Project Management Ondersteuner IAM

Voor HR - Ministerie van Defensie zoeken we een Project Management Ondersteuner IAM.

Opdrachtomschrijving

Je voert in overleg met project- en beheerverantwoordelijken een verscheidenheid aan ondersteunende taken uit voor diverse projecten, projectmatige beheerswerkzaamheden en managementverantwoordelijkheden. Projecten bevinden zich in verschillende fasen, wat vraagt om proactief en reactief schakelen, prioriteren en het identificeren van de gemeenschappelijke deler. Je werkt in een dynamische en complexe omgeving waarin informatiestromen, werkwijzen, stakeholders en processen kunnen wijzigen.

Taken

• Ondersteunen bij de opmaak van documentatie, presentaties, (maand)rapportages, overzichten, nieuwsbrieven en communicatie.
• Verantwoordelijke collega’s proactief meenemen, informeren en voorstellen doen voor sturing.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor onderliggende taken en gedelegeerde werkzaamheden; grondige kennis van lopende zaken.
• Operationeel vertegenwoordigen van ondersteunende collega’s in overleggen en netwerken (planning, structuur, voortgang).
• Uitwerken van overleggen en acties, toedelen en inplannen van activiteiten.
• Schakelen en afstemmen met stakeholders en betrokken partijen.
• Centrale controle op voortgang, (project)hygiëne en budgetbeheer.
• Agendabeheer: bewaken van doorlooptijden en deadlines, planmatig werken, afspraken maken en informeren van betrokkenen.
• Signaleren van overschrijdingen, risico's en knelpunten en planmatig/gestructureerd werken om deze op te lossen.
• Opstellen en implementeren van ICT-kwaliteitsbeleid en -benadering afgestemd op de organisatiecultuur.
• Organiseren en geven van kwaliteitstrainingen; voorzien van kwaliteitsindicatoren voor ICT-managers.
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles en organiseren van klanttevredenheidsenquêtes.
• Projectteamleden ondersteunen bij het opstellen en uitvoeren van projectkwaliteitsplannen.

Competenties en missie

Je implementeert plannen voor veranderingsprogramma's en regisseert één of meerdere ICT-projecten om coördinatie en beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Je definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget. Je optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Je ontwikkelt noodplannen voor implementatieproblemen en levert projecten op tijd, binnen budget en volgens vereisten. Je creëert en onderhoudt documentatie voor monitoring van projectvoortgang. Je bevordert kwaliteitsbeleid en een omgeving van voortdurende verbetering.

Vereisten

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel of een soortgelijke functie.
• Minimaal een afgeronde HBO/Bachelor opleiding, of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring (zonodig toetsbaar in een assessment).

Wensen

• Bij voorkeur aantoonbare werkervaring met IAM (Identity Access Management).

Aanvullende informatie

• Hybride werken: Ja
• Frequentie thuiswerken: 2 dagen