Medewerker Facilitair

Ben jij een zelfstandige, proactieve professional met een scherp analytisch vermogen? Heb jij affiniteit met facilitaire diensten en processen? En vind je het leuk om als ‘spin in het web’ te functioneren? Dan is deze functie als medewerker facilitair bij de gemeente Delft iets voor jou!

Medewerker Facilitair

Jouw rol

De medewerker Facilitair ontwikkelt- en stelt managementrapportages op met betrekking tot de financiën, de uitvoering van het werk, het inkoop- en contractmanagent, het planmatig onderhoud en agendeert deze periodiek voor het Sturingsoverleg. Daarbij is de medewerker Facilitair ook verantwoordelijk voor het actueel houden van het meerjarig onderhoudsplan Facilitair en de Producten en diensten catalogus van Facilitair. In de uitvoering van het werk is de medewerker Facilitair een belangrijke schakel in de tactisch-operationele afstemming tussen de teams; hard- en soft services. Daarbij is de medewerker (mede)verantwoordelijk voor het energiebeheer en het eerste aanspreekpunt voor de Servicedesk Frontoffice, waarbij de focus ligt op het juist en tijdig afstemmen van de dienstverlening tussen de 1e en 2e lijn dienstverlening en de communicatie naar de organisatie. In voorkomende gevallen neemt de medewerker Facilitair waar voor de Procesondersteuner facilitair en vice versa.

In deze veelzijdige rol ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning en het beheer van onze facilitaire processen en diensten. Dit doe je in nauwe samenwerking met en ter ondersteuning van onze facilitair adviseurs en technisch beheerders. We zoeken iemand die proactief is, goed kan netwerken, nauwkeurig en gestructureerd werkt en er voldoening uithaalt als alles op orde is en hierop ook durft aan te spreken. Je belangrijkste taken zijn:

Informatievoorziening Facilitair

• Monitoren van de financiële administratie, inclusief budgetuitputting en prognoses
• Voorbereiden van accountgesprekken met betrekking tot onze dienstverleningsovereenkomsten
• Het verzorgen van managementrapportages
• Bijhouden van het contractmanagementsysteem en up-to-date houden van facilitaire rapportages
• Verzorgen van tekeningenbeheer (technische- en inrichtingstekeningen).

Facilitair beheer

• Beheren van inrichtingsplattegronden, (technische)tekeningen en het vlekkenplan
• Energiebeheer (aan- en afmelden aansluitingen, meterstanden, etc.)
• Actueel houden van het meer jaren onderhoudsplan (MJOP) in Planon
• Uitvragen van offertes en monitoren van het inkoopplan en aanbestedingskalender
• Back-up voor technisch beheerders bij ontvangst van leveranciers
• Eerste aanspreekpunt voor de afdeling Grondzaken & Vastgoed en het team Servicedesk Frontoffice
• Beheren van de facilitaire Producten en Dienstencatalogus (PDC) en kennisitems op het intranet.

Projectondersteuning

• Zelfstandig uitvoeren van administratieve en operationele taken binnen facilitaire projecten.

Dit ben jij

• Een mbo- (niveau 4) of hbo-diploma, bij voorkeur in een bedrijfseconomische of facilitaire richting
• Ervaring met het monitoren van financiële processen, budgetbeheer
• Het analyseren van gegevens en het opstellen van duidelijke rapportages
• Je bent iemand die eigen initiatief toont en houdt van concreet in actie komen
• Communicatief sterk betekent voor jou: respectvol en tegelijk doortastend als de situatie erom vraagt.

Wat krijg jij

• We bieden je een jaarcontract dat we graag omzetten in een vaste aanstelling wanneer de klik wederzijds is
• Een brutosalaris van minimaal €3.524,-tot maximaal €5.033,- per maand o.b.v. 36 uur per week. Het betreft een functie in schaal 9 van de Gemeente CAO. Inschaling is afhankelijk van je opleiding en ervaring
• 144 vakantie-uren (o.b.v. 36 uur), plus 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren
• Een Individueel Keuze Budget (17,05%)
• Alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• Tot slot: we werken in een hybride werkvorm. Dit betekent dat je deels thuis en deels (minimaal 50%) in ons moderne en duurzame kantoorgebouw boven station Delft werkt. Dit is gemakkelijk per openbaar vervoer te bereiken en midden in de binnenstad.

Competenties

• Communicatief ben je sterk en durft waar nodig aan te spreken
• Je kan goed analyseren en voert administratieve taken nauwkeurig uit
• Proactieve werkhouding en oplossingsgerichte instelling
• Je houdt van zelfstandig werken, maar je bent ook een teamspeler
• Je werkt resultaatgericht, met oog voor het proces.

Drie redenen om deze functie leuk te vinden

1. Je krijgt een afwisselende functie waarin je zelfstandig kunt werken en je analytische vaardigheden inzet
2. Je draagt bij aan de verbetering van facilitaire processen en diensten binnen de gemeente Delft
3. Je werkt als ‘spin in het web’ binnen het team facilitair, waar jouw bijdrage direct merkbaar is in de dagelijkse operatie.

Even voorstellen

De afdeling Frontoffice en Facilitair van het cluster Interne dienstverlening in Delft bestaat uit ongeveer 40 medewerkers, verdeeld over vier teams (Servicedesk Frontoffice, Stadhuis, Managementassistenten Dienstverlening en Facilitair). Met het team facilitair, dragen we zorg voor een veilige, duurzame, inclusieve, klantgerichte en prettige werkomgeving die de efficiënte levering van gemeentelijke diensten ondersteunt. Dit doen we door het professioneel beheren van verschillende gemeentelijke vastgoed objecten. Waaronder het moderne Stadkantoor en het historische Stadhuis. Hierbij richten we ons zowel op de hard-services (zoals gebouw gebonden installaties, toegangscontrole, etc.) en de soft-services (zoals o.a. de catering, beveiliging en de schoonmaak).