MT Secretaris DBS

Werken bij het Nederlands Forensisch Instituut als MT Secretaris DBS

Ben jij pro-actief, gestructureerd en ben jij graag betrokken bij de totstandkoming van organisatieplannen, dan zijn wij op zoek naar jou! Als MT-secretaris ondersteun jij het managementteam van de divisie Digitale en Biometrische Sporen (DBS) bij het opstellen, samenvoegen en realiseren van divisie- en organisatiebrede (beleids)doelstellingen.

Werken bij het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) betekent bijdragen aan een veiliger Nederland.

Je vervult een centrale en verbindende rol binnen de divisie. In nauwe samenwerking met het managementteam en de managementassistenten ondersteun je het MT met een combinatie van secretariële en beleidsmatige taken. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden, notuleren en opvolgen van MT-vergaderingen. Je bewaakt de voortgang van actiepunten en zorgt voor een goede informatievoorziening binnen het team. Daarnaast fungeer je als schakel tussen het MT en andere afdelingen binnen het NFI.

Vanuit je secretariële rol zorg je ervoor dat de vergadercyclus soepel verloopt. Je draagt bij aan een goede voorbereiding en besluitvorming, plant bezoekers in voor MT-vergaderingen, stelt de agenda op en verzorgt de notulen. Ook buiten de vergaderingen bewaak je de opvolging van gemaakte afspraken. Daarnaast ben je goed geïnformeerd over de onderwerpen die spelen binnen het organisatiebrede MT-NFI. Zo zorg je ervoor dat relevante thema’s tijdig op de agenda van het divisie-MT komen en dat er ook input geleverd wordt richting het MT-NFI.

Op beleidsmatig vlak verzamel je informatie die van belang is voor (jaar)plannen en rapportages. Als penvoerder speel je een sleutelrol bij het opstellen van visiedocumenten. Daarmee lever je een waardevolle bijdrage aan een stevig fundament voor besluitvorming en communicatie binnen de divisie.

Kortom, jouw functie omvat een breed scala aan taken waarbij organisatorisch inzicht, een proactieve houding en verbindende kwaliteiten essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.

Jouw taken:

• Voorbereiden en notuleren van MT-vergaderingen
• Bewaken van de voortgang van actiepunten
• Opstellen van rapportages en overzichten
• Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding en -uitvoering
• Coördineren van communicatie tussen het MT en andere afdelingen
• Plannen van bezoekers en opstellen van agenda’s
• Bewaken van opvolging van gemaakte afspraken
• Verzamelen van informatie voor (jaar)plannen en rapportages
• Opstellen van visiedocumenten en bijdragen aan beleidsontwikkeling

Dit vragen wij

• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau
• Ervaring als managementondersteuner of secretaris
• Je kunt snel schakelen en je bent in staat om je planning aan te passen als de situatie daar om vraagt
• Je staat bekend om je zorgvuldige en accurate manier van werken, o.a. in het omgaan met persoonlijke en vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten en het notuleren van vergaderingen
• Je hebt ervaring met het opstellen van visie- en beleidsdocumenten en kunt goed schrijven
• Je bent communicatief vaardig en goed in staat om anderen aan te spreken als dit nodig is
• Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend en je hebt ervaring in het effectief samenwerken binnen complexe organisaties
• Je hebt ervaring met managementinformatie en weet gegevens te analyseren en verbanden te leggen
• Proactieve en zelfstandige werkhouding
• Discretie en integriteit

Competenties

• Analyseren
• Netwerken
• Flexibiliteit
• Anticiperen
• Samenwerken

Wij bieden:

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (12 maanden)
• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie
• Een professioneel en collegiaal team
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• Flexibele werktijden (32-36 uur per week)
• Op deze functie is het Functiegebouw Rijk van toepassing. Inschaling vindt plaats op basis van je opleiding en ervaring. De mogelijkheid bestaat dat je in beginsel via een aanvangsschaal wordt aangesteld. Deze kan één schaal lager zijn dan de betreffende functieschaal.
• Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5 % van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Hier kom je te werken

Meer over Divisie Digitale en Biometrische Sporen

De Divisie DBS bestaat uit teams met verschillende expertises die aangestuurd worden door acht teamleiders. Samen met het divisiehoofd vormen zij het MT van de Divisie Digitale en Biometrische Sporen. Bij de Divisie werken in het totaal zo'n 170 medewerkers die onderzoek doen aan digitale in beslag genomen middelen, zoals telefoons en computers, maar ook auto’s, software en onbekende elektronica. Daarnaast zijn er teams verantwoordelijk voor het uitvoeren van biometrisch onderzoek en wordt er gewerkt aan het ontwikkelen van de nieuwste AI-modellen, het toepassen van data science, statistiek en het ontwikkelen van Likelihood Ratio systemen.

Tussen de teams wordt intensief samengewerkt aan methodeontwikkeling voor zaakonderzoek en research & development, maar ook aan de verbetering van kwaliteit en deskundigheidsbevordering (onderwijs aan ketenpartners). Deze samenwerking vindt plaats tussen de teams, maar ook breder binnen het NFI en ook met partners in binnen- en buitenland.

Over Nederlands Forensisch Instituut

Het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) is een agentschap van het ministerie van Justitie en Veiligheid en levert kwalitatief hoogwaardige forensische diensten met behulp van state-of-the-art technologie en wetenschap.
Gedreven NFI-professionals richten zich gezamenlijk op het tijdig leveren van begrijpelijke, objectieve en zo nodig multidisciplinaire forensische analyses, op meer dan dertig onderzoeksgebieden zoals DNA, pathologie en toxicologie, maar bijvoorbeeld ook digitale technologie en wapens. De resultaten spelen een belangrijke rol bij opsporing, vervolging en in rechtszaken. In alle gevallen houdt het NFI zich bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor het NFI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Bijzonderheden

• De functie betreft een vertrouwensfunctie. Gelet hierop zal er een veiligheidsonderzoek door de AIVD opgestart worden en zal er een zgn. Verklaring van Geen Bezwaar afgegeven moeten kunnen worden alvorens definitieve aanstelling plaats kan vinden.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure, net als het opvragen van referenties en het inzetten van een (online) screening.
• Hybride werken behoort tot de mogelijkheden.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.