelen.
• Interne samenwerking: Minimaal eens per maand vindt afstemming plaats met betrokken afdelingen over de voortgang, naleving en eventuele knelpunten binnen subsidieprojecten.
• Naleving ESF-richtlijnen: Alle projectdossiers voldoen gedurende de gehele projectperiode aan de geldende ESF-richtlijnen en subsidievoorwaarden.
• Risicobeheersing: Subsidierisico's worden minimaal elk kwartaal geïnventariseerd en geregistreerde risico's worden binnen 20 werkdagen voorzien van beheersmaatregelen.
• Audit- en controlegereed werken: Minimaal 95% van de controles en audits wordt afgerond zonder materiële bevindingen of financiële correcties.
• Einddeclaraties opstellen: 100% van de einddeclaraties wordt correct vastgesteld en ingediend binnen de geldende termijn.

Gewenste eigenschappen

• Nauwkeurig
• Proactief
• Verantwoordelijk en zelfstandig kunnen werken

Eisen

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het verzamelen en beoordelen van bewijsstukken.
• Ervaring bij ESF-projecten of soortgelijke subsidieprojecten is een pré.

Competenties

• Je hebt goede communicatieve vaardigheden.
• Je bent zelfstandig, gestructureerd en doel-/resultaatgericht.
• Je bent nauwkeurig.
• Je bent proactief.