Facility Coördinator

Als Facility Coördinator op terminal Europoort is het een interessante tijd om aan boord te komen bij Vopak en speel je een cruciale rol in de transitie naar een professionele kennis gedreven organisatie.

De afdeling Facility op Vopak terminal Europoort houdt zich bezig met alle facilitaire processen en dienstverlening voor terminal Europoort, Neckarhaven, Laurenshaven en Eemshaven. Op terminal Europoort, de grootste terminal van Vopak, gaat dat om het Vopak kantoorgebouw (4200 m2) en het contractorpark (3500 m2).

Verantwoordelijkheden

1. Strategie en beleid m.b.t. facilitair asset management; vervangingsvraagstukken, installaties en poorten, huisvesting en duurzaamheid.
2. Het opstellen en bewaken van het facilitair budget (Opex en Capex).
3. Contractmanagement.
4. Optimalisatie van facilitaire werkprocessen en facilitair beheer.

Je stuurt (functioneel, niet hiërarchisch) twee medewerkers aan (Facility Specialisten).

De Facility Coördinator rapporteert aan de Manager Facility.

Ondersteunende processen worden zo veel mogelijk uitbesteed aan professionele bedrijven. Het aansturen van facilitaire dienstverleners en het coördineren van de uitvoering van facilitaire werkzaamheden betreffen het onderhoud van gebouwen, installaties, inventaris en de werkomgeving, alsmede de aansturing van de leveranciers o.a. op het gebied van vervanging van installaties, preventief en correctief onderhoud, storingen, beveiliging, catering, schoonmaak, receptie, vuilafvoer, post, wagenparkbeheer, kantoorbenodigdheden etc.

Hoe ziet jouw dag eruit?

Als Facility Coördinator waarborg je een optimale facilitaire dienstverlening met een constante focus op kwaliteitsverbetering en kostenoptimalisatie. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van facility business cases en budgetten, het toezien op contractuele afspraken met leveranciers, het ondernemen van actie bij afwijkingen en facility asset management. Stakeholder management, gerelateerd aan de vervanging van essentiële onderdelen van het gebouw en/of het terrein behoort ook tot jouw taak.

Jouw functie samengevat:

• Zorgen voor een ingerichte optimale facilitaire dienst;
• Continue focus op kwaliteitsverbetering en kostenoptimalisatie;
• Projectleider facilitaire projecten zoals vernieuwing contractorpark (fase 2), HVAC vervanging duurzaamheid en klimaat (fase 3), integrale huisvesting en verbeteren werkomgeving;
• Opstellen van facility business cases, bewaken en opstellen van facility budgetten;
• Bewaken van de (contractuele) afspraken met leveranciers en ondernemen van actie bij afwijkingen;
• Opdracht geven voor facilitaire inkooporders aan derden en bijkomende administratieve werkzaamheden;
• Functioneel leidinggeven aan het facility support team;
• Inventariseren van wensen over o.a. interne verbouwingen, verhuizingen, (her)inrichting werkplekken, bereikbaarheid en voorzieningen;
• Actualiseren van het onderhoudsplan voor het (gehuurde) gebouw, de installaties en voorzieningen op basis van het gesteld jaar- en meerjarenplan;
• Zorgen dat wordt voldaan aan de veiligheids- en Arbo voorschriften;
• Medeverantwoordelijk voor de BHV-organisatie, en fungeren als Ploegleider BHV;
• Opstellen / verstrekken van werkvergunningen (en toezien op naleving ervan);
• Inspectierondes uitvoeren ter bewaking en signaleren van veiligheidsissues en / of het noodzakelijk onderhoud.

Wat verlangen we van jou als Facilitair Coördinator?

• Afgeronde HBO-opleiding bij voorkeur richting Facility Management of vergelijkbaar;
• 5+ jaar ervaring in een facilitaire positie;
• Kennis en ervaring in hard en soft services;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Communicatieve vaardigheden: je bent op alle niveaus een gelijkwaardige gesprekspartner, je bent in staat om te overtuigen op basis van jouw analyses en inhoudelijke kennis/argumenten en je luistert goed naar alle belanghebbenden;
• Competenties: stakeholder management, servicegericht, stressbestendig, analytisch, flexibele instelling en goede sociale vaardigheden.
• Soft skills: een positieve, service georiënteerde houding, kan goed anticiperen en hebt een hands-on mentaliteit. Je bent goed in het beoordelen van de operationele uitvoerbaarheid van reparaties, onderhoud, vaak in overleg met de supervisors civiel of E&I. Hierbij staat veiligheid voor alles.