Programmasecretaris Gebiedsontwikkeling

Ben jij sterk in organiseren en procesbewaking? Je ondersteunt besluitvorming binnen een stafafdeling gericht op stedelijke ontwikkeling.

Als programmasecretaris zorg je dat besluitvorming soepel, zorgvuldig en op tijd verloopt. Je ondersteunt afdelingsmanagers en de werkgroep verstedelijking door informatie te organiseren, voortgang te bewaken en acties op te volgen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor procedurele vragen en houdt overzicht in een omgeving waar veel tegelijk speelt. Dat doe je samen met collega’s binnen de afdeling Strategie, Externe Betrekking, Portfoliomanagement en Onderzoek (SEPO), het staf- en adviesbureau van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling.

Wat ga je doen?

Je vervult een signaleringsfunctie richting het management en pakt zaken proactief op. Je beheert de agenda van de managers en de afdelingsmailbox en je regelt bestelaanvragen voor offertes. Als secretaris van de werkgroep verstedelijking fungeer je als procesregisseur, informatiebewaker en verbindingspunt tussen inhoudsdeskundigen op het gebied van verstedelijking. Doel is het proces van besluitvorming correct, efficiënt en transparant te ondersteunen. Als secretaris waarborg je de kwaliteit, volledigheid en voortgang van producten van de werkgroep verstedelijking. In het verlengde hiervan ondersteun je bij de indiening van proposities voor MIRT en Leefbaarheid. De werkgroep verstedelijking komt wekelijks bijeen.

Je taken zijn:

• Agendabeheer voor managers, beheer van de afdelingsmailbox en regelen van bestelaanvragen.
• Opstellen en verspreiden van de agenda voor de werkgroep verstedelijking.
• Zorgdragen dat agendapunten tijdig en volledig worden aangeleverd voor bespreking.
• Signaleren van conflicterende belangen en deze agenderen.
• Uitwerken en verspreiden van notulen, actie- en besluitenlijsten.
• Ondersteunen bij het opstellen van memo’s, annotaties en voortgangsrapportages.
• Tijdlijnen opstellen en bewaken en tijdig knelpunten signaleren.
• Regelen van besluiten via het interne zaaksysteem.
• Zorgdragen voor dossierbeheer en archivering.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor procedurele en dossiermatige vragen.

Wat bieden wij?

Een afwisselende baan waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan het soepel laten functioneren van de afdeling en de werkgroep verstedelijking. Je komt te werken in een afdeling met leuke en bevlogen collega’s, je hebt een afwisselend takenpakket en je krijgt een goed beeld waaraan we als stafafdeling voor de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) werken.

Ook kun je rekenen op:

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €3.524,- en maximaal €5.033,- bruto per maand (schaal 9), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer.

Wat vragen wij?

Je beschikt over een dienstverlenende, proactieve en oplossingsgerichte houding. Je werkt nauwkeurig, hebt goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en werkt goed samen. Je weet prioriteiten te stellen in je werkzaamheden, zaken die je kunt plannen pak je meteen op, zodat je bij adhoc-vragen snel kunt schakelen.

Daarnaast beschik je over:

• hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een overheidsorganisatie met complexe besluitvormingsprocessen;
• uitstekende beheersing van Microsoft-programma’s, Oracle en Sharepoint;
• kennis van IRIS en Ibabs is een pre;
• ervaring met de processen voor het aangaan van financiële verplichtingen;
• affiniteit met stedelijke vraagstukken is een pre.

Wie zijn wij?

Je komt te werken bij de afdeling Strategie, Externe Betrekking, Portfoliomanagement en Onderzoek (SEPO) van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling. Door strategische advisering, gedegen onderzoek, portfoliomanagement en het actief verbinden aan de interne organisatie en externe partners, levert SEPO een wezenlijke bijdrage aan de verantwoorde ontwikkeling van Den Haag. De afdeling maakt niet alleen ruimte voor de stad, maar ook voor de mensen die bij de afdeling werken. We werken vanuit professionaliteit, openheid en respect op een collegiale en inspirerende wijze samen met anderen. Voor de afdeling SEPO zijn circa 35 personen werkzaam.