Afdelingssecretaris inkoop en contractmanagement

Werken als Afdelingssecretaris Inkoop en Contractmanagement bij Rijksvastgoedbedrijf

Transacties en Projecten is een ondernemende landelijke directie met zo’n 800 medewerkers, verantwoordelijk voor ambitieuze en toonaangevende projecten als de renovatie van het Binnenhof en de bouw en renovatie van overheidsgebouwen zoals ministeries, rechtbanken en gevangenissen. Een interessante werkomgeving? Absoluut!

Als afdelingssecretaris word je, vanuit het Bedrijfsbureau, ingezet bij de afdeling Inkoop en Contractmanagement (ICM). In deze afdeling ben je de spin in het web in een veelzijdige en dynamische omgeving!

Als afdelingssecretaris ICM, bij directie Transacties en Projecten, ben je verantwoordelijk voor de secretariswerkzaamheden van het managementteam (MT) van de afdeling ICM. En ben je in feite de rechterhand van het afdelingshoofd. Daarnaast zorg je ervoor dat de interne bedrijfsvoering processen van de afdeling goed functioneren en draag je in deze rol bij aan een IT-fitte organisatie. Zo ondersteun jij proactief het MT en, in dat verlengde, de afdeling, met onder andere de voorbereiding van de besluitvorming en van vergaderingen en bijeenkomsten. Ook ben je in je werkzaamheden verantwoordelijk voor de managementinformatie waarmee het afdelingshoofd en het MT kortcyclisch en ook op langere termijn goed kan sturen op de productie en bedrijfsvoering. Daarnaast kan je als uitvoerend secretaris werkzaamheden uitvoeren voor de gehele directie Transacties en Projecten (T&P) vanuit het Bedrijfsbureau. Dit doe je samen met de bestuursadviseurs, de directiesecretaris en andere afdelingssecretarissen.

Het is een uitdagende mix van inhoudelijk en procesmatig werk in een veelzijdige en dynamische omgeving. Je bent daarbij een proactieve verbinder met een scherpe antenne- en signaleringsfunctie, zowel naar het managementteam als naar de medewerkers binnen en buiten de eigen afdeling en directie. Je bent in staat om zelfstandige producten op te leveren en op basis van de informatie adviezen en acties te formuleren. Voor de inhoudelijke expertise die je daarbij nodig hebt, maak je goed gebruik van de kennis en ervaring van collega’s.

Dit ga je doen:

• Het voorbereiden van de wekelijkse Managementteam overleggen (MT): zorgen voor de agenda, verslaglegging en stukken van het MT van de afdeling ICM en het ondersteunen bij en voorbereiden van de besluitvorming en monitoren en bewaken van de uitvoering van de genomen besluiten en afgesproken acties.
• Het afdelingshoofd en MT voorzien in managementinformatie door bijv. het opstellen van dashboards. Je bent in staat om zelfstandige producten op te leveren en op basis van de informatie adviezen en acties te formuleren.
• Coördineren, organiseren en monitoren van onderwerpen op het gebied van bedrijfsvoering, HRM en communicatie binnen de afdeling. Dit doe je in goede samenwerking met het Bedrijfsbureau, dat verantwoordelijk is voor de directiebrede processen.
• Inhoudelijk ondersteunen van het afdelingshoofd. Jij bent dat extra paar oren en ogen waarop hij kan bouwen en vertrouwen. Ook ben jij het extra paar handen dat het afdelingshoofd in de uitvoering ondersteunt.
• Je draait als uitvoerend secretaris mee in diverse projecten en processen die de gehele directie aangaan. Dit doe je in goed overleg met het Hoofd Bedrijfsbureau.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract

Dit bieden we nog meer

Neevens het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je hebt:
  • Minimaal een afgeronde hbo-opleiding of aantoonbaar hbo werk- en denkniveau.
  • Bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare rol waar je verantwoordelijk was voor organisatorische en bedrijfsvoering processen.
  • Affiniteit met de aard van de werkzaamheden van de afdeling Inkoop en Contractmanagement.
  • Sociale vaardigheden waardoor je makkelijk contact weet te leggen met collega’s. Je stapt proactief op mensen af en bouwt snel aan je interne netwerk.
  • Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschrift. Van heldere communicatie tijdens overleggen tot schrijfvaardigheden voor het opstellen van o.a. verslagen.
  • Je hebt bij voorkeur ervaring met Microsoft Office-programma’s, systemen die informatie gestuurd werken faciliteren en je bent goed in het visueel aantrekkelijk maken van presentaties.

We zijn op zoek naar een daadkrachtige, accurate en overtuigende teamspeler, die zelfstandig werken en autonomie in het werk belangrijk vindt en met respect voor ieders eigen verantwoordelijkheid de regie pakt over processen en deze tot een goed einde brengt. Daarbij weet je collega’s op een tijdige en prettige manier te informeren en te betrekken.

Hier kom je te werken

Meer over Afdeling Bedrijfsbureau

Het Bedrijfsbureau bestaat uit diverse strategische adviseurs en achttien managementondersteuners, verdeeld over de secretariaten van de afdelingen binnen de directie Transacties en Projecten. Het bedrijfsbureau vormt een hecht collectief van vrouwen én mannen van begin twintig tot in de zestig. Samen met een andere collega vorm je het directiesecretariaat voor de directeur en plaatsvervangend directeur.

Typisch voor het team is de open en collegiale sfeer. Een warm bad, mét de vrijheid om jouw initiatieven te ontplooien. We luisteren goed naar elkaar, tonen begrip en kunnen een beroep op elkaar doen als dat nodig is. Een veerkrachtig team dat bovenal veel plezier samen heeft met elkaar en daardoor kunnen we ook grote drukte goed aan.

Directie Transacties en Projecten

De schakel naar de vastgoed- en bouwmarkt: dat is de directie Transacties en Projecten. Wij voeren onder meer de portefeuillestrategie van het Rijksvastgoedbedrijf uit door middel van (her)ontwikkeling, transformaties en transacties. Zo zijn we verantwoordelijk voor de technische en architectonische kwaliteit en management (sloop, nieuwbouw, aanpassingen) van (complexe) projecten en huisvestingsvraagstukken van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Ook genereren we inkomsten door (tijdelijk) gebruik van vastgoed, dat doen we door het afsluiten van contracten, zoals (erf)pacht, huur, medegebruik en bijzonder beheer.

Over Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Bijzonderheden

• De sollicitatiegesprekken vinden in principe live plaats in Den Haag. De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdag 20 januari en de tweede gesprekken op vrijdag 30 januari.
• Voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf vragen we je om een VOG te overleggen. Ook is een veiligheidsonderzoek nodig. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto’s beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we hybride; onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. De directeur werkt met name op kantoor en wij verwachten dat je merendeel van je werktijd aanwezig bent.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel.