Managementondersteuner Dienstleiding

Voor de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) zoeken wij een enthousiaste managementondersteuner op DG-niveau voor de (plaatsvervangend) directeur-generaal.

Dit ga je doen

Word jij blij van hectiek en is plannen en organiseren jouw tweede natuur? Zoek jij een functie binnen een politieke en ambtelijke werkomgeving waar geen dag hetzelfde is en waar flexibiliteit wordt gevraagd? Wij kijken uit naar een enthousiaste managementondersteuner op DG niveau voor de (plaatsvervangend) directeur-generaal van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD).

De functie van directiesecretaresse is onmisbaar bij de AIVD. Je bent verantwoordelijk voor het toezien op de uitvoering van het dagprogramma van de (plaatsvervangend) directeur-generaal, waarbij jij inspeelt op onverwachte verzoeken en veranderingen. Je zorgt ervoor dat de werkzaamheden van de (P)DG op rolletjes lopen en anticipeert op alles wat daarbij komt kijken. Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuners van het secretariaat, waardoor je onderdeel bent van een collegiaal team. Je bent hét aanspreekpunt voor je AIVD-collega’s en externe relaties van de dienstleiding.

Daarnaast bestaan jouw taken uit:

• Complex agendabeheer en bewaking van voortgang.
• Afhandeling van post- en e-mail verkeer.
• Proactief inspelen op interne en externe overleggen.
• Zorgvuldig en integer omgaan met gerubriceerde informatie.
• Tijdig afhandelen van actiepunten en afgesproken termijnen.
• Prioriteiten stellen in het werkaanbod van de (plaatsvervangend) DG.
• Afstemming met interne en externe stakeholders.

Vanwege de aard van de functie worden de werkzaamheden volledig op kantoor uitgevoerd.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Voor de functie van directiesecretaresse zijn wij op zoek naar iemand die organisatiesensitief is en goed kan werken in een zeer complexe omgeving. Je kunt goed prioriteiten stellen en de voortgang van werkzaamheden bewaken. Klantgericht en benaderbaar zijn termen die jou goed omschrijven. Daarnaast is het van belang voor deze functie dat jij flexibel omgaat met verandering en te allen tijde integer bent.

Daarnaast heb jij:

• Een hbo werk- en denk niveau, met in ieder geval een mbo 4 diploma in een secretariële richting.
• Minimaal vijf jaar werkervaring als managementondersteuner.
• Inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek-gevoelige beleidsonderwerpen en –processen.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
• Ervaring in het opstellen en bijhouden van werkdossiers.

En ben jij:

• Flexibel in je werktijden.
• Leergierig en in staat om je professioneel te positioneren.

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

Secretariële Diensten is verantwoordelijk voor de planning en inzet van de secretariële medewerkers binnen de dienst. De medewerkers van secretariële diensten zijn werkzaam bij directies, units, afdelingen of teams. De afdeling secretariële diensten is daarnaast verantwoordelijk voor de personele zorg van de secretariële medewerkers en het bewaken van de kwaliteit van de secretariële diensten. Zo leveren onze medewerkers een bijdrage aan de veiligheid van Nederland.

Over Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst

De Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) beschermt de democratie tegen nationale en internationale dreigingen, zodat we in vrijheid kunnen leven. Als je bij de AIVD werkt ben je verbindend, wendbaar, gewetensvol en moedig. Bij de AIVD doe je werk dat er toe doet: elke minuut van de dag.

We waken, vaak onzichtbaar, over Nederland en zijn bevolking. We doen daarvoor onderzoek in binnen- en buitenland. De AIVD doet wat nodig is om te voorkomen dat staten, organisaties of personen onze rechtsstaat tegenwerken, ondergraven of aanvallen. Ons werk doen we niet alleen. De AIVD heeft zijn eigen rol in het netwerk van overheidsorganisaties die de veiligheid van Nederland beschermen.

De AIVD is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De taken van de AIVD zijn vastgelegd in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv 2017).