Medewerker bedrijfsbureau huisvesting

Medewerker bedrijfsbureau huisvesting

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

Dit ga je doen

Het team huisvesting van DJI is opdrachtgever voor een bijzondere vastgoedportefeuille. Denk aan gevangenissen en tbs-klinieken, maar ook opleidingsfaciliteiten en kantoorpanden, verspreid over heel Nederland. Binnen het team zijn we tijdelijk op zoek naar een betrokken en veelzijdige medewerker voor ons bedrijfsbureau, die zich bezig houdt met alle teambrede zaken als de afdelingsoverleggen, projectoverzichten en administratieve taken.

Het team huisvesting bestaat uit ongeveer 15 huisvestingsadviseurs. Zij zijn elk verantwoordelijk voor meerdere locaties. Voor deze locaties treden zij op als opdrachtgever aan het Rijksvastgoedbedrijf, dat eigenaar is van de panden. In het lokaal huisvestingsoverleg worden de grote projecten en het uit te voeren onderhoud afgestemd. Bij grote projecten wordt er in projectgroepen gestuurd op de voortgang en kwaliteit en beheersing van de kosten.

Er is dagelijks veel onderhoud nodig aan onze panden. Daarnaast zijn veel van de gebouwen en beveiligingsinstallaties toe aan grootschalige vervanging en vernieuwing. Daarbij moeten we rekening houden met nieuwe eisen en mogelijkheden op het gebied van beveiliging & cybersecurity, (binnen)klimaat en duurzaamheid. Het is essentieel dat het primaire proces hierbij doorgang vindt en dat we zorgen voor een veilige en gezonde woon- en werkomgeving. We verbouwen terwijl “de winkel open is”. We werken aan de routekaart voor 2050.

Binnen het team huisvesting vorm je met twee collega’s (een adviseur bedrijfsvoering en een medewerker administratie) het ‘bedrijfsbureau huisvesting’. Zij ondersteunen de huisvestingsadviseurs en directie en organiseren de administratie en control van het team Huisvesting. Als medewerker van het Bedrijfsbureau (formeel: medewerker projectmanagement) krijg je in het bijzonder de volgende taken:

• Het organiseren, coördineren en vastleggen van het teamoverleg huisvesting (samen met het afdelingshoofd)
• Als projectsecretaris organiseer je het overzicht op de uitvoering van landelijke programma’s, zoals de rijkspas, laadpalen of EML-maatregelen.
• Het ondersteunen en vervangen van de collega’s van het bedrijfsbureau voor de financiële administratie (instemmingen op onderhoud, facturatie, en het laten goedkeuren van projectvoorstellen). Een deel hiervan neem jij voor je rekening, bijvoorbeeld het inzicht in onze lijst majeure projecten.
• Je draagt actief bij aan het verbeteren van de processen bij FHI (samen met het Rijksvastgoedbedrijf).
• Het ondersteunen van de directie FHI in de control op de huisvestingsprojecten, o.a. door het leveren van overzichten en analyses.
• Als projectsecretaris organiseer je samen met de betreffende huisvestingsadviseur en/of het afdelingshoofd verschillende stuurgroepen en andere overleggen voor grote huisvestingsprojecten. Dit betekent o.a. het opstellen van de agenda, inplannen van de vergadering en het zorgen voor de actielijst en het verslag.
• Het ondersteunen van de actualisatie van het Programma van Eisen.

Dit bieden we nog meer

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness

Dit vragen wij

Als medewerker bedrijfsbureau Huisvesting ken jij het belang van samenwerken, jij kunt goed samenwerken met andere werkvelden en organisaties. Je kunt goed plannen en organiseren. Je houdt overzicht, werkt zelfstandig en handelt proactief op basis van je inzichten en kennis. Je zet klantgerichtheid voorop. Je ondersteunt je collega’s en het team in wat zij nodig hebben, zonder je eigen rol te verliezen. Met jouw analytische vaardigheden ben jij in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en rekening te houden met de bestuurlijke omgeving. Daarnaast Begrijp jij in welke context je je werk doet en wat het belang daarvan is.

Verder heb jij:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken;
• Je hebt ervaring met schriftelijke verslaglegging;
• Je bent vaardig met Word, Excel, project- en financiële administraties en kantoorautomatisering in het algemeen.

Hier kom je te werken

De directie Facilitair, Huisvesting, Inkoop en Duurzaamheid (FHID) is een stafdirectie van het Hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) in Den Haag. We ontwikkelen beleid en kaders op de vakgebieden facilitair, huisvesting, inkoop en duurzaamheid. We adviseren de DJI-hoofddirectie, stafdirecties en diensten binnen DJI. We treden op als opdrachtgever namens DJI (single-point-of-contact) en voeren regie over de uitvoerende diensten.

Team Huisvesting

Je gaat werken in ons team Huisvesting, een van de vier teams van de directie. Je werkt hier samen met zo’n twintig collega’s. De huisvestingsadviseurs zijn elk verantwoordelijk voor een aantal locaties en portefeuilles. Binnen het team is een cluster ‘bedrijfsbureau’ van drie collega’s. Een medewerker richt zich op project- en financial control. Een andere collega voert de (onderhouds)administratie. Jouw takenpakket bestaat in elk geval uit de teamoverleggen en de control op de locatieoverstijgende prorgramma’s. Ook neem jij een deel van de financiële en administratieve control voor je rekening. Als collega’s binnen het bedrijfsbureau kunnen jullie elkaars werkzaamheden waarnemen en zorgen jullie samen voor een goede administratieve en financiële controle van de huisvestingsprocessen. Jullie zijn hiervoor contactpersoon met het Rijksvastgoedbedrijf.

Een van de huidige collega’s gaat zich dit jaar tijdelijk bezig houden met het programma Informatiebeveiliging van de operationele techniek (IB-OT). Deze vacature ontstaat vanwege de noodzaak om haar werk in die periode over te nemen. Na de zomer van 2026 zal worden besloten over de voortgang van dit programma en eventuele structurele bemensing hiervan.