Medewerker inkoopadministratie

Medewerker inkoopadministratie bij het Rijksvastgoedbedrijf

Dit ga je doen

Over het Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) is de grootste vastgoedbeheerder en opdrachtgever van Nederland. Wij beheren en ontwikkelen vastgoed met maatschappelijke waarde: van rechtbanken en kazernes tot musea, paleizen en rijkskantoren.

Binnen de directie Transacties & Projecten (T&P) speelt de afdeling Inkoop en Contractmanagement (ICM) een centrale rol. Jaarlijks wordt hier voor circa € 1,5 miljard ingekocht. De sectie ICM-Ondersteuning (ICMO) zorgt ervoor dat deze inkoopprocessen zorgvuldig, betrouwbaar en volgens afspraak worden uitgevoerd.

Jouw functie

Als Medewerker Inkoopadministratie binnen de sectie ICMO zorg jij ervoor dat opdrachten correct, volledig en tijdig worden verwerkt. Je vervult een essentiële rol in de dagelijkse uitvoering van de inkoopketen: zonder jouw werk kunnen collega’s niet verder.

Je leert te werken met onze systemen, processen en vaste werkwijzen. Je stelt samen met collega’s opdrachtbrieven op voor uiteenlopende aanvragen, bijvoorbeeld voor personele inzet, diensten of werkzaamheden aan gebouwen en terreinen. Deze opdrachten verwerk je zorgvuldig in systemen zoals Oracle en Filenet.

Een belangrijk deel van het werk is repeterend van aard. Dat betekent dat je regelmatig vergelijkbare handelingen uitvoert en volgens vaste stappen werkt. Tegelijkertijd is geen enkele aanvraag precies hetzelfde: bedragen, leveranciers, context en aandachtspunten verschillen steeds. Juist daarom is het belangrijk dat je scherp blijft, zorgvuldig controleert en oog hebt voor detail. Kleine afwijkingen kunnen later grote gevolgen hebben.

Je controleert informatie op volledigheid en juistheid, stemt af met collega’s en aanvragers en zorgt ervoor dat opdrachten binnen de afgesproken termijnen worden afgehandeld. Het werk vraagt concentratie, structuur en verantwoordelijkheidsgevoel. Mensen die voldoening halen uit nauwkeurig werken en het foutloos afronden van opdrachten, voelen zich hier goed thuis.

Binnen de sectie werken we nauw samen en stemmen we werkzaamheden onderling af. Dat betekent dat de accenten in het werk kunnen verschuiven en dat je bereid bent om, binnen de sectie, verschillende taken op te pakken wanneer dat nodig is. De kern van je werk blijft daarbij steeds hetzelfde: zorgen voor een zorgvuldige en betrouwbare administratieve uitvoering.

Je ontwikkelt je tot een allround medewerker met een stevige basis in de inkoopadministratie. Afhankelijk van je ervaring en ontwikkeling kun je ook kennismaken met andere werkzaamheden binnen de sectie.

Taken en werkzaamheden

• Verwerken, controleren en bewaken van opdrachten binnen afgesproken termijnen
• Vastleggen en bijhouden van gegevens in systemen zoals Oracle en Filenet
• Controleren van documenten op juistheid, volledigheid en consistentie
• Afstemmen met collega’s en aanvragers over ontbrekende of onduidelijke informatie
• Beantwoorden of doorzetten van vragen via de postbus of helpdesk
• Opstellen van standaarddocumenten en administratieve overzichten
• Zorgen voor een uniforme, zorgvuldige en betrouwbare administratieve uitvoering
• Meebewegen met wijzigingen in werkzaamheden of werkverdeling binnen de sectie

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wat breng je mee

Je hebt mbo-4 of hbo-werk- en denkniveau en ervaring met administratieve werkzaamheden. Ervaring met inkoopprocessen of werken binnen een (rijks)overheidsorganisatie is een pré, maar geen vereiste.

Je kunt goed omgaan met werkzaamheden die deels repeterend zijn en blijft ook dan geconcentreerd en zorgvuldig werken. Je begrijpt dat kwaliteit in de details zit en dat nauwkeurigheid essentieel is voor een goed vervolg van het proces.

Je werkt gestructureerd, bent dienstverlenend ingesteld en communiceert duidelijk. Je vindt het prettig om volgens vaste afspraken en processen te werken, maar bent niet star: als het werk daarom vraagt, kun je schakelen en meebewegen. Je leert snel, stelt vragen wanneer dat nodig is en werkt graag samen.

Bekendheid met ERP- of documentmanagementsystemen, zoals Oracle of Filenet, is een pluspunt. Heb je deze ervaring nog niet, dan zorgen wij voor een goede begeleiding en een zorgvuldige inwerkperiode.

Competenties

• Nauwkeurig en kwaliteitsbewust
• Plannen en organiseren
• Verantwoordelijk en betrouwbaar
• Klantgericht en dienstverlenend
• Flexibel en collegiaal
• In staat om scherp te blijven bij repeterend werk

Wat bieden wij

Wij bieden je een duidelijke rol binnen de inkoopadministratie, met structuur in het werk en ruimte om je hierin goed te ontwikkelen. Je komt terecht in een hecht en betrokken team waarin samenwerking, respect en een prettige werksfeer centraal staan. We vinden het belangrijk dat collega’s zich veilig voelen, elkaar ondersteunen en open met elkaar communiceren. Een goede onderlinge klik en een collegiale houding zijn voor ons daarom minstens zo belangrijk als kennis en ervaring.

Er is ruimte om je verder te ontwikkelen binnen de sectie, passend bij jouw interesse.

Daarnaast bieden wij:

• een salaris in schaal 7 BBRA, afhankelijk van kennis en ervaring
• hybride werken en flexibele werktijden
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een individueel keuzebudget (IKB) en pensioen via ABP

Hier kom je te werken

Sectie ICM Ondersteuning

Jij komt te werken bij de sectie ICM Ondersteuning. Hier werk je met zo’n 20 collega’s aan het operationele inkoopproces binnen het RVB. Met elkaar zorgen we voor adequaat inkoopbeheer en een rechtmatige uitvoering van de inkoopadministratie. We houden ons bezig met het verwerken en registeren van opdrachtbrieven met inkoopaanvragen. Altijd correct en binnen de afgesproken doorlooptijd. Ook ondersteunen we bij (Europese) aanbestedingen. Onze sectie bestaat uit een gedreven groep collega’s. Stuk voor stuk met hart voor de zaak. We streven naar eigenaarschap en hebben een servicegerichte houding. Leren doen we constant. We hechten namelijk veel waarde aan de ontwikkeling van onze sectie én onze medewerkers.

Afdeling Inkoop en Contractmanagement

De afdeling Inkoop en Contractmanagement is als onderdeel van de directie Transacties en Projecten de centrale afdeling voor inkoop en contractmanagement binnen het Rijksvastgoedbedrijf en bestaat uit acht secties. Wij zorgen voor de inkopen, het contractmanagement, het projectmanagement van complexe contracten, en we adviseren over inkoopcontracten. Ook beheren we DBFMO-contracten en implementeren we nieuwe contracten. Bovendien verzorgt onze afdeling de aankoop en huur van vastgoed.

Bijzonderheden

• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we hybride. Dus vanuit kantoor, huis of een andere locatie. Je overlegt met je leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Wij streven naar 50% aanwezigheid op kantoor.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken.