Inkoper Specials ICT

Utrecht heeft jou nodig! We zoeken een inkoper specials ICT die flexibel inspeelt op de behoeften van verschillende organisatieonderdelen, verantwoordelijkheid neemt voor het volledige ICT-inkoopproces en bijdraagt aan de verdere professionalisering van ICT-inkoop binnen de gemeente. Je primaire focus ligt op het ICT-domein, maar waar nodig kun je ook worden ingezet op andere inkoopafdelingen.

• Afwisselend en impactvol: je werkt aan verschillende ICT-inkopen en bent een belangrijke schakel in digitale projecten binnen de gemeente.
• Duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen: met oog voor maatschappelijk verantwoord inkopen draag je bij aan duurzame keuzes en maatschappelijk verantwoorde inkoop, zodat de gemeente een positieve bijdrage levert aan de samenleving.
• Professionele groei in een sterk team: je werkt in een deskundig, betrokken team met hoge medewerkerstevredenheid en ruimte voor eigen initiatieven en innovatie.

Dit is je werk

De gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor zo’n €900 miljoen in. Dit is voor alles, van bruggen en software tot zorg, energie en data-oplossingen. Zo blijft de stad goed functioneren. Jij helpt mee om de digitale kant van de stad goed te organiseren: van werkplekdiensten tot applicaties, cloud infrastructuur en IT-diensten. Het moet passen bij onze ambities, duurzaam zijn en tegen een eerlijke prijs.

Binnen de gemeente hebben de verschillende organisatieonderdelen hun eigen inkopers. Als inkoper specials ICT spring jij flexibel bij als een organisatieonderdeel tijdelijk extra hulp nodig heeft. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor inkoopvragen binnen de digitale domeinen en werkt in een dynamisch team dat het gehele inkoopproces verzorgt, tot en met de Europese aanbestedingsgrens. Samen met collega’s van Informatie- en Procesmanagement geef je vorm aan de verdere professionalisering van IT-inkoop en zorg je dat alles soepel, rechtmatig en maatschappelijk verantwoord verloopt, precies wanneer het nodig is.

Het primaire aandachtsgebied is ICT-inkoop, maar je kunt (afhankelijk van de behoeften) ook worden ingezet ter ondersteuning van andere afdelingen en inkoopdomeinen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Adviseren en ondersteunen bij allerlei inkooptrajecten, van €1,- tot en met de Europese aanbestedingsgrens. Je begeleidt enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen en, waar nodig, ook eenvoudige Europese procedures.
• Registreren van de ICT-inkoopbehoeften in de centrale inkoopkalender.
• Opstellen van aanbestedingsdocumenten, zoals inkoopplannen, uitzonderings- en afwijkingsverzoeken, enkelvoudige offerteaanvragen en opdrachtbrieven.
• Afhandelen van verplichtingen en contractregistraties in het SAP-systeem en zorgen dat informatie over contracten en orders up-to-date is.
• Bewaken van de voortgang en zorgen voor een goede afstemming met aanvragers, contractbeheerders en andere interne partners.
• Actief meewerken aan de verdere ontwikkeling van het inkoopproces binnen de gemeente.
• Meedenken over verbeteringen, maken van spendanalyses en uitvoeren van marktverkenningen.
• Samen met collega-inkopers en collega’s van Informatie- en Procesmanagement nieuwe ideeën initiëren en alert blijven op innovaties binnen het inkoop- en ICT-vakgebied (bijvoorbeeld cloud, cybersecurity of data-analyse). Daarnaast kun je ook een bijdrage leveren aan andere inkoopafdelingen samen met je specials collega’s.

Dit is je werkplek

Voor jou is er plek bij de afdeling Inkoop, dat deel uitmaakt van het organisatieonderdeel Financiën & Inkoop (F&I). De afdeling Inkoop bestaat uit ongeveer 35 professionals: inkoopadviseurs, strategen en MVOI inkoopadviseurs. We hebben een informele werksfeer met regelmatige kennissessies en teambuildingsactiviteiten. Jouw initiatieven en ideeën worden gewaardeerd en we stimuleren zowel professionele als persoonlijke groei. De hoge medewerkerstevredenheid binnen ons team laat zien dat collega’s zich hier gehoord en ondersteund voelen.

De samenwerking met Informatie- en Procesmanagement (IPM) groeit snel. We werken steeds nauwer samen bij strategische ICT-inkopen, digitaliseringsprojecten en contractmanagement. Jij wordt een belangrijke schakel in die samenwerking en draagt bij aan de verdere professionalisering van ICT-inkoop binnen de gemeente.

Dit is jouw inbreng

Om deze functie goed te kunnen uitvoeren, breng jij de volgende competenties mee:

• Omgevingsbewustzijn: je begrijpt de gemeentelijke context en ziet hoe jouw werkzaamheden impact hebben op andere afdelingen, processen en het bredere maatschappelijke belang.
• Flexibiliteit / Drukbestendigheid: je beweegt soepel mee met wisselende prioriteiten en organisatieonderdelen en blijft effectief presteren tijdens deadlines, piekmomenten of complexe vraagstukken.
• Samenwerken: je werkt prettig en constructief samen met collega’s uit verschillende domeinen (zoals IPM, inkoop, contractbeheer), deelt kennis en draagt actief bij aan gezamenlijke resultaten.
• Adviesvaardigheden: je geeft interne klanten duidelijke, deskundige en overtuigende adviezen over hun inkoopvragen en weet stakeholders mee te nemen in jouw aanpak.
• Analytisch vermogen: je doorgrondt informatie snel, legt verbanden en maakt onderbouwde keuzes op basis van feiten, cijfers en risico’s.

Daarnaast vinden wij het belangrijk om in jouw cv het volgende terug te zien:

• Hbo-werk- en -denkniveau.
• Ervaring met ICT-specifieke inkopen en weet hoe je leveranciers selecteert, toetst en aanstuurt in (complexe) IT-trajecten.
• Aantoonbare basiskennis van ICT.
• Ervaring met aanbestedingen binnen de overheid (enkelvoudige onderhandse aanbestedingen, Europese aanbestedingen of maatschappelijk verantwoord inkopen) is een pre.
• Bij voorkeur een afgeronde, inkoopgerelateerde opleiding, bijvoorbeeld bij Conducto, NEVI of vergelijkbaar.

Voldoe je niet aan alle punten, maar wel voor een groot deel? Geen probleem! Wij vinden competenties en potentie net zo belangrijk. Wij geloven in groei, ontwikkeling en het benutten van talent. Bij ons draait het niet alleen om wat je al kunt, maar ook om je aanpassingsvermogen en wat je wilt leren en bereiken. We zien uit naar je sollicitatie!

Dit bieden we je

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een werkweek van 32 tot 36 uur met een bruto maandsalaris (op basis van 36 uur) tussen de € 4.097,- en € 5.912 (schaal 10A). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de mogelijkheid tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen.
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding.
• Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.