Projectsecretaris Publiek Houderschap

Werken bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Over het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Samen met partners in het veld zorgen we ervoor dat iedereen kan rekenen op goede zorg, een gezonde leefstijl en een sterke sociale basis. De directie Informatiebeleid/CIO (DICIO) van het ministerie werkt aan helder, eenduidig en samenhangend VWS-breed beleid voor informatievoorziening in, voor en met de zorg. Dit betekent dat de directie met het veld zorgt dat burgers en zorgverleners over de juiste data kunnen beschikken om samen de juiste medische beslissingen te nemen en te werken aan preventie. Daar wordt de zorg beter van. Zorgverleners kunnen dan fijner werken en patiënten ontvangen betere zorg: zelf als het kan, thuis als het kan, digitaal als het kan. Dit draagt bij aan de realisatie van de VWS-beleidsdoelstellingen die zijn gericht op een gezond, fit en veerkrachtig Nederland, nu en in de toekomst.

Dit ga je doen

Jouw werk maakt echt verschil: jij ondersteunt de programmamanager, organiseert en ordent. Met jouw organisatietalent zorg je ervoor dat gegevens in de zorg van goede kwaliteit zijn, zodat zorgverleners en patiënten de best mogelijke zorg kunnen krijgen. Als projectsecretaris speel jij een centrale rol binnen de projectorganisatie. Je ondersteunt het projectteam bij de uitvoering van projecten en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je regelt de administratieve, organisatorische en communicatieve werkzaamheden die nodig zijn om de voortgang te bewaken, het team te faciliteren en de projectadministratie op orde te houden. Je beheert agenda’s, organiseert en onderhoudt projectdocumentatie en houdt deadlines en actiepunten scherp in de gaten. Daarnaast help jij bij het organiseren van bijeenkomsten zoals congressen, werksessies en andere project gerelateerde evenementen.

Als projectsecretaris Publiek Houderschap ondersteun je het projectteam bij de uitvoering van het programma. Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van overleggen, bewaakt de voortgang van acties en ondersteunt bij het opstellen van rapportages en adviezen. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het ministerie en externe partners.

Als programmasecretaris ben je een cruciale ondersteuning binnen het programmateam. Je wordt uitgedaagd om verschillende taken binnen een bepaalde deadline te halen. De sleutel is niet prioriteiten aanbrengen in je planning, maar om je prioriteiten te plannen. Daarnaast is er oog voor persoonlijke groei.

Nancy Partoredjo, projectsecretaris

De projectsecretaris komt te werken bij team Stelselregie, dat regels maakt voor standaarden in het gezondheidsinformatiestelsel. Het team legt vast wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft, zodat alle partijen dezelfde taal spreken en dezelfde techniek gebruiken. Informatie in de zorg wordt hierdoor begrijpelijk en duidelijk vastgelegd.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Organiseren en faciliteren van bijeenkomsten zoals kennisbijeenkomsten, het Standaardisatiecongres en andere evenementen die bijdragen aan kennisdeling en samenwerking.
• Opstellen en beheren van programmatische documenten, waaronder programmaplannen, contracten en bestuurlijke afstemmingsstukken (in samenwerking met de programmamanager).
• Coördineren van projectmanagementtaken, zoals het plannen van vergaderingen, beheren van documentatie, notuleren, bewaken van voortgang en budget, en ondersteunen van het projectteam in de uitvoering.
• Versterken van kennisdeling en samenwerking binnen DICIO, door je netwerk actief in te zetten en bij te dragen aan een lerende en goed verbonden projectorganisatie.
• Voorbereiden en notuleren van projectoverleggen.
• Bewaken van de voortgang van acties en deadlines.
• Ondersteunen bij het opstellen van rapportages, adviezen en presentaties.
• Coördineren van de informatiestromen binnen het projectteam.
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.

Je komt te werken in een gezellig beleidsteam dat bestaat uit een diverse groep beleidsmedewerkers, programmamanagers en projectsecretarissen. Samen werken we aan vraagstukken rond zorgdata, zoals datakwaliteit, standaardisatie, secundair datagebruik, kunstmatige intelligentie (AI) en juridische grondslagen. Ook zorgen we voor digitale toegang tot en de beschikking over eigen zorggegevens in persoonlijke gezondheidsomgevingen. Dit doen we nooit alleen, maar altijd samen met veldpartijen, andere departementen en/of directies binnen VWS. Je krijgt hier de ruimte jezelf te zijn en jezelf te ontwikkelen.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevant domein
• Een prettige en collegiale werksfeer
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot thuiswerken
• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen, zoals eerder uitbetalen van salaris of extra verlofuren kopen
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen, zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer en voor werkgerelateerde reizen door heel Nederland

Dit vragen wij

• Minimaal HBO werk- en denkniveau of een afgeronde hbo- of wo-opleiding
• Relevante werkervaring als projectsecretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Engels als Nederlands
• Je bent communicatief sterk, proactief en werkt gestructureerd
• Je kunt goed samenwerken en schakelen tussen verschillende belangen
• Je hebt affiniteit met het publieke domein

Herken jij jezelf hierin?

Om succesvol te kunnen zijn als projectsecretaris bij DICIO is het belangrijk dat je altijd goed luistert naar je omgeving. Door samen te werken, creëer je draagvlak en begrip. Je bent analytisch sterk en in staat om hulpvragen snel te identificeren.