Projectsecretaris – cluster SB

Bij Gemeente Rotterdam ga je aan de slag als projectsecretaris binnen cluster SB.

Jouw functie

Als projectsecretaris ben je het geweten van een project of programma en een betrouwbare sparringpartner voor de project- of programmamanager. Je bent breed inzetbaar, brengt je eigen kennisaccent en kwaliteiten in, bent inhoudelijk betrokken, kunt adviseren en pakt taken zelfstandig op. Waar nodig vervang je de project- of programmamanager tijdelijk.

Verantwoordelijkheden

Taken:

• Produceren van relevante projectdocumenten in samenwerking met betrokken specialismen, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten, en afstemmen van opzet, inhoud en besluitvorming met de project- of programmamanager.
• Voorbereiden, plannen, agenderen en verslagleggen van relevante overleggen of bijeenkomsten; beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Dienen als aanspreekpunt voor het project of programma, ook ten aanzien van bestuurlijke besluitvorming, en regie voeren op het bestuurlijke besluitvormingsproces.
• Bewaken van de voortgang van het project of programma op de GOTRICK-aspecten; hierover rapporteren en adviseren over beheersing.
• Actief vergaren van specialistische kennis en informatie over relevante aspecten van het project of programma.
• Informeren en adviseren (gevraagd en ongevraagd) van betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project- of programmaorganisatie.
• Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig afstemmen over voortgang en eigen werkzaamheden met de project- of programmamanager.

Jouw profiel

Gewenste eigenschappen en vaardigheden:

• Affiniteit met werken op korte opdrachten in wisselende contexten; flexibel en aanpassingsgericht.
• Snel nieuwe inhoud eigen maken en proactieve werkhouding.
• Vaardig in een politiek-bestuurlijke omgeving en in staat zelfstandig regie te voeren en voortgang en planning te bewaken.
• Beschikt over een breed netwerk en uitstekende netwerkvaardigheden; gemakkelijk contacten leggen en netwerk uitbreiden.
• Toont lef in uitvoering van opdrachten en geeft gevraagd en ongevraagd advies.
• Communicatief vaardig, analytisch sterk en oplossingsgericht; kan complexe vraagstukken doorgronden en vertalen naar praktische, uitvoerbare oplossingen.

Eisen

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of een vergelijkbare rol, opgedaan in de afgelopen vijf jaar.
• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken.

Wensen

• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt werkervaring met MS Office 365-applicaties, waaronder Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint en OneDrive.
• Je hebt werkervaring met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van verslagleggingen.