Directiesecretaris

Over de functie Directiesecretaris

• Jij bent de strategische en procesmatige spil binnen de Directie Juridische Zaken en de rechterhand van de directeur.
• Jij zorgt voor samenhang, kwaliteit en voortgang in bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een politiek-bestuurlijk complexe omgeving.
• Jij verbindt management, medewerkers en externe partners en bewaakt de kwaliteit van processen, adviezen en besluitvorming.

De functie

Als Directiesecretaris bij de Directie Juridische Zaken (DJZ) vervul je een centrale rol binnen de besluit- en overlegstructuur van de directie. Je ondersteunt en adviseert de directeur en het managementteam (MT) op tactisch en strategisch niveau en draagt bij aan een goed functionerende, samenhangende en toekomstbestendige directie. Je bent secretaris van de directievergaderingen en het MT en neemt in die rol deel aan alle MT-overleggen. Je verzorgt de organisatie en voorbereiding van deze vergaderingen, bewaakt de kwaliteit van de aangeleverde stukken en ziet toe op de opvolging van besluiten en acties. Je signaleert knelpunten, risico’s en afhankelijkheden en bespreekt deze proactief met de directeur en het MT.

Binnen DJZ opereer je als spin in het web van bestuurlijke, juridische en organisatorische processen. Je bewaakt de voortgang van bestuurlijke en ambtelijke termijnagenda’s en stemt hierover af met afdelingsmanagers, juridisch adviseurs en andere betrokkenen binnen en buiten de directie. Daarbij houd je scherp oog voor proceskwaliteit, bestuurlijke gevoeligheid en politiek-maatschappelijke risico’s. Je fungeert als schakel tussen het MT, de juridisch operationeel medewerker, de andere collega’s van DJZ en andere directies binnen de gemeente Amsterdam, evenals externe partijen zoals de griffie, stadsdelen en waar van toepassing de Ombudsman. In dossiers met een groot politiek of maatschappelijk afbreukrisico zorg jij voor overzicht, samenhang en zorgvuldige afstemming.

Daarnaast vervul je een adviserende rol richting de directeur en het MT bij directie brede vraagstukken, organisatieontwikkeling en strategische keuzes. Je signaleert relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie, verricht zo nodig nader onderzoek en zet deze om in heldere adviezen, rapportages en voorstellen. Daarmee draag je actief bij aan de verdere professionalisering en positionering van DJZ binnen de gemeentelijke organisatie.