Beleidsadviseur RDM

Voor HR - Ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V) zoeken wij een Beleidsmedewerker Records- en Datamanagement.

Functieomschrijving

Als beleidsmedewerker Records- en Datamanagement ben je verantwoordelijk voor het ontwikkelen, actualiseren en onderbouwen van beleid voor goed informatiebeheer. Je levert beleidsvoorstellen die bijdragen aan een duurzame, rechtmatige en toekomstbestendige informatiehuishouding, in lijn met DUTO, de Archiefwet en aanverwante wet- en regelgeving. Je analyseert ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitale duurzaamheid en vertaalt deze naar concreet en toepasbaar beleid. Je werkt nauw samen met andere beleidsadviseurs Recordsmanagement, medewerkers Informatiebeheer en relevante stakeholders en draagt zorg voor de inhoudelijke kwaliteit, consistentie en uitvoerbaarheid van het informatiebeheerbeleid.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Ontwikkelen van informatiebeheerbeleid: opstellen van beleidsvoorstellen voor goed informatiebeheer, waaronder beleid op DUTO, documentbeheer, vervanging, vernietiging en overbrenging, met heldere beleidsmatige onderbouwing en aansluiting op organisatiebrede doelen.
• Beleidsvertaling wet- en regelgeving: vertalen van externe ontwikkelingen zoals de (vernieuwde) Archiefwet, Woo, rijksbrede kaders en richtlijnen naar organisatie-specifiek beleid en kaders voor uitvoering.
• Advisering en kaderstelling: adviseren van management, beleidsmakers en uitvoerende teams over de inrichting en doorontwikkeling van de informatiehuishouding en het stellen van inhoudelijke kaders voor de uitvoering.
• Samenhang en consistentie: bewaken van samenhang tussen beleidsdocumenten, richtlijnen en plannen, waaronder het informatiebeheerplan, en zorgen voor consistentie binnen het beleid van RDM.
• Onderbouwing en impactanalyse: in kaart brengen van de impact van beleidsvoorstellen op processen, systemen en organisatie en zorgen dat beleidskeuzes goed zijn onderbouwd en uitvoerbaar.
• Kennisdeling en positionering RDM: bijdragen aan de inhoudelijke profilering van RDM door kennis te delen, beleid toe te lichten en bij te dragen aan een gedeeld kader.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of vergelijkbare disciplines.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Woo en aanverwante regelgeving voor informatiebeheer en in staat zijn om deze te interpreteren en te vertalen naar beleid, kaders en concrete consequenties voor processen en systemen.
• Ervaring met Document Management Systemen (DMS) en Records Management Applicaties (RMA).
• In staat zijn om wettelijke verplichtingen en normenkaders te vertalen naar proportionele en uitvoerbare beleidskeuzes waarbij je rekening houdt met risico’s, organisatorische uitvoerbaarheid, processen en technische mogelijkheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met het vermogen om effectief te communiceren op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Zelfstandigheid en een proactieve werkhouding; in staat om direct de benodigde werkzaamheden op te pakken en te coördineren.
• Goede netwerker en flexibel in omgang.

Wensen

• Ervaring bij een (semi)overheidsorganisatie en met name bij het opstellen van beleidsstukken.
• Kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop.
• Ervaring met het werken in een dynamische organisatie en het begeleiden van veranderingen binnen een complexe context.