HR Management Assistent

Floreer je in een centrale, ondersteunende en interactieve rol? Krijg je energie van het organiseren en ondersteunen van HR-projecten en zorg je er graag voor dat alles soepel verloopt? Lees dan vooral verder.

Werken als HR Management Assistent bij QuTech

Als onze nieuwe HR Management Assistent werk je nauw samen binnen een klein en gemotiveerd HR-team (twee HR-adviseurs en één recruiter). Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle QuTech-medewerkers voor algemene HR-gerelateerde vragen: je verwijst hen naar de HR-informatie op het intranet, het centrale HR Services - Contact Center, of naar de juiste formulieren en procedures. Je beantwoordt algemene HR-vragen, zowel per e-mail als persoonlijk, verzorgt correspondentie en zorgt ervoor dat de HR-mailbox goed wordt beheerd.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda’s en afspraken van het HR-team.
• Organiseren van HR-gerelateerde bijeenkomsten, trainingen, onboarding en andere evenementen.
• Coördineren van de Resultaat & Ontwikkeling (R&O) rondes en bewaken van de opvolging.
• Ondersteunen bij wervingsactiviteiten door het plannen van sollicitatiegesprekken, reserveren van ruimtes en coördineren van logistieke zaken zoals parkeren en catering.
• Beheren van gedeelde bestanden en HR-systemen, inclusief het archiveren van documenten waar nodig.
• Administratieve ondersteuning bij onder andere de Medewerkers Tevredenheidsenquête, jubilea, ziekteverzuim- en re-integratierapportages en het notuleren van HR-gerelateerde vergaderingen.
• Monitoren van verlofsaldi en periodiek herinneringen sturen aan leidinggevenden.
• Coördineren van herinneringen voor proeftijd- en beoordelingsgesprekken en het bewaken van de opvolging van afspraken.
• Opstellen van rapportages m.b.t. personeelsgegevens.

Deze functie is afwisselend en dynamisch, geen dag is hetzelfde. Je werkt nauw samen met het HR-team en met HR Services (het Contact Center en de centrale administratieve HR-afdeling van TU Delft) om vragen en operationele zaken af te stemmen.

QuTech biedt een unieke en inspirerende werkomgeving. Je hebt dagelijks contact met wetenschappers, studenten en collega’s van over de hele wereld. Dankzij deze rijke mix van nationaliteiten, culturen en expertise biedt QuTech je een bijzonder internationale en gedreven werkomgeving.

Functie-vereisten

Wij zoeken een collega die proactief en gestructureerd werkt en daarmee bijdraagt aan een soepel en efficiënt functionerend HR-team. Je hebt ervaring als secretaresse, managementassistent of HR-ondersteuner en haalt voldoening uit de support aan collega’s, zodat zij hun werk nog beter kunnen doen. Integriteit is een vanzelfsprekend onderdeel van je persoonlijkheid, gezien de vertrouwelijke aard van de gegevens waarmee je werkt.

Je brengt mee:

• Een hbo-opleiding, bij voorkeur in de administratieve HR/P&O richting.
• Enthousiasme, pro activiteit en nauwkeurigheid.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands (mondeling en schriftelijk); een goede beheersing van het Engels is zeer gewenst.
• Affiniteit met HR-processen en -systemen en sterke MS Office-vaardigheden.
• Een servicegerichte instelling: je vindt het prettig om het aanspreekpunt voor collega’s te zijn en hen te helpen.
• Teamgeest: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve werksfeer.
• Flexibiliteit, stressbestendigheid en het vermogen om effectief te prioriteren in een dynamische omgeving.

QuTech

QuTech is een missie-gedreven onderzoeksinstituut van de Technische Universiteit Delft en TNO. Samen werken we aan een radicaal nieuwe technologie met wereld-veranderend potentieel. Onze missie: het ontwikkelen van schaalbare prototypes van een quantumcomputer en een inherent veilig quantuminternet, op basis van de fundamentele wetten van de quantummechanica.

Om deze ambitieuze doelen te bereiken, brengen wij wetenschappers, ingenieurs en de industrie bijeen in een inspirerende omgeving. Samen bouwen wij aan de quantum toekomst, omdat wij geloven dat quantumtechnologie een ‘gamechanger’ kan zijn in vele sectoren, waaronder gezondheid, landbouw, klimaat en veiligheid.

De onderzoeks- en engineeringactiviteiten van QuTech worden uitgevoerd in drie divisies: Quantum Computing, Quantum Internet en Qubit Research. Onze divisies en ondersteunende teams omvatten 220 FTE en meer dan 300 nieuwsgierige mensen en we verwelkomen graag een nieuwe technische collega die ons enthousiasme deelt!

Arbeidsvoorwaarden

Als HR Management Assistent ontvang je een jaarcontract bij de TU Delft, met uitzicht op verlenging bij goed functioneren. Het salaris is gebaseerd op schaal 7 (€ 3.057 – € 3.985) tot maximaal schaal 8 (€ 3.382 – € 4.484) van de CAO Nederlandse Universiteiten, afhankelijk van ervaring.

Daarnaast bieden wij een ondersteunende en inclusieve werkomgeving waar je elke dag kunt leren en groeien.

Verder bieden wij:

• Een functieomvang van 24-32 uur per week.
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Laura Elshove, HR adviser, via l.h.elshove@tudelft.nl.