Tenderspecialist

Mediq Nederland B.V. zoekt een Tenderspecialist die het projectmanagement van binnengekomen tenders coördineert en zorgt voor een tijdige administratieve afhandeling van tenders en tenderlikes. In deze rol monitor je gepubliceerde tender(like)s, stel je een stappenplan op, wijs je taken toe aan collega’s en bewaak je (tender)deadlines. Daarnaast zorg je voor de kwaliteit van aangeleverde stukken en schrijf of redigeer je algemene onderdelen van de tender.

Kerntaken

• Monitoren van tenderplatformen (bv. Tenderned en Mercell) en verzamelen van documenten.
• Organiseren en voorbereiden van multidisciplinaire (tender)meetings: go/no-go, kick-off en voortgangsmeetings.
• Verzamelen van noodzakelijke administratieve documenten (UEA, certificaten, bewijzen, etc.).
• Opzetten van taken en verantwoordelijkheden inclusief deadlines voor interne stakeholders en zorgen voor communicatie en opvolging.
• Contact onderhouden met Legal voor contractuele bijzonderheden en met Pricing voor prijsafspraken.
• Optreden als sparringpartner en interne stakeholders uitdagen om commerciële kansen te zien en te benutten.
• Indienen van vragen voor de NVL en delen van de antwoorden met betrokkenen.
• Zorgdragen voor het tijdig en correct indienen van alle (handgetekende) tenderstukken.
• Correcte archivering en rapportage van ingediende tenders.
• Opsturen van verplichte documenten en ondersteuning bij administratieve afhandeling na gunning.
• Bijhouden en aanvullen van de tenderpipeline.
• Schrijven en redigeren van algemene stukken en standaarddocumenten voor tenders.
• Screenen, controleren en verbeteren van aangeleverde stukken op basis van tendereisen.
• Uitwerken en up-to-date houden van een kennisdatabank met processen, werkinstructies en richtlijnen voor tenders.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor oplossingen binnen het tenderproces.
• Signaleren van commerciële kansen, gevaren en verbeterinitiatieven.

Bevoegdheden

• Delegeren van taken aan interne stakeholders.

Resultaten

• Behalen van gestelde deadlines en optimaliseren van procesdoorlooptijd.
• CSAT en interne zichtbaarheid.
• KPI’s: NS Tenders en winratio tenders.
• Innovatie: aantal verbeterende of vernieuwde tenderproposities.

Competenties

• Caring Heart
• Customer Drive
• Champion Spirit
• Stressbestendig
• Prioriteren
• Delegeren
• Stakeholdermanagement
• Gestructureerd
• Accuraat
• Analytisch vermogen
• Proactief
• Overtuigingskracht

Functie-eisen

• Hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
• Goede beheersing van Engels en/of Frans in woord en geschrift is een pré.

Specifieke kennis en vaardigheden

• Kennis van en ervaring met aanbestedingsregelgeving en -procedures.
• Commerciële vaardigheden.
• Tijdmanagementvaardigheden.
• Goede kennis van Excel, PowerPoint en Teams.
• Kennis van IT-systemen als C4C en MS Copilot is een pré.
• Kennis van en affiniteit met medische hulpmiddelen is een pré.