Afdelingssecretaris bij IT Continuity Center (ITCC)

Ministerie van Defensie

Dit ga je doen

Als afdelingssecretaris ben jij de centrale spil van de afdeling. Jij weet exact welke dossiers en thema's spelen, wie waar mee bezig is en wat de status is. Jij zet acties uit binnen en buiten de afdeling en bewaakt de voortgang. Maar dat niet alleen: je bereidt de MT's voor, neemt daaraan deel en denkt mee als sparringpartner voor het afdelingshoofd en het managementteam.

Ben jij iemand die zelfstandig werkt, snel overzicht creëert en gemakkelijk schakelt tussen verschillende belangen en stakeholders? Neem je initiatief, zie je kansen voor verbetering en krijg je energie van het verbinden van mensen, processen en onderwerpen? Dan krijg je binnen deze functie volop ruimte om eigenaarschap te tonen, eigen ideeën uit te werken en bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de afdeling.

Wat ga je doen?

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel ITCC als andere afdelingen binnen IT Infra voor tactische als strategische vraagstukken. Je zorgt dat vraagstukken worden uitgewerkt, houdt de voortgang van acties in de gaten en plant en begeleidt reviewmomenten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel ITCC als andere afdelingen als het gaat om rapporten, verbetervoorstellen, memo’s en andere besluitvormingsdocumenten.
• Je ondersteunt de besluitvorming binnen de afdeling door de MT-leden te voorzien van de juiste informatie en documenten.
• Je coördineert reviews van documenten en rapportages en doet hiervoor de inhoudelijke voorbereiding.
• Namens het MT pak je tactische en strategische vraagstukken op en help je anderen om op tijd stukken aan te leveren.
• Je ondersteunt het afdelingshoofd en het MT van de afdeling bij het verbeteren van de processen binnen het MT en de afdeling.
• Je bereidt het MT voor en neemt ook deel aan het MT om te zorgen dat alle actiepunten uit het MT helder zijn en opgevolgd worden.
• Namens de afdeling ben je productowner richting het Bedrijfsbureau voor zowel IT Infra-brede advies- als voor bedrijfsvoeringvraagstukken.
• Samen met de managementondersteuner en de afdelingsadviseur vorm je het ondersteunende team van het afdelingshoofd.
• Je bouwt een breed netwerk en weet dit ook goed te onderhouden.

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling.
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Je bent een zelfstandige professional die overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving. Je luistert goed naar wat er speelt binnen de organisatie, vertaalt signalen naar concrete acties en bent een stevige gesprekspartner voor bijvoorbeeld sectiehoofden, managers en andere stakeholders. Daarbij neem je initiatief, creëer je draagvlak en weet je verschillende belangen met elkaar te verbinden.

• Je hebt affiniteit met werken binnen een complexe overheidsorganisatie.
• Omgevingsbewust samenwerken, je weet hoe je de verschillende schakels binnen een dynamische organisatie op een lijn krijgt.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands).
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie.
• In staat om draagvlak te creëren voor je ideeën.

Gevraagde kennis/opleidingseisen

We vragen een afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in de richting van Informatica of Bedrijfskunde.

Ervaringseisen

• Ervaring in vergelijkbare functie: 2 tot 3 jaar.
• Ervaring in een overheidsomgeving is een pré.

Competenties

• Analyseren.
• Communiceren.
• Initiatief.
• Organisatiegericht.
• Plannen en organiseren.
• Verantwoordelijk.

Hier kom je te werken

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling ITCC van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT).

In een tijd van digitalisering is informatietechnologie (IT) voor Defensie van levensbelang en daardoor een absolute randvoorwaarde. De veiligheid en flexibiliteit van Defensiepersoneel in Nederland en in buitenlandse missiegebieden zijn hiervan afhankelijk. JIVC is het IT-bedrijf van Defensie en zorgt ervoor dat iedereen bij Defensie effectief kan samenwerken, in Nederland maar ook op missie.

Entiteit IT-Infra levert vanuit het JIVC alle benodigde IT-infrastructuuroplossingen voor Defensie. Dit gebeurt samen met ketenpartners, al dan niet in gemengde teams. IT-Infra hanteert een operatiemodel gericht op aanbodsturing en operational excellence. Dit betekent dat de IT-infrastructuur maximaal gestandaardiseerd en geautomatiseerd wordt geleverd. Waar standaardoplossingen niet voldoen, wordt bij uitzondering maatwerk geleverd. IT-Infra bestaat uit de afdelingen Infrastructuur Centrale Services (ICS), Platform Services Defensie (PSD), Generieke Infrastructuur Services (GIS), IT-Continuity Center (ITCC) en Generieke IT & Infrastructuur (GII).

Afdeling ITCC is voor de defensieonderdelen, op vredeslocaties, bij missies en oefeningen en voor een aantal ketenpartners binnen de overheid het loket voor informatievoorzieningsbehoeften, verzoeken om gebruikersondersteuning, het melden van verstoringen en het melden van security issues met betrekking tot de door JIVC geleverde diensten. Het ITCC bewaakt 7*24 uur de beschikbaarheid van de IT-diensten, de integriteit en exclusiviteit hiervan en monitort en mitigeert de cyberveiligheid van de defensienetwerken en systemen. Het ITCC speelt hiermee een cruciale rol in het garanderen van de bedrijfscontinuïteit van Defensie en haar ketenpartners.

Het ITCC bestaat uit 4 secties

• Service Desk Defensie (SDD): voor de klant hét loket en aanspreekpunt voor IT-behoeftes. Hier vindt intake plaats van behoeftestellingen en regie op realisatie. De SDD is voor de defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid het aanspreekpunt voor gebruikersvragen of het melden van verstoringen op het gebied van IV- en IT-dienstverlening.
• IT Operations Center (ITOC): draagt 7*24 uur zorg voor bediening, bewaking en instandhouding van hoog en laag gerubriceerde netwerken, computersystemen en IT-diensten met als doel de continuïteit van de betreffende diensten te borgen.
• Service Support Office (SSO): draagt zorg voor opzet, bestaan en werking van de ITIL Service Operation-processen. Het SSO voert de technische autorisatie uit en inhoudelijke controles op changes en projecten. Tevens zorgt het SSO voor beheer, configuratie en garantie op de beschikbaarheid van een geïntegreerde verzameling van management- en beheertooling. Het SSO beheert de CMDB en stuurt op een effectieve, efficiënte en gecontroleerde afhandeling van wijzigingen in de IT-infrastructuur.
• OnSite Support End User Devices (OSEUD): draagt de verantwoordelijkheid voor de volledige levenscyclus van werkplekken en daaraan gekoppelde randapparatuur. Het betreft werkplekken als desktops en laptops, maar ook tablets, gsm’s, smartphones en bijbehorende randapparatuur en wearables. Het team Field Services draagt zorg voor het vervangen en uitbreiden van end user devices op klantlocaties. Het team Logistiek en Materiaalbeheer draagt zorg voor het uitlevergereed maken van end user devices en voert voorraadbeheer hierop.

Je standplaats is Camp New Amsterdam in Huis ter Heide, een dynamische Defensielocatie centraal in het land. Je bent bereid te reizen indien nodig naar verschillende locaties zoals Den Helder, Maasland, Huis ter Heide en Utrecht. De werkomgeving is maatschappelijk relevant, volop in ontwikkeling en biedt ruimte voor eigen initiatief en groei.