Medewerker Subsidiebureau

Krijg je energie van het regelen van het subsidieproces én draag je graag je steentje bij aan de doelstellingen die de gemeente wil bereiken?

Functie

Werk waar je trots op kan zijn

Met subsidies ondersteunt de gemeente activiteiten en initiatieven die bijdragen aan maatschappelijke doelen. Je kunt hierbij denken aan projecten op het gebied van sport, cultuur, welzijn, leefbaarheid en ondersteuning van inwoners. Als medewerker subsidiebureau heb jij een belangrijke rol in de beoordeling, toekenning en juiste verwerking van deze aanvragen.

Dit ga je doen

Als medewerker subsidiebureau beoordeel je subsidieaanvragen en zorg je voor een zorgvuldig en goed onderbouwd behandelproces. Je controleert of een aanvraag volledig is, aan de voorwaarden voldoet en aansluit bij de doelen van de subsidieregeling. Daarbij kijk je ook kritisch naar de inhoud, de haalbaarheid en de financiële onderbouwing.

Ontbreekt er informatie of is iets niet duidelijk? Dan neem je contact op met de aanvrager. Je stelt gerichte vragen en zorgt dat je over de juiste informatie beschikt om een goede beoordeling te kunnen maken.

Op basis van jouw bevindingen stel je een helder en objectief advies op voor de accounthouder of beleidsmedewerker. Je werkt daarbij samen met collega’s vanuit beleid, financiën en juridische zaken. Zo draag je bij aan besluiten die zorgvuldig, uitlegbaar en juridisch houdbaar zijn.

• Je behandelt subsidieaanvragen en bent verantwoordelijk voor de voortgang en kwaliteit van jouw dossiers.
• Je beoordeelt subsidieaanvragen op volledigheid, kwaliteit, voorwaarden en haalbaarheid.
• Je toetst aanvragen aan de subsidieregeling, de Algemene subsidieverordening, relevante wet- en regelgeving en gemeentelijke beleidsdoelen.
• Je controleert de inhoudelijke en financiële onderbouwing van een aanvraag.
• Je vraagt aanvullende informatie op als gegevens ontbreken of onvoldoende duidelijk zijn.
• Je onderhoudt contact met aanvragers over de inhoud en voortgang van hun aanvraag.
• Je stelt objectieve en navolgbare adviezen op voor accounthouders en beleidsmedewerkers.
• Je bewaakt wettelijke en interne behandeltermijnen en onderneemt actie wanneer vertraging dreigt.
• Je stemt aanvragen af met accounthouders, beleidsmedewerkers, juristen en financiële collega’s.
• Je zorgt dat dossiers volledig, actueel en goed overdraagbaar zijn.
• Je signaleert knelpunten in regelingen en werkprocessen en bespreekt deze met je collega’s.
• Je draagt met praktische voorstellen bij aan de verbetering van het subsidieproces en de dienstverlening aan aanvragers.

Hoe ziet jouw werkdag er ongeveer uit?

Na een korte wandeling van het station naar het gemeentehuis loop je om 08.45 het gemeentehuis binnen. Je haalt een kop koffie, zoekt een plekje bij je collega’s op de 2e verdieping en klapt je laptop open. Je scant je mailbox en bekijkt wat er is binnengekomen aan nieuwe subsidieaanvragen. Je maakt een planning voor de aanvragen die je vandaag wilt beoordelen. Bij één aanvraag ontbreekt er informatie. Je belt de aanvrager om toe te lichten welke informatie nog nodig is en spreekt af wanneer deze wordt aangeleverd.

Daarna beoordeel je een aanvraag voor een maatschappelijk initiatief. Je controleert of de activiteiten binnen de subsidieregeling passen en of de kosten voldoende zijn onderbouwd. Over een van de voorwaarden twijfel je. Je legt de vraag voor aan een juridisch adviseur en bespreekt met de beleidsmedewerker in hoeverre het initiatief aansluit bij de beleidsdoelen.

Na dit overleg werk je jouw beoordeling uit. Je beschrijft wat je hebt getoetst, welke aandachtspunten er zijn en welk besluit volgens jou het meest passend is. De accounthouder kan jouw advies gebruiken bij de verdere besluitvorming.

Later op de dag bekijk je de openstaande dossiers en controleer je de behandeltermijnen. Een paar aanvragen vragen nog om actie. Je zet de vervolgstappen uit en stemt waar nodig af met collega’s.

Tijdens een teamoverleg bespreek je dat bij meerdere aanvragen dezelfde onduidelijkheid ontstaat. De tekst van de regeling blijkt voor aanvragers niet helder genoeg. Je doet een concreet voorstel om de aanvraagvoorwaarden aan te scherpen. Zo voorkom je dat dezelfde vragen steeds opnieuw terugkomen. Na het overleg werk je je mailbox bij en kijk je alvast naar de voorraad voor morgen zodat je met een voldaan gevoel je laptop kunt afsluiten.

Dit neem je mee

De ongeveer 40 uitgaande subsidieregelingen van de gemeente Woerden werden tot voor kort door de beleidsafdelingen zelf verstrekt, maar in het kader van de organisatieontwikkeling is besloten de subsidieverstrekking te centraliseren in een nieuw op te zetten subsidiebureau. Het subsidiebureau wordt geplaatst bij team Financiën en bestaat uit een coördinator en een medewerker. Het betreft dus een nieuw organisatieonderdeel en een nieuwe inrichting van een bestaand proces. Je moet het leuk vinden om te werken te midden van deze dynamiek.

• Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en kunt subsidieaanvragen kritisch en objectief beoordelen.
• Je communiceert helder met aanvragers en collega’s en weet wanneer je zelfstandig kunt handelen of juist afstemming nodig hebt.
• Je bent gewend om met meerdere dossiers en deadlines tegelijk te werken. Zie je dat iets niet klopt of beter kan? Dan benoem je dat en denk je mee over een praktische oplossing.

Competenties

• Analytisch vermogen
• Oordeelsvorming
• Nauwkeurigheid
• Communicatieve vaardigheden
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Verbetergerichtheid

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe medewerker subsidiebureau maakt?

• hbo- werk- en -denkniveau;
• ervaring met subsidies en het beoordelen of behandelen van subsidieaanvragen;
• ervaring binnen een gemeente;
• kennis van subsidieprocessen en relevante wet- en regelgeving;
• ervaring met het opstellen van objectieve en goed onderbouwde adviezen;
• goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.

Kennis van de Algemene wet bestuursrecht, een Algemene subsidieverordening en gemeentelijke subsidieregelingen is een pre.

Team en organisatie

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van team Strategie Financiën en Control (SFC). Team SFC bestaat uit ongeveer 35 collega’s met diverse specialisaties binnen financiële en administratieve processen. Jij wordt onderdeel van het nieuw in te richten subsidiebureau dat aanvragen beoordeelt voor Woerden en Oudewater. Het subsidiebureau bestaat uit een coördinator en een medewerker en beslaat in totaal 1,7 fte.

Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk dat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.

Arbeidsvoorwaarden

• Wij bieden een salaris van € 3.568 tot € 5.096,- (schaal 9), inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
• Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, dat jij kunt inzetten waarvoor jij dat wilt.
• Je krijgt van ons een jaarcontract; bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen bij indiensttreding.